Теория расписаний на службе аптечного менеджмента

271

Составление графика работы сотрудников представляет собой сложную задачу, которую должен решить руководитель аптечного учреждения. Несоответствие его пожеланиям сотрудников вызывает психологический дискомфорт. Насколько реален идеальный график для большого коллектива сотрудников? Есть ли возможности справиться с такой задачей?

Для оценки методов и уровня качества составления расписания и графика работы фармсотрудников в аптечных организациях, нами был проведен ситуационный анализ. Всего подготовлено и представлено для заполнения работникам аптек г. Перми 50 анкет, из них получено качественно заполненные 44 анкеты от сотрудников пяти аптечных организаций.

Что мы узнали? Во всех аптеках, где работали респонденты, составление расписания происходит вручную, а графика работы – в основном за 1–4 дня. Наиболее часто при составлении графика учитываются следующие пожелания сотрудников: количество смен в месяц, равномерный режим выходных, равномерный режим смен. Составленный график полностью удовлетворяет всего 5% респондентов. То есть в остальных случаях для фармработников составленное расписание является неудобным в большей или меньшей степени.

Респондентам было предложено оценить составляемые графики по 5-балльной системе с позиции удобства и соответствия их пожеланиям. Анализ анкет показал, что только 5% респондентов оценивают свой график работы на 5 баллов, 14% – на 1 балл, большая часть (36%) оценивает удобство составленного расписания работы на 3 балла.

Респонденты ответили на вопрос о недостатках их графика работы. По результатам обработки анкет были получены следующие данные, представленные на рисунке.

Рис. Недостатки существующего графика работы

Из рисунка видно, что 24% респондентов работают в праздничные дни больше остальных сотрудников, 21% – в выходные дни; 18% респондентов отметили неравномерность распределения первых и вторых смен в графике; 18% ответили, что слишком много работают и поэтому сильно устают. И только 5% респондентов в составленном расписании все устраивает.

Общим выводом проведенного исследования является то, что методика составления графика работы в аптеках требует усовершенствования и оптимизации.

Математическим обеспечением решения задач составления графика работы может являться математическая теория расписаний. Эта теория является частью исследования операций. Она рассматривает задачи, в которых необходимо упорядочить или определить последовательность выполнения совокупности работ, использования каких-либо средств. В теории расписаний анализируются задачи упорядочения при условии, что решены все вопросы, относящиеся к тому, что и каким образом должно быть выполнено.

Задача теории расписаний считается заданной, если определены:

  • подлежащие выполнению работы и операции;

  • количество и типы исполнителей, выполняющих операцию;

  • порядок прохождения исполнителей;

  • критерии оценки расписаний.

Области применения результатов теории расписания в информатике и вычислительной технике: организация больших информационных систем – создание аппаратно-программных комплексов параллельной обработки данных; разработка программного обеспечения планирования коллективной работы.

Анализ методологии решения задач составления графика работы с помощью теории составления расписания показал, что ручной режим составления расписания без использования специализированного программного обеспечения является практически нереализуемым. Для оптимизации методов и улучшения уровня составления графика работы в аптечных организациях можно укомплектовать автоматизированное рабочее место руководителя аптеки специальными компьютерными программами.

Проведенный нами анализ позволил выявить следующие компьютерные программы, способные автоматически строить оптимальный график работы сотрудников:

  • Shudellum;

  • 5pm: PersonnelManager 2;

  • Система учета и планирования рабочего времени «UCS TimeKeeper»;

  • «SupremeSched»;

  • «Scheduling Software by Asgard».

Дальнейшее изучение их показало, что программы «SupremeSched», «Scheduling Software by Asgard» являются продуктами иностранного производства, т. е. не обладают признаком «Руссифицированность» и, таким образом, являются сложными для использования, учитывая неподготовленность в области знания иностранных языков и информационных технологий сотрудников аптек и руководителей аптечных организаций. Вследствие чего для анализа были выбраны русифицированные программы «Shudellum», «5pm: PersonnelManager 2», «Система учета и планирования рабочего времени “UCS TimeKeeper”» (их сравнительная характеристика представлена в таблице).

Для проведения сравнительной характеристики анализируемых компьютерных программ нами были выбраны следующие классификационные признаки:

  1. Руссифицированность.

  2. Ценовой диапазон.

  3. Простота в освоении (простой в использовании интерфейс).

  4. Форма выдачи результатов расчета.

  5. Возможность оценки демо-версии программы.

  6. Максимальное количество сотрудников.

  7. Ограничения (учет пожеланий сотрудников): выходные, первая или вторая смена.

  8. Равномерное распределение рабочих смен (через какое число рабочих дней, сколько следует выходных).

  9. Оценка квалификации сотрудников.

  10. Объем работы (общее количество смен за месяц).

  11. Количество возможных смен в день.

  12. Режимы регистрации в случае опозданий, выходов ранее графика, выходов вне графика.

  13. Возможность изменения части графика.

  14. Минимально возможное время между началом смены и концом предыдущей.

  15. Планирование отрезка времени составления расписания.

  16. Поддержка отпусков работников.

Сравнительная характеристика программ по составлению графика работы сотрудников

Наименование признака

Shudellum

5pm: PersonnelManager

UCS TimeKeeper

Руссифицированность

+

+

+

Ценовой диапазон

Бесплатная

395 у. е (12 000 руб.)

18 000 руб.

Простой в использовании интерфейс

Прост в освоении

Прост в освоении

Нельзя оценить

Форма выдачи результатов расчета

График дежурств в Microsoft Word в виде таблицы

График дежурств в Microsoft Excel в виде таблицы по расписанию (в ячейке таблицы, находящейся на пересечении какого-либо сотрудника и дня, хранится время его работы и рабочее место в этот день) и таблицы по рабочему месту (демонстрирует, какие сотрудники и в какое время должны работать на выбранном рабочем месте), таблицы по сотруднику (демонстрирует для каждого дня, на каком рабочем месте и в какое время должен работать выбранный сотрудник) и диаграммы нагрузки (список комбинаций из рабочих мест и дней. Можно сравнить минимальное, наилучшее и максимальное число сотрудников и реальное число сотрудников, которое получено в результате вычисления расписания)

Нельзя оценить

Возможность оценки демо-версии программы

Бесплатная полная версия

Есть демо-версия, которую можно использовать 30 дней

Нет демо-версии

Максимальное количество сотрудников

Неограниченное количество

Неограниченное количество

Неограниченное количество

Учет пожеланий сотрудников:

– выходные;

– 1-я или 2-я смена

+

-

+

+

+

+

Равномерное распределение рабочих смен

Равномерность распределения не учитывается

Рассчитывает, через какое число рабочих дней сколько следует выходных

Нельзя оценить

Оценка квалификации сотрудников

Не учитывается

Составляется список рабочих мест, на которых сотрудник может работать

Определение графика работы для конкретной категории сотрудников, должности, смены

Общее количество смен за месяц

Не учитывается

Задается количество рабочего времени за определенный период

Количество рабочих дней в неделе

Количество возможных смен в день

Только 1 смена в день

Можно задать необходимое число сотрудников в каждый момент времени

Можно задать необходимое число сотрудников в каждый момент времени

Режимы регистрации в случае опозданий, выходов ранее графика, выходов вне графика

Не учитывается

Не учитывается

Возможность учитывать опоздания, выходы ранее графика, выходы вне графика

Возможность изменения части графика

График составляется на месяц без возможности изменения

Возможность задать неизменяемую часть расписания (начальное расписание), а оставшаяся часть будет достраиваться с учётом заданных требований

Позволяет изменить только часть уже спланированного графика

Расчет минимально возможного времени между началом смены и концом предыдущей

Не рассчитывается

Позволяет избежать работы сотрудником две смены без перерыва, либо с очень малым перерывом

Рассчитывает минимальный перерыв между сменами

Планирование отрезка времени составления расписания

Составляется на месяц (с 1-го числа)

Определяется любой планируемый отрезок времени для расписания

Определяется любой планируемый отрезок времени для расписания

Поддержка отпусков работников

Производит учет отпусков

Производит учет отпусков

Нельзя оценить

Механизм, суть расчета программы «Shudellum»

Рассчитывает оптимальную конфигурацию дежурств, осуществляя перебор всех возможных графиков дежурств (отбрасывая заведомо проигрышные ветки) и находит тот график, штраф которого минимален. Штраф – это отрицательные баллы, накладываемые на график дежурства: за дежурство в нежелательный день, за недежурство в желательный день, за недобор/перебор дежурств, за дежурство в день отпуска, за дежурство два дня подряд, за дежурство через 1 день, за дежурство через 2 дня, за дежурство через 3 дня, за дежурство через 4 дня, за дежурство через 5 дней, за дежурство в одноименный день.

Механизм, суть расчета программы «5pm: PersonnelManager»

Расчет производится в течение длительного времени, программа подбирает и анализирует множество решений. Вычислительный процесс остановится, когда все отклонения от предъявляемых требований будут равны нулю. Число сотрудников будет не больше максимального и не меньше минимального количества, рабочие смены не начинаются и не заканчиваются внутри во время, когда работа организации не может быть приостановлена, у всех сотрудников перерыв между рабочими сменами не меньше минимального, ни один из сотрудников не работает без выходных больше заданного, все сотрудники работают не больше и не меньше заданного количества времени.

На наш взгляд, программа «5pm: PersonnelManager» является наиболее оптимальной и удобной для составления расписания работы, так как учитывает специфику работы аптечных учреждений:

  • равномерное распределение рабочих смен;

  • позволяет избежать работы сотрудником две смены без перерыва, либо с очень малым перерывом;

  • производит учет отпусков и выходных работников;

  • возможна оценка квалификации работников смены;

  • возможность изменения графика работы.

Эту программу можно рекомендовать аптекам, имеющим финансовую возможность приобрести программное обеспечение. К сожалению, высокая стоимость данного программного продукта – 12 000 руб. – может не позволить небольшим самостоятельным аптечным организациям приобрести эту программу.

В случае если аптечная организация не располагает финансовыми возможностями к приобретению программы «5pm: PersonnelManager», то руководитель аптеки может пользоваться бесплатной демо-версией системы и составлять расписание в течение пробного срока использования – 30 дней.

Анализ программы «UCS TimeKeeper»

Анализ описаний возможностей программы «UCS TimeKeeper» позволяет оценить ее как эффективную в практике аптеки, но значительно уступающую возможностям «5pm: PersonnelManager». Таким образом, при той же, как у «5pm: PersonnelManager», цене – 12 000 руб., руководитель аптеки получит менее функциональную программу. Кроме того, отсутствие в свободном доступе бесплатной демо-версии системы не позволяет в полной мере оценить возможности и удобство работы с ней.

Программа «Shudellum» имеет меньше возможностей по сравнению с «5pm: PersonnelManager» и с «UCS TimeKeeper». Однако «Shudellum» является абсолютно бесплатной, имеет freeware лицензию (находится в открытом доступе), следовательно, любая аптечная организация, не зависимо от ее финансовых возможностей может использовать в своей практике при составлении расписания.

Среди главных достоинств данной программы мы выделили: простой в использовании для неподготовленного пользователя интерфейс, возможность составления графика на неограниченное количество сотрудников, учет пожеланий (выходные), учет отпусков, быстрый расчет и выдача результатов. Программу и подробную инструкцию к ее использованию можно получить с сайта soft.mail.ru/program/shudellum/1.0 . Главным недостатком программы является составление графика работы сотрудников с учетом всего одной смены в день, в связи с этим «Shudellum» возможно использовать для составления расписания в следующих целях:

  • для расчета графика ночных дежурств (при наличии в аптеках ночных смен, в которых работает по одному фармспециалисту);

  • для составления графика работы в период сниженного потока посетителей в аптеке (летний период, новогодние каникулы и др.), когда аптека переходит на работу в одну смену;

  • для составления расписания в аптечной организации небольшого размера, в которой работает один аптечный работник в смену;

  • для расчета графика выхода сотрудников крупной аптечной организации, в коллективе которой работают как специалисты с большим стажем, так и неопытные фармсотрудники. Дополнительным учитываемым условием является необходимость работы в смену хотя бы одного опытного специалиста.

В качестве примера нами было составлено расписание работы на месяц с помощью программы «Shudellum» 4 сотрудников одной из аптек г. Перми. Нами были собраны пожелания провизоров: количество рабочих смен за месяц; количество и конкретные числа выходных; время отпуска. После обработки результатов опроса собранные данные были введены в программу «Shudellum». Программа произвела расчет с учетом всех пожеланий фармработников аптеки.

Составленный программой график работы учел все пожелания сотрудников, зона несовпадения составила 1 день. График был принят сотрудниками и руководством аптеки. Следовательно, данная программа может быть использована руководителями аптек для решения задач составления графиков работы.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Повышаем квалификацию

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Интервью

Врачей обяжут сообщать о потенциальных донорах

Врачей обяжут сообщать о потенциальных донорах

Алексей ПИНЧУК: журналу «Здравоохранение». Главные темы беседы – изменение правового поля донорства в России


Опрос

Какой Курс повышения квалификации для главных медсестер (дистанционная форма - 72 часа ) будет вам полезен? Отметьте один или более вариантов

  • Технологии эффективного управления сестринским персоналом 52.38%
  • Обращение медицинских отходов 50%
  • Современные требования к обработке эндоскопов и инструментов к ним 25%
  • Организация и порядок вакцинопрофилактики: ответственность главной медсестры 30.95%
  • Инфекционная безопасность и профилактика внутрибольничных инфекций: ответственность главной медсестры 66.67%
  • Управление лечебно-диагностической деятельностью медицинской организации 29.76%
  • Экономическая и предпринимательская деятельность медицинской организации 16.67%
  • ДРУГОЕ 4.76%
Другие опросы


Наши продукты




















© МЦФЭР, 2006 – 2016. Все права защищены.

Портал zdrav.ru - медицинский портал для медицинских работников. Новости и статьи для главных врачей, медицинских сестер, заместителей главного врача, специалистов по качеству медицинской помощи, заведующих КДЛ, медицинских юристов, экономистов ЛПУ, провизоров и руководителей аптек.

Информация на данном сайте предназначена только для медицинских работников. Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-38302 от 30.11.2009


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — журнал в формате pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль