Инструкция по делопроизводству

15679

Внутренние документы – регуляторы документационного обеспечения управления

Локальные нормативные акты составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения как органами управления, так и работниками. О таких документах, как устав и положения (об организации, структурном подразделении, коллегиальном органе и определенной сфере деятельности), должностная инструкция, вы уже знаете. В этой статье мы расскажем вам об инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству

Основным нормативным актом, который регламентирует технологию работы с документами и закрепляет единый порядок документирования и работы с документами в организациях, является ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ. Ее назначением является регламентация всех действий и операций с документами на протяжении их жизненного цикла в конкретной организации.

Установленные инструкцией правила являются обязательными не только для работников службы ДОУ, но и для всех специалистов, работающих с документацией. Поэтому ее размножают в нужном количестве экземпляров, чтобы каждый сотрудник в случае необходимости мог ознакомиться с правилами составления, оформления документов и т. п.

Текст инструкции по делопроизводству, как и других организационных документов, состоит из пронумерованных разделов, имеющих заголовки для удобства пользования содержащейся в ней информацией.

В структуру текста включают раздел “Общие положения” и тематические разделы.

В разделе “Общие положения” устанавливаются: сфера распространения инструкции, ее назначение, ответственность за несоблюдение норм документационного обеспечения управления. Кроме того, должно

быть определено подразделение (или работники), которое отвечает за делопроизводство в организации в целом и в ее структурных подразделениях. Важной составляющей данного блока информации являются государственные нормативные акты и методические документы межотраслевого или отраслевого действия, на которых основаны нормы и правила конкретной инструкции по делопроизводству.

Любая инструкция, в том числе и инструкция по делопроизводству, является документом длительного действия. Поэтому в разделе “Общие положения” оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмена ранее действующего документа введением в действие нового.

Тематические разделы составляют правила, которые охватывают всю последовательность работы с документами. Можно выделить три основные части содержания инструкции.

Первая часть – это документирование управленческой деятельности организации. В нее включаются: вопросы, связанные с составом управленческой документации; общие правила подготовки и оформления документов, включая правила оформления реквизитов документов; правила подготовки и оформления отдельных видов документов, их размножения, оформления и заверения копий; порядок изготовления, использования и хранения бланков, печатей и штампов.

Вторую часть текста инструкции составляют разделы, посвященные организации документооборота. В это понятие входит следующее: вопросы, касающиеся приема, обработки и распределения поступившей документации, а также отправки исходящих документов; перемещение документов внутри организации; определение основных инстанций движения документов и правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов на каждом этапе; правила обработки документов, поступающих (или отправляемых) по электронным или факсимильным каналам связи; порядок учета общего объема документооборота, а в случае необходимости – и объема документооборота отдельных структурных подразделений.

Отдельными разделами закрепляются правила регистрации документов, порядок ведения справочной работы и контроля исполнения документов. Другими словами, инструкцией по делопроизводству должен быть определен детальный порядок обработки документов при их движении с момента создания или получения до окончания исполнения или отправки из организации.

Важнейшим направлением деятельности по документационному обслуживанию является организация оперативного хранения документов, законченных делопроизводством, и их подготовка к передаче на дальнейшее архивное хранение. Порядок проведения такой работы закрепляется в третьей части инструкции по делопроизводству.

В соответствующих разделах устанавливаются правила формирования в дела отдельных категорий документов; порядок разработки и использования номенклатуры дел, систематизации и индексации дел; правила хранения документов в службе ДОУ и структурных подразделениях.

Отдельными разделами закрепляются вопросы организации и проведения экспертизы ценности документов для установления сроков их хранения, отбора для уничтожения или передачи на дальнейшее хранение; устанавливаются требования к составлению описей дел, подготовке и оформлению самих передаваемых дел.

Важное практическое значение имеют приложения к инструкции.

В их состав включают:

необходимые справочные материалы; образцы бланков и оттисков печатей, штампов; образцы заполнения форм документов, оформления видов документов, применяемых в управленческой деятельности конкретной организации; перечни документов, требующих утверждения или проставления оттисков печатей и т. д.

Каждая организация может формировать свой состав тематических разделов.

Так, например, если в организацию поступает значительное количество обращений граждан, она может включить в свою инструкцию соответствующий раздел.

Инструкцию по делопроизводству подписывает руководитель службы ДОУ, которая ее разрабатывает. Являясь локальным нормативным актом, инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том, и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения со ссылкой на должность и дату утверждения или на распорядительный документ, его дату и номер.

О регламентах и других видах внутренних организационных документов: положениях, устанавливающих порядок и правила формирования дел, разработки номенклатуры дел, проведения экспертизы ценности, определения сроков хранения документов и передачи их на хранение в архив организации, – читайте в следующем номере журнала.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Повышаем квалификацию

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Интервью

Врачей обяжут сообщать о потенциальных донорах

Врачей обяжут сообщать о потенциальных донорах

Алексей ПИНЧУК: журналу «Здравоохранение». Главные темы беседы – изменение правового поля донорства в России


Рассылка



Наши продукты




















© МЦФЭР, 2006 – 2016. Все права защищены.

Портал zdrav.ru - медицинский портал для медицинских работников. Новости и статьи для главных врачей, медицинских сестер, заместителей главного врача, специалистов по качеству медицинской помощи, заведующих КДЛ, медицинских юристов, экономистов ЛПУ, провизоров и руководителей аптек.

Информация на данном сайте предназначена только для медицинских работников. Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-38302 от 30.11.2009


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — журнал в формате pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль