Штатное расписание медицинской организации

80

Трудовой кодекс РФ (далее — ТКРФ) не содержит прямого требования о наличии штатного расписания в каждой организации. Вместе с тем в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — постановление № 1) указано, что унифицированные формы, в том числе форма штатного расписания, распространяются на организации всех форм собственности, кроме бюджетных.

Формально работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Однако его отсутствие может представлять проблему при возникновении определенных ситуаций.

Так, например, штатное расписание, помимо прочих документов (приказов по организации или ее структурному подразделению о зачислении на работу, табелей учета рабочего времени, журналов учета операций), может быть запрошено территориальными органами Пенсионного фонда РФ или сотрудниками региональных отделений Фонда социального страхования РФ при проведении документальных проверок2. Оно может использоваться для подтверждения наименования структурного подразделения организации, факта работы сотрудника в той или иной должности и т. д.

Принять сотрудника по трудовому договору можно только на должность (вакантную), предусмотренную штатным расписанием, и в указанное в нем структурное подразделение организации.

Наличие правильного и грамотно составленного штатного расписания дает работодателю возможность доказать законность увольнения работника, если тот обратится в суд. Документ может послужить доказательством того, что у организации не было возможности предоставить сокращенному работнику иную должность.

Что такое штатное расписание?

Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который отражает структуру организации, количество отделов и численность сотрудников, перечень должностей и профессий с указанием квалификации и окладов, возможных надбавок, заработную плату работников для каждой должности (специальности). После того как штатное расписание составлено, его подписывает и утверждает своим приказом (распоряжением) руководитель организации (главный врач, директор клиники и т. д.). Любые изменения в штатном расписании также оформляются приказом руководителя организации.

Кто составляет штатное расписание?

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37) составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду. Но такая должность есть не в каждом учреждении здравоохранения. Составление штатного расписания не закреплено другими нормативно-правовыми документами за каким- либо сотрудником (должностью, специальностью и т. д.), поэтому данная

функция может быть возложена руководителем на любого сотрудника организации.

Зачастую штатное расписание составляют работники бухгалтерии, поскольку большинство граф, да и само штатное расписание связаны с фондом заработной платы сотрудников. Однако сотрудники бухгалтерии не всегда могут знать нормы нагрузки и расчета персонала в определенных условиях работы. Так, радиологи, терапевты, хирурги имеют разные нормы нагрузки. В амбулаторно-поликлинических отделениях количество штатных должностей медицинских сестер участкового звена определяется из расчета врачей, а в стационарах — исходя из коечного фонда. Штатное расписание может составлять и руководитель организации (главврач, директор и др.). Но, как правило, он возлагает эту функцию на других сотрудников.

Если главный врач возлагает данную обязанность на работника, у которого она не прописана в трудовом договоре и (или) должностной инструкции, то такое лицо назначается приказом по основной деятельности.

Форма и правила заполнения

Форма штатного расписания относится к унифицированным формам первичной учетной документации и утверждена постановлением № 1 (форма № Т-3). Но обязательно ли использовать эту форму? Отметим, что в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) нет требования об обязательном применении унифицированных форм. Из части 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ следует, что формы первичных учетных документов, применяемые организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен утверждать руководитель организации. В информации Минфина России № ПЗ-10/2012 сказано, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не обязательны к применению. Обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

Обратимся к законодательству в сфере здравоохранения. Согласно ст. 14 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» общие требования к структуре и штатному расписанию медицинских организаций, входящих в государственную и муниципальную системы здравоохранения, устанавливают федеральные органы исполнительной власти, органы власти субъектов РФ и органы местного самоуправления.

В свое время приказом Минздравмедпрома России от 18.01.1996 № 16 были введены формы штатных расписаний учреждений здравоохранения. К сожалению, приказ не отражает всех деталей и тонкостей составления штатного расписания учреждений здравоохранения, в приложении содержатся лишь примерные формы штатных расписаний, которые должны дорабатываться в соответствии с конкретными условиями организации.

При разработке собственных форм первичных учетных документов можно брать за основу унифицированные формы, добавляя или удаляя часть реквизитов.

Итак, штатное расписание в обязательном порядке должно содержать:

— наименование организации, код по ОКПО, номер документа, дату и др.;

— количество и наименование структурных подразделений;

— наименование должностей, специальностей, профессий;

— количество штатных единиц;

— размер окладов и (или) тарифных ставок;

— наличие и размер надбавок и др.

Наименование должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним в штатном расписании должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 Трудового кодекса РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек3). В противном случае работник теряет право на льготы, могут возникнуть проблемы при переходе в другую организацию, подсчете стажа, прохождении обучения/переобучения на циклах специализации, повышения квалификации, при получении/подтверждении квалификационной категории и т. д. Должности указываются в именительном падеже, без сокращений.

В штатное расписание не вносят фамилии конкретных работников, занимающих определенные должности, выполняющих поручаемую работу. Главная цель расписания — определение структуры и количества подразделений, численности работников и размера заработной платы.

В унифицированную форму № Т-3 сведения вносятся по определенным правилам. Сначала заполняется так называемая «шапка» документа. Название организации указывается в полном соответствии с учредительными документами. Если есть сокращенное название, оно указывается в скобках, сразу за полным названием или ниже. Вносятся номер и дата составления. При первичном составлении штатного расписания ставится единица. При повторном — применяется сквозная нумерация. Указывается текущая дата, которая может отличаться от даты ввода расписания в действие. Далее по графам заполняется табличная часть.

Работодатель может предусмотреть в штатном расписании вакантные должности. Это позволит увеличить заработную плату работающим сотрудникам (за счет совмещения, расширения зон обслуживания и т. д.), а также нанимать работников без внесения изменений в штатное расписание.

В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности. Поэтому все идентичные должности должны иметь одинаковый оклад. В связи с этим в штатном расписании нельзя указывать разброс значений оклада для одной должности (специальности), например «от 12 000 до 15 000 руб.». Различия в заработной плате достигаются путем установления надбавок или иных доплат за интенсивность труда, уровень квалификации, особые условия труда и тд.

Подписание и утверждение

В соответствии с формой № Т-3 перед утверждением у руководителя организации штатное расписание подписывают руководитель кадрового отдела организации (кадровой службы) и главный бухгалтер. Если данные должности вакантны, штатным расписанием не предусмотрены или руководитель организации ведет

бухгалтерский учет лично4, то в этом случае соответствующая строка остается пустой и в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников (например, специалиста по кадрам, заместителя главного врача, главной медицинской сестры и др.).

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. Согласно требованиям нормативно-правовых документов лица, подписывающие штатное расписание, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке. При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи на каждом листе. Данная процедура может применяться и в случае подписания штатного расписания филиала перед его утверждением отдельно от головной организации.

Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо. При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.

Законом не установлены ни количество штатных расписаний в одной организации, ни конкретные сроки или периоды изменения расписания. Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно. Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое расписание с целью удобства его применения в работе.

Штатное расписание составляется по установленной форме всеми учреждениями здравоохранения и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно. Переутверждение штатного расписания на предстоящий год необязательно, если в него не вносились или вносились незначительные изменения. В этом случае приказом оформляется перечень изменений.

Условия хранения

Согласно ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями типовых архивных документов.

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) штатные расписания организации по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения. Для проектов штатных расписаний срок хранения равен пяти годам, для переписки по разработке и изменению штатных расписаний — три года, начиная с года, следующего за тем, в котором оно утратило силу.

Локальным нормативным актом работодателя может быть предусмотрено хранение текущего штатного расписания в подразделении, отвечающем за внесение в него изменений или дополнений, например в отделе кадров.

Изменения в штатном расписании

Любые изменения, вносимые в штатное расписание, могут быть оформлены двумя способами: изданием приказа о соответствующем изменении или утверждением нового штатного расписания.

Главный врач самостоятельно принимает решение о способе внесения изменений в штатное расписание. При проведении мероприятий по сокращению штата закон не обязывает работодателя вводить новое штатное расписание, он вправе вносить приказом изменения в уже действующий (утвержденный) документ. Составление нового штатного расписания на предстоящий год необязательно, если в него не вносились изменения или вносились незначительные изменения.

Таким образом, руководитель может иметь одно штатное расписание на протяжении всей деятельности организации и издавая приказы регулировать количество должностей или структурных подразделении в нем.

Изменения в штатное расписание могут вноситься по целому ряду оснований.

Введение новой должности или подразделения

При необходимости введения новой должности в структурное подразделение или целого подразделения в состав организации следует издать приказ о вводе новых штатных единиц. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Необходимо учитывать, что приказ о вводе штатной единицы должен отражать размер оклада или заработной платы. Данный приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Дата введения новой должности может не совпадать с датой издания приказа, т. е. изменения могут вводиться позже. При дополнении штатного расписания работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми изменениями.

Исключение вакантных должностей и сокращение штата.

Исключение вакантных должностей из штатного расписания проводится в случае необходимости (перед реорганизацией, ликвидацией организации, при сокращении штата и т. д.)

на основании приказа руководителя или уполномоченного лица. В этом случае уведомлять работников о сокращении численности или штата не требуется, так как данные должности работниками не заняты.

Перед началом проведения процедуры сокращения штата или численности работников (физических лиц) работодателю рекомендуется исключить вакантные должности заранее, а не одновременно с уведомлением работников об их предстоящем высвобождении.

Вывод вакантных должностей из штатного расписания без предложения их работникам, подлежащим увольнению, может быть расценен комиссией по труду, профсоюзным органом, судом (т. е. инстанциями, в которые может обратиться уволенный работник) как несоблюдение процедуры, предшествующей увольнению работников по основанию, предусмотренному п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ.

Приказ об исключении единиц из штатного расписания также составляется по форме, разработанной работодателем самостоятельно, но указание в нем оклада или заработной платы, в отличие от приказа о вводе штатной единицы, необязательно.

Решение о сокращении штата или численности работников принимается работодателем самостоятельно и бывает вызвано сложной производственной или экономической ситуацией в организации (у индивидуального предпринимателя) или организационными изменениями, которые не позволяют сохранить штат работников в полном составе.

После принятия решения о сокращении штата или численности работников работодатель должен предпринять следующие действия:

1. Издать приказ об исключении из штатного расписания определенных штатных единиц или должностей либо об утверждении нового штатного расписания без включения в него сокращаемых должностей. При определении даты введения в действие нового штатного расписания или внесения в него изменений необходимо руководствоваться ч. 2 ст. 180 ТК РФ, которая устанавливает, что работники должны быть предупреждены о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца. Таким образом, дата ввода в действие изменений не может наступать ранее чем через два месяца после издания приказа (например, дата издания приказа о внесении изменений — 12.01.2013, а изменения должны вводиться в действие не ранее 13.03.2013).

2. Издать приказ, распоряжение или иной распорядительный документ, в котором указать проводимые мероприятия по сокращению штата или численности работников организации, дату внесения предполагаемых изменений, подразделения, должности, фамилии, имена, отчества работников, подлежащих увольнению, их права и предоставляемые гарантии в соответствии с законодательством в случае расторжения трудового договора по инициативе работодателя.

3. Подготовить и выдать уведомления работникам, подлежащим увольнению в связи с сокращением численности или штата (если работники не были ознакомлены под роспись с приказом о сокращении штата или численности). Законом не установлена обязанность работодателя выдавать работнику экземпляр такого уведомления, поэтому достаточно ознакомить с ним работника под роспись (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).

Изменение окладов

Если необходимо изменить оклады (в связи с новыми постановлениями, распоряжениями, приказами по отрасли, отдельным специальностям, должностям и др.) или если работодатель самостоятельно решил по каким- либо причинам изменить размеры окладов (например, увеличить), то он обязан уведомить об этом работников и внести изменения в трудовые договоры. В случае отказа работников от работы в новых условиях работодатель может расторгнуть с ними трудовые отношения по основаниям, предусмотренным нормами ТК РФ, а также коллективным или трудовым договором и другими нормативно-правовыми документами.

После принятия работодателем решения об изменении размера окладов необходимо издать приказ о внесении изменении в штатное расписание, составленный в произвольной форме, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.

Переименование должностей (подразделений)

Если работодатель намерен изменить наименование должности, он должен получить согласие работника на это. В случае отказа последнего следует руководствоваться нормой ст. 74 ТК РФ. При переименовании должностей необходимо руководствоваться отраслевыми классификаторами.

В случае принятия работодателем решения о переименовании структурного подразделения или конкретной должности необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание за подписью руководителя или иного уполномоченного лица.

Позиция проверяющих органов

В начале статьи мы упомянули о проблемах, возникающих при отсутствии штатного расписания в медицинской организации. Большая часть этих проблем возникает при проверках медицинской организации надзорными органами, полагающими обязательным составление штатного расписания.

Такова, в частности, позиция Фонда социального страхования РФ (ФСС РФ). Штатное расписание для представителей ФСС РФ служит подтверждением правильности исчисления и своевременности уплаты страховых взносов.

Пенсионный фонд также обращает внимание на наличие штатного расписания, необходимого при сборе сведений о трудовом стаже застрахованных работников, особенно имеющих льготы.

В медицинских организациях, осуществляющих лицензируемые виды деятельности, контролирующие органы могут проверить соответствие структуры и штатного расписания лицензиата общим требованиям, установленным для соответствующих медицинских организаций.

Налоговые органы вправе самостоятельно определять перечень запрашиваемых документов (куда может войти и штатное расписание) для проверки обоснованности расходов и вычетов по НДС.

Помимо иных документов (приказ об увольнении, уведомление о сокращении), штатное расписание может быть запрошено в случае обращения бывшего работника по вопросу нарушения его прав при увольнении в связи с сокращением штата или численности. В данной ситуации штатное расписание и изменения к нему либо новое штатное расписание послужит доказательством фактического сокращения работника, т. е. документом, подтверждающим изме

нения в структуре медицинской организации.

Выписка из штатного расписания

Выписка из штатного расписания может выдаваться работнику после его письменного обращения к работодателю в соответствии со ст. 62 ТК РФ или контрольно-надзорным органам при запросе, оформленном надлежащим образом.

В выписке из штатного расписания, выданной по запросу работника, должны быть отражены сведения только о его должности и соответствующих выплатах. Размеры окладов иных работников указывать в выписке не допускается согласно норме ст. 88 ТК РФ о защите персональных данных в части их передачи.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Повышаем квалификацию

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Интервью

Врачей обяжут сообщать о потенциальных донорах

Врачей обяжут сообщать о потенциальных донорах

Алексей ПИНЧУК: журналу «Здравоохранение». Главные темы беседы – изменение правового поля донорства в России




Наши продукты




















© МЦФЭР, 2006 – 2016. Все права защищены.

Портал zdrav.ru - медицинский портал для медицинских работников. Новости и статьи для главных врачей, медицинских сестер, заместителей главного врача, специалистов по качеству медицинской помощи, заведующих КДЛ, медицинских юристов, экономистов ЛПУ, провизоров и руководителей аптек.

Информация на данном сайте предназначена только для медицинских работников. Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-38302 от 30.11.2009


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — журнал в формате pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль