Хранение бухгалтерской документации

12

Первичным учетным бухгалтерским является документ, который служит основанием для отражения в учете информации о хозяйственной жизни учреждения. иными словами, любая корреспонденция счетов обязательно должна иметь документ-основание, который подтверждает ее правомерность. Поэтому сохранность первичных документов имеет большое значение для учреждения любого уровня и типа. о правилах хранения, уничтожения и утилизации документов читайте далее.

Правовое регулирование

Порядок хранения и уничтожения бухгалтерских документов регулируется рядом нормативных правовых актов. В первую очередь, это Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) и Инструкция № 157н. Кроме того, необходимо руководствоваться:

• Федеральным законом от 22.04.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ);

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 588 (далее – Перечень № 588);

• Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (далее – Положение № 105). Этот документ действует в части, не противоречащей Закону № 402-ФЗ;

• Основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Правила от 06.02.2002). Их обязаны применять организации, осуществляющие комплектование госархивов, для ос тальных это просто руководство к действию.

Правила хранения

Согласно Законам № 402-ФЗ, 125-ФЗ и Инструкции № 157н хранить первичные (сводные) учетные документы, а также регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность нужно в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Минимально срок хранения документов составляет не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Электронные документы при наличии технической возможности можно хранить на машинных носителях при условии их заверения электронной цифровой подписью. При хранении документов нужно обеспечить их защиту от несанкционированных исправлений.

Ответственность за организацию безопасного хранения полностью лежит на руководителе учреждения. 

Также руководитель должен принять меры для того, чтобы не допустить пропажу, уничтожение или порчу документов, а если неприятная ситуация все же случилась – принять меры по их восстановлению. Причины возникновения таких ситуаций расследует специально назначенная комиссия и при необходимости представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора.

По результатам расследования составляется акт, который утверждает руководитель учреждения или учредитель. Сотрудник, обнаруживший пропажу документов, должен незамедлительно сообщить об этом руководителю, чтобы он своевременно принял нужные меры. Уведомить руководителя о пропаже лучше в письменном виде – с помощью докладной либо служебной записки. Для обеспечения сохранности документы нужно хранить в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных лиц. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Такие требования установлены п. 6.2 Положения № 105. Рекомендации, которыми учреждение может воспользоваться при об устройстве специальных хранилищ, можно найти в Правилах от 06.02.2002.

При изъятии первичных учетных документов, в  т. ч. электронных (например, по требованию правоохранительных или налоговых органов), их копии включаются в  состав документов бухгалтерского учета. Чтобы копия полноправно считалась документом, она должна быть заверена соответствующим образом органом, который произвел изъятие  Все особенности хранения документов желательно прописать в локальных документах учреждения.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Повышаем квалификацию

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Новые документы

Закупки по 44-ФЗ
Квалификация
Платные услуги
Популярное у экономистов медучреждений
Популярное у главных медсестер

Мероприятия





Интервью

Врачей обяжут сообщать о потенциальных донорах

Врачей обяжут сообщать о потенциальных донорах

Алексей ПИНЧУК: журналу «Здравоохранение». Главные темы беседы – изменение правового поля донорства в России


Рассылка




Наши продукты




















© МЦФЭР, 2006 – 2016. Все права защищены.

Портал zdrav.ru - медицинский портал для медицинских работников. Новости и статьи для главных врачей, медицинских сестер, заместителей главного врача, специалистов по качеству медицинской помощи, заведующих КДЛ, медицинских юристов, экономистов ЛПУ, провизоров и руководителей аптек.

Информация на данном сайте предназначена только для медицинских работников. Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-38302 от 30.11.2009


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — журнал в формате pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×