Номенклатура дел организации

16142

Одной из важнейших функций делопроизводственной службы является составление номенклатуры дел. Если номенклатура дел разработана в соответствии с установленными правилами, более четко осуществляются процессы: обоснованного распределения документов в дела; формирования дел; обеспечения поиска документов и учета дел и предварительного определения сроков хранения документов.

Правила составления и оформления номенклатуры дел установлены следующими тремя документами:

  • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) (ГСДОУ).
  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
  • Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (даны определение и процедура согласования, подписания, утверждения).

Может ли секретарь разрабатывать номенклатуру дел?

Может, если в соответствии с его должностной инструкцией он отвечает за организацию делопроизводства. Если же такая служба создана как структурное подразделение: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел документационного обеспечения, – то ответственность за составление номенклатуры дел (НД) возлагается на эту службу.

При наличии архива в организации он оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел.

Общие сведения о номенклатуре дел

Читайте в свежем номере журнала «Правовые вопросы в здравоохранении»:

  • Что изменится в федеральных законах в 2017 году
  • Ежегодный дополнительный отпуск медработников за работу с вредными условиями труда
  • Законопроекты, которые вступят в силу в 2017 году
  • Пропуск сроков оплаты труда: ужесточение ответственности работодателя
  • Медицинская помощь на основании судебного решения: как подать иск в суд

Оформить подписку   только до 31 января 3 месяца в подарок!

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке*.

Номенклатура дел представляет собой план группировки документов в дела в процессе текущего хранения документов.

Этот план предусматривает дела, которые должны быть заведены для текущего хранения документов, сколько дел будет заведено, какие документы будут помещены в каждое дело, в нем также устанавливаются сроки хранения дел.

Таким образом, все документы, поступающие в организацию и создаваемые в ней (за исключением технической документации и печатных изданий), будут распределяться в соответствии с заголовками дел, вынесенными на обложку. Номенклатура дел – документ, обеспечивающий систематизированную группировку документов в дела.

НД дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов. Она носит рекомендательный характер.

При наличии типовой или примерной номенклатуры дел упрощается процесс создания индивидуальной номенклатуры.

Индивидуальная номенклатура дел создается для конкретной организации с учетом ее специфики.

Она содержит предусмотренные типовой и примерной номенклатурой дел заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Заголовки дел конкретизируются с учетом специфики организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Секретарь обязан знать различие между номенклатурой дел, разработанной по функциональному (производственному) принципу, и номенклатурой, разработанной по структурному принципу.

Если организация небольшая и не имеет структурных подразделений, в номенклатуру дел включаются дела, в которых систематизируются документы, отражающие функции и задачи организации. Для ее составления надо взять устав или положение об организации и выделить основные функции, для реализации которых создана организация.

Например: руководство, договорная деятельность, кадровая работа и др.

Если организация имеет структурные подразделения, номенклатура составляется для каждого из них, а затем они объединяются в сводную номенклатуру дел. Для составления сводной номенклатуры дел надо использовать структуру (штатное расписание) организации. При составлении номенклатуры дел, наряду с нормативно-методическими документами общегосударственного характера, названными выше, необходимо использовать:

  • организационные документы, отражающие функции, структуру организации (регламент, устав или положение организации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание);
  • номенклатуры дел за предыдущие годы, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки), справочные картотеки, базу данных о документах, созданных с помощью компьютера;
  • официальные (служебные) документы организации;
  • перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения и др.

Так как в номенклатуре дел устанавливаются сроки хранения документов, надо знать о наличии типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, а также перечней документов, подлежащих приему на государственное хранение, и уметь ими пользоваться.

Вопрос о том, нужно ли разрабатывать номенклатуру, не имеет смысла. Каждая организация обязана иметь номенклатуру дел. Это записано во всех общегосударственных нормативно-методических документах.

Номенклатура дел составляется на каждый год. Работа по ее составлению начинается в последнем квартале текущего года, а с 1 января будущего года она вводится в действие. Если в вашей организации НД не имеется, лучше начать работу по ее составлению как можно раньше, чтобы успеть к концу года.

Первоначально необходимо определить круг вопросов и документов, которые могут возникнуть в деятельности организации в предстоящем году.

Причем необходимо учитывать не только документы, создаваемые организацией, но и те, которые поступают из других учреждений.

Для того чтобы номенклатура включала все дела, в которых будут группироваться документы, необходимо обратиться в структурные подразделения, чтобы они дали перечень дел, которые предполагается завести в следующем году. Сводная номенклатура дел хранится постоянно.

Оформление номенклатуры дел

Номенклатура дел относится к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется на общем бланке организации, в соответствии с требованиями к бланкам документов, установленными ГОСТ Р 6.30-2003**. Форма номенклатуры закреплена в ГСДОУ и Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел едина для организаций различных организационно-правовых форм собственности.

Главное различие в форме номенклатуры дел федеральных органов исполнительной власти, муниципальных, государственных (бюджетных) организаций и организаций частных (негосударственных) заключается в том, что частные организации не обязаны проходить процедуру согласования сводной номенклатуры дел в государственных архивах, так как они не обязаны передавать свои документы на хранение в государственные архивы. Поэтому на номенклатуре дел частных организаций часто отсутствует гриф согласования экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения. Есть частные организации, в структуре которых отсутствует архив. В таких случаях на номенклатуре дел не будет проставлена виза заведующего архивом или архивиста (архивариуса), ответственного за архив.

Форма номенклатуры дел государственной организации

Номенклатура дел организации

Эта форма номенклатуры дел государственной организации не отличается от формы номенклатуры дел негосударственной организации, в которой есть архив, заключившей договор с государственным архивом. Единственное отличие в том, что НД негосударственой организации будет согласована экспертной комиссией (ЭК) организации, а не центральной экспертной комиссией (ЦЭК), которая создается в министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть.

Форма номенклатуры дел негосударственной организации, в которой нет архива и договора с государственным архивом

Номенклатура дел организации

Как видно из этой формы, номенклатура этой негосударственной организации должна согласовываться только с экспертной комиссией (ЭК) организации, которая обязательно создается в организации любой формы собственности.

О составлении номенклатуры дел, заполнении ее основных разделов читайте в следующем номере журнала.


*ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
**ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (утв. постановлением Госкомстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Повышаем квалификацию

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Интервью

Врачей обяжут сообщать о потенциальных донорах

Врачей обяжут сообщать о потенциальных донорах

Алексей ПИНЧУК: журналу «Здравоохранение». Главные темы беседы – изменение правового поля донорства в России




Наши продукты




















© МЦФЭР, 2006 – 2016. Все права защищены.

Портал zdrav.ru - медицинский портал для медицинских работников. Новости и статьи для главных врачей, медицинских сестер, заместителей главного врача, специалистов по качеству медицинской помощи, заведующих КДЛ, медицинских юристов, экономистов ЛПУ, провизоров и руководителей аптек.

Информация на данном сайте предназначена только для медицинских работников. Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-38302 от 30.11.2009


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — журнал в формате pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль