Должностная инструкция как эффективный инструмент управления кадрами

4149

Каким образом обеспечить рациональное разделение труда, правильный подбор кадров, их расстановку и использование, как добиться объективности при аттестации работника, его поощрении или при наложении на него дисциплинарных взысканий? Ответы на эти и другие вопросы, связанные с исполнением работодателем и работником, как правило, взаимных прав и обязанностей, должна давать должностная инструкция.

Данный юридический документ, являясь одним из основных локальных регуляторов взаимоотношений работодателя и работника тем не менее не удостоился должного внимания законодателя. О должностной инструкции не говорилось в бывшем КЗоТ. В ныне действующем Трудовом кодексе РФ она подразумевается в числе “иных локальных нормативных актов, непосредственно связанных с трудовой деятельностью работника”, с которыми каждый поступающий на работу должен ознакомиться под роспись (ч. 3 ст. 68). Закон не предусматривает обязанности работодателя разрабатывать и утверждать должностные инструкции. Однако названное требование обязательного ознакомления с ней будущего работника при приеме его на работу свидетельствует, во-первых, о необходимости принятия должностных инструкций по каждой должности, закрепленной штатным расписанием, а во-вторых, об обязанности работодателя знакомить работника с ней также в случаях изменения трудового договора и временного исполнения им обязанностей по другой должности.Правовая природа и значение должностной инструкции ››

Должностная инструкция – это локальный нормативный акт работодателя, который определяет место работника в системе управления учреждением, а также устанавливает основные функции, обязанности, права и ответственность работника при выполнении им трудовой функции, т. е. должности, специальности и квалификации, обусловленной штатным расписанием. При разработке должностных инструкций работодатель преследует различные цели, среди которых обычно выделяют общие и специальные. К общим относятся: рациональное разделение труда между исполнителями или правильный подбор кадров, их расстановка и использование. В числе специальных целей отметим обеспечение объективности при аттестации работника, его поощрении или при наложении на него дисциплинарных взысканий.

С помощью должностных инструкций легко проследить “цепочку” ответственности работников. Почти любая ошибка, в т. ч. врачебная, как правило, является следствием неверных действий не только конкретного исполнителя. При выполнении им действий, предусмотренных должностной инструкцией или техническими регламентами, одни работники обеспечивают его исходными данными, другие организуют эти действия и их результаты, третьи увязывают эти действия и ожидаемые результаты с действиями и результатами работы других подразделений. Поэтому в случае совершения дисциплинарного проступка следует прежде всего обратиться к тексту должностной инструкции, чтобы выяснить, какие правила нарушил работник, входило ли их исполнение в перечень вменяемых ему обязанностей. В случае отсутствия у работника обязанности совершать те или иные действия дисциплинарная и материальная ответственность исключаются.

Должностные инструкции – необходимое и действенное средство управления персоналом. Их наличие позволяет:
• исключить дублирование при выполнении определенных видов работ;
• обеспечить взаимодействие сотрудников, занимающих разные должности, при решении производственных и управленческих задач;
•дать объективную оценку деятельности работника при решении вопроса о соответствии занимаемой должности;
•обосновать необходимость наложения дисциплинарных взысканий при невыполнении или некачественном исполнении работником возложенных на него трудовых обязанностей.

Говоря о правовой природе должностной инструкции, нужно отметить и такие ее качества, которые непосредственно связаны с личностью работника, с защитой его интересов в процессе трудовой деятельности.

Во-первых, должностная инструкция – это руководство к действию для самого работника. Она содержит информацию о том, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты его труда. Она устанавливает ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности. Иногда работник сам участвует в разработке содержания должностной инструкции.

Во-вторых, должностная инструкция – основа для оценки результатов трудовой активности работника и принятия решения о судьбе его трудового договора. То есть она может быть полезна при решении вопросов повышения работника по должности, перевода, перемещения, увольнения, зачисления в резерв руководителей, направления на дополнительное обучение и т. п.

В-третьих, должностная инструкция часто определяет профессиональный образ работника, т. е. устанавливает требования для конкретного рабочего места. Конечно, в нее допустимо включать только требования, касающиеся исполнения трудовых обязанностей, в частности она должна конкретизировать:
• профессионально-квалификационные качества работника, т. е. те, которые установлены централизованными требованиями для определенной профессии, специальности, квалификации или закреплены работодателем в виде трудовых навыков и умений (владение одним или несколькими иностранными языками, работа на персональном компьютере, машинописная скорость и др.);
•личностные качества (состояние здоровья, уровень образования, стаж работы, внешний вид, интеллектуальный уровень, черты характера и способности).

Она может содержать и иные требования, например о наличии гражданства Российской Федерации для государственных служащих. При этом недопустимы ограничения и преимущества, связанные с полом, расой, национальностью, языком, социальным и должностным положением, возрастом, местом жительства, политическими убеждениями и другими социальными свойствами личности, не имеющими отношения к трудовым качествам работника (ст. 3,64 ТК РФ). Составленная подобным образом должностная инструкция позволит избежать споров в ситуациях, когда на одно рабочее место претендуют несколько кандидатов. Работодатель вправе выбрать того работника, который наиболее соответствует требованиям, установленным инструкцией.

В-четвертых, должностная инструкция служит основанием для отказав трудоустройстве лицам, которые непригодны к работе по своим деловым качествам или ранее были уволены по “отрицательным” мотивам. Таким бывшим работникам по нормам трудового права нельзя отказать в приеме на работу при наличии у них соответствующих должности профессиональных качеств. Но и в этих ситуациях инструкция может прийти на помощь работодателю, если в ней заложены такие критерии для занятия должности, которым соискатель не соответствует.

В-пятых, должностные инструкции используются при определении стоимости рабочей силы, иными словами, при разработке локальных положений об оплате труда. При этом учитываются различные параметры, содержащиеся в инструкции: квалификационный разряд, совмещение профессий (должностей), сложность работ, условия их выполнения, наличие полной материальной ответственности и т. п.

В-шестых, должностная инструкция – неотъемлемая часть, продолжение штатного расписания учреждения, поскольку именно этот локальный документ устанавливает трудовую функцию работника, т. е. работу по должности, специальности, квалификации, его взаимосвязи в процессе труда и прежде всего его подчиненность в системе иерархии, а также возможности замещения смежных должностей (специальностей). Кроме этого, инструкция неразрывно связана с трудовым договором, который посредством установления обязательных и дополнительных условий (ст. 57 ТК РФ) определяет объем полномочий работника.

В-седьмых, в случае индивидуального трудового спора, связанного прежде всего с соответствием работника занимаемой должности, комиссия по трудовым спорам (КТС) или суд всегда руководствуются должностной инструкцией.Правовые основы разработки и принятия должностных инструкций ››

Правовое регулирование вопросов составления, структуры и содержания должностных инструкций относится к сфере ведомственного нормотворчества. Основными правовыми актами являются: Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие с 01.01.1996 постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367;Единый тарифно-квалифицированный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (КСД).

ЕТКС, утвержденный постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 31.01.1985, несколько раз в год подвергается изменениям. Он представляет собой систематизированный перечень работ и профессий по видам производств, а также включает общие профессии для всех производств. Значение ЕТКС состоит в том, что, во-первых, с помощью него квалификационная комиссия в зависимости от сложности работ присваивает работнику тарифный разряд. Во-вторых, ЕТКС помогает “расписать” все работы в учреждении по соответствующим разрядам.

КСД утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 38и содержит по каждой должности три раздела: “Должностные обязанности”, “Должен знать” и “Требования к квалификации”. Справочник необходим для правильного наименования должностей, определения круга обязанностей работников и при составлении должностных инструкций для них. Названные справочники постоянно изменяются и дополняются. Например, для руководителей, специалистов и служащих в сфере здравоохранения Минздравсоцразвития России приказом от 23.07.2010 № 541нутвердил единый квалификационный справочник, а для руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования единый справочник утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 30.10.2009№ 858.

Вместе с тем анализ названных ведомственных источников выявил следующие их недостатки, которые могут быть устранены при разработке должностных инструкций:
а) не всегда указан необходимый уровень образования для занятия отдельных должностей;
б) недостаточно учитываются требования научной организации труда, а также возрастающие требования к качеству выполняемых работ (услуг) и соответствию международным стандартам;
в) разряды работ установлены по их сложности, как правило, без учета условий труда.

Эти упущения приводят к тому, что при разработке должностных инструкций часто приходится действовать методом “проб и ошибок”. Названия должностей по штатному расписанию и в должностных инструкциях должны соответствовать указанным правовым актам. Точность здесь важна для решения вопросов социальной защиты работников (заработная плата, льготы и компенсации в связи с условиями труда, пенсионное обеспечение). Если трудовые обязанности работника соответствуют характеристикам работ по двум и более должностям, предпочтение следует отдать должности, суть которой имеет наибольший удельный вес в объеме выполняемых работ.

Кроме того, Федеральная служба по труду и занятости нередко дает разъяснения по подготовке должностных инструкций. Показательны в этом плане письма Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 и от 09.08.2007 № 3042-6-0.Унифицированная структура должностной инструкции, согласно Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), включает несколько разделов. Так, в “Общих положениях” устанавливаются сфера деятельности работника, порядок его назначения и освобождения, замещение по должности во время его отсутствия, подчиненность определенным должностным лицам и перечень работников, непосредственно ему подчиненных. Кроме того, определяются квалификационные требования для занятия данной должности, перечень законодательных и иных правовых актов, включая локальные, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. В число последних следует включить: устав учреждения, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, данную должностную инструкцию, инструкцию по охране труда и др. В разделе “Функции” следует перечислить основные направления деятельности работника. Может быть определен конкретный участок работы, закрепленный за работником, или перечень видов работ, выполняемых им. Поэтому при разработке данного раздела целесообразно использовать Положение о структурном подразделении, в котором трудится работник. В разделах “Основные обязанности” и “Права” соответственно указываются обязанности работника с учетом задач и функций структурного подразделения и основных направлений его служебной деятельности, а также права, которые позволяют ему самостоятельно решать возложенные на него по должности вопросы. Распределяя трудовые обязанности между работниками, не следует допускать дублирования их функций, необходимо предусмотреть последовательность выполнения операций. Выполнение сложных задач лучше закрепить за работниками более высокой квалификации. Перечень должностных обязанностей может быть дополнен или сокращен в зависимости от внешних и внутренних условий деятельности учреждения. Следует обратить внимание на некоторую, на первый взгляд, нелогичность структуры должностной инструкции, предусматривающей “обязанности” впереди “прав”. Для сравнения, ст. 21 и 22 ТК РФ называют последовательно вначале “основные права” и только затем “обязанности”работника и работодателя. В разделе “Ответственность” названы виды ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение должностных обязанностей и неиспользование предоставленных прав. Наконец, раздел “Взаимоотношения. Связи по должности” отражает круг должностных лиц, специалистов, с которыми работник вступает в служебные отношения и обменивается информацией, а также порядок подписания, согласования и утверждения внутренних документов.

На практике нередко обязанностям руководящих работников, предусмотренным должностной инструкцией, сопутствуют повышенные требования в связи с выполнением ими управленческих функций. Так, стандарт одной из компаний предусматривает следующие требования к руководителям.
Руководитель компании:
а) должен обладать необходимыми способностями, образованием, высокой работоспособностью, инициативой и самостоятельностью, надежностью и исполнительностью;
б) полностью и безоговорочно отвечает за состояние дел на руководимом участке и обязан обеспечивать конечный результат в необходимые сроки;
в) обязан требовать от подчиненных безусловного выполнения ими своих обязанностей в полном объеме и несет ответственность за их работу; нет ни одной работы подчиненных, за которую не нес бы ответственность руководитель;
г) должен сочетать высокую требовательность к подчиненным по вопросам производства с заботой и участием в решении проблем работников, обратившихся к нему за помощью по личным вопросам.

И наконец, весьма облегчают работу по составлению должностных инструкций такие локальные нормативные акты, как стандарт организации (СО, прежнее название –СТП) и положения о структурных подразделениях (см. приложение). СО, посвященный вопросам разработки и принятия инструкций, отражает структурную схему управления юридическим лицом, взаимосвязь и подчиненность структурных подразделений. Стандарт содержит правила разработки, согласования и принятия инструкций, указание ее реквизитов, наименование структурного подразделения, ответственного за разработку и хранение этих документов.

Стандарт обычно используется при составлении раздела инструкции о подчиненности работника, взаимодействии его с работниками других структурных подразделений. Положение о структурном подразделении определяет функциональное содержание инструкции: виды работ, выполняемых работником, его права, обязанности, ответственность и непосредственную подчиненность.Методика разработки должностных инструкций ››

Порядок составления должностных инструкций не регулируется правовыми актами. Работодателю предоставлено право самостоятельно решать, как оформить инструкцию и как вносить в нее изменения. В соответствии с письмом Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору или самостоятельным документом. Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должно быть соблюдено требование о заблаговременном письменном уведомлении работника об исправлениях. Только после того, как работник соглашается на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

В случае если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договори должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее поправок не требует изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых может быть вручен работнику. При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, введенного в действие постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст.

Должностные инструкции составляются для каждой штатной должности и имеют обезличенный характер. Их разработкой и обновлением обычно занимаются специальные подразделения (как правило, отдел управления персоналом или отдел труда и заработной платы), а в небольших учреждениях – руководители отделов и служб. Должностные инструкции утверждает руководитель предприятия (в медицинском учреждении – руководитель ЛПУ).

Интересен вопрос об участии профсоюзов и других представительных органов работников в создании и утверждении инструкций. Поскольку ТК РФ непосредственно не упоминает инструкцию, то считается, что она может быть принята работодателем самостоятельно, без обращения в представительные органы работников. Однако в силу суровости санкции ч. 4 ст. 8 ТКРФ (локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 кодекса порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению) рисковать не стоит. В соответствии с процедурами ст. 372 ТК РФ работодателю целесообразно учесть мнение профкома или иного представителя работников. Трудовое законодательство не определяет сроки действия должностных инструкций. Корректировать же их, полагаем, можно каждые два месяца с учетом правил, предусмотренных ст. 74 ТК РФ. В числе предпосылок для обновления инструкций закон называет изменение организационных или технологических условий труда. Практически любые изменения в организации и (или) технологии труда влекут обновление инструкций. Особое внимание должностным инструкциям следует уделить при подготовке работников к аттестации.

Для подобных мероприятий традиционны следующие недостатки:
1) в должностных инструкциях поверхностно фиксируется существующее разделение труда, не учитываются структурные изменения и подчиненность в процессе труда;
2) права, обязанности и ответственность не сбалансированы и не согласованы в масштабе учреждения. Это приводит к тому, что работники нередко выполняют не свойственные им функции, нарушается система взаимоотношений между руководителями и подчиненными;
3) должностные инструкции руководителей и специалистов чаще всего имеют излишне общий характер, написаны “под копирку”, поэтому их организующее и регулирующее значение невелико;
4) зафиксированные в инструкциях полномочия и ответственность далеки от тех условий, в которых выполняются конкретные обязанности;
5) в список прав нередко вносятся обязанности работника, что приводит к ослаблению трудовой дисциплины, поскольку при неисполнении специалистом полномочий его нельзя привлечь к ответственности;
6) нередко отсутствует такой обязательный признак должностной инструкции, как ее индивидуальность относительно рабочего места, в частности, не учитываются особенности труда, связанные с режимом рабочего времени, материальной ответственностью и т. п.

Таким образом, должностные инструкции занимают одно из центральных мест в локальном регулировании трудовых отношений. Они являются необходимым и действенным средством управления трудом, соответствуют защитным и воспитательным началам трудового законодательства.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Повышаем квалификацию

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Интервью

Врачей обяжут сообщать о потенциальных донорах

Врачей обяжут сообщать о потенциальных донорах

Алексей ПИНЧУК: журналу «Здравоохранение». Главные темы беседы – изменение правового поля донорства в России


Рассылка



Наши продукты




















© МЦФЭР, 2006 – 2016. Все права защищены.

Портал zdrav.ru - медицинский портал для медицинских работников. Новости и статьи для главных врачей, медицинских сестер, заместителей главного врача, специалистов по качеству медицинской помощи, заведующих КДЛ, медицинских юристов, экономистов ЛПУ, провизоров и руководителей аптек.

Информация на данном сайте предназначена только для медицинских работников. Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-38302 от 30.11.2009


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — журнал в формате pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль