Рецепты управления персоналом аптеки

291

Есть элементы управления, которые лежат на поверхности, но сильно недооцениваются многими руководителями в ежедневной практике. Эти элементы крайне просты, но при этом невероятно эффективны. Несколько советов в помощь руководителям таких компаний дает Екатерина Козырева, консультант в области стратегического и организационного развития, действующий директор по персоналу и член совета директоров крупного российского холдинга, коуч первых лиц, ведущая тренингов по развитию управленческих компетенций.

В мире есть огромное количество систем, теорий, методик и концепций о том, как можно управлять сотрудниками и строить работу подчиненного подразделения.

Однако сегодня хотелось бы обратить внимание на элементы управления, которые лежат на поверхности, но сильно недооцениваются многими руководителями в своей ежедневной практике. Эти элементы крайне просты, при этом невероятно эффективны. К сожалению, в большинстве компаний малого и среднего бизнеса культура их применения полностью отсутствует. Вот несколько советов-напоминалок в помощь руководителям таких компаний.

Ведите со своими сотрудниками письменную коммуникацию

Постановка задачи без того, чтобы ее отразить и закрепить в письменном виде, значительно снижает шанс, что эта задача будет выполнена и вообще принята к исполнению.

Есть разнообразные способы поставить задачу письменно своему подчиненному. Выберите один из подходящих и введите его в регулярное использование. В течение месяца, недели или даже дня у вас возникает огромное количество идей, что было бы полезно и важно сделать, но не запланировано в работе ваших подчиненных. Часто вы просите их это сделать при встрече в коридоре, вызывая в кабинет или по телефону. После чего подобные распоряжения могут потеряться в суете рабочего дня. Остановитесь. Потратьте одну минуту на то, чтобы отправить письмо с подтверждением получения своему сотруднику, отразите задачу в Аутлуке, Мегаплане или попросите своего секретаря о том, чтобы он это сделал и вас поставил в копию.

Я делаю еще проще: после того, как задача поставлена в устном виде, прошу, чтобы сотрудник включил ее в своей ежемесячный план и дал мне ссылку на свой календарь, где стоит промежуточная контрольная точка выполнения задачи.

При постановке самой задачи такой способ коммуникации позволяет избежать недопонимания между руководителем и подчиненным. В письме важно указывать ключевые параметры: сроки, деньги, фамилии, критерии выполнения задачи. В дальнейшем это сильно помогает снять возражения подчиненных – “не понял”, “не знал”, “не предупреждали”, “а вы не то говорили”.


Введите в своем подразделении систему приказов и распоряжений

Составлять подобные документы – это целое искусство, требующее качественной практики. Прежде чем делегировать формирование таких документов секретарю или своим замам, руководителю просто необходимо “набить руку” в этом деле. Это помогает видеть неточности или неоднозначно понимаемые моменты в официальных документах по компании, которые не всегда очевидны исполнителю не в силу неопытности, а из-за отсутствия комплексного видения поставленной задачи. Поэтому прежде чем подписать приказ или распоряжение, не надейтесь на то, что ваш заместитель много лет рядом и все знает. Потрудитесь прочитать: к своему удивлению обнаружите, что в подготовленном документе всегда опытному человеку есть что изменить. Ведите систему приказов и распоряжений на регулярной основе. Следите, чтобы распоряжения не противоречили друг другу. Поручите отдельному человеку контроль выполнения решений данных документов. Определите перечень последствий за их неисполнение. Сделайте так, чтобы последствия неисполнения стали “неотвратимы” и обязательны для всех сотрудников, на которые они распространяются.

Сохраняйте переписку по важным вопросам

Эта тема вообще спасла много “безнадежных” ситуаций. В одной из компаний действующий сотрудник подал на компанию в суд за недополученную заработную плату на основании опечатки в трудовом договоре. Это могло стоить компании около 1,5 млн руб. Дело спас документ об официальном приглашении сотрудника на работу. В нем были подробно и досконально расписаны все детали оплаты труда нанимаемого, подписанные его же рукой.

К этому же совету относится практика официального ознакомления сотрудников со всеми внутренними локальными и нормативными актами компании, должностными инструкциями, приказами и распоряжениями. Руководитель обязан следить, чтобы люди были проинформированы и не забыли об этом расписаться, а также поставить дату ознакомления с документом.

Ведите протоколы своих встреч и совещаний подразделения

В начале встречи или совещания определите человека, который будет вести протокол ваших обсуждений и договоренностей. Для того, чтобы вести протокол, нужно хорошее понимание обсуждаемых вопросов и глубина видения проблемы, поэтому не думайте, что с этой задачей может справиться девочка-секретарь, отвечающая на телефонные звонки. Поручите это дело опытному сотруднику, находящемуся “в теме”. Протокол – это крайне удобное и эффективное изобретение. Каждую следующую встречу на рассматриваемую тему очень полезно начинать с того, что уже было обсуждено ранее и какие решения уже реализованы в вашей работе. Практика грамотного ведения и дальнейшего использования протоколов достаточно быстро способна избавить компанию от “дня сурка” и принесет вам серьезную поддержку в процессе внедрения принятых решений.

Проводите со своими людьми совещания и встречи на регулярной основе

Один из важнейших моментов работы с людьми – постановка системы совещаний и встреч с коллективом.

Совещания могут носить разный характер. Они могут быть:

  • информационные;

  • консультационные;

  • отчетные;

  • планерки;

  • пятиминутки.

Каждый из видов совещаний имеет свою специфику и назначение, соответственно, планируется и проводится с помощью специальных технологий. Было бы крайне полезно, чтобы руководители и ведущие специалисты были обучены навыкам ведения всех вариантов совещаний, чтобы могли правильно и эффективно использовать их в своей деятельности. Но сначала определите для себя (а лучше – совместно с подчиненными) тот минимум встреч, которые коллективу просто необходим в работе.

Составьте перечень вопросов, которые вы хотели бы на этих встречах обсуждать, и то, какая информация должна быть через них быть донесена до сотрудников. Введите такие встречи в регулярную практику. Раз в месяц – планово-отчетное, раз в две недели – согласование, корректировка планов проектов, каждый понедельник – планерка на неделю.

Отдельной темой здесь стоят стратегические сессии и рабочие группы по ведению изменений в компании. Такие собрания лучше проводить с участием профессиональных модераторов и консультантов. А вот на операционных встречах вполне можно обойтись собственными силами, особенно если эти силы подкреплены специальными навыками модерации и фасилитации подобных форм совещаний.

Давайте своим подчиненным обратную связь о выполненных задачах

Каждому руководителю обязательно необходимо владеть системой и процедурами оценки работы своих подчиненных. Это возможно делать как по результатам окончания работы, так и в процессе ее выполнения. Механизмов предоставления обратной связи достаточно, чтобы иметь возможность оперативно управлять и корректировать действия сотрудников, при этом оказывая им необходимую поддержку в сложные моменты и предоставлять свободу там, где они способны продемонстрировать свои наилучшие компетенции. Но до тех пор, пока вы не владеете всем арсеналом вариантов, будет хорошо, если вы будете помнить: порой достаточно сказать всего несколько слов после того, как работа выполнена сотрудником.

Лучше, если эта оценка будет нести в себе и некоторые рекомендации на дальнейшую работу. То есть не только хорошо она выполнена или плохо, а разобраны некоторые элементы, которые вы могли бы в ней отметить. Что вас из этого устраивает и чем именно, что вам нравится, почему и как эта конкретная работа повлияет на компанию в целом. Или какие-то элементы выполненной работы вас не удовлетворили. Раскройте ваше видение, в чем ее результаты не соответствуют вашим ожиданиям. Будьте откровенны. Ищите как то, за что вы можете похвалить человека, так и то, в чем он мог бы быть лучше. Такой подход в оценке вызывает у сотрудников серьезное доверие и благодарность, если форма выражения таких рекомендаций выбрана правильно и корректно донесена.

“Это же элементарно, Ватсон”, – могут сказать многие. Но моя ежедневная практика консультирования руководителей говорит о том, что эти самые мелочи на фоне глобальных проблем, контрактов и продаж забываются, не используются в полной мере, а уж на регулярной основе – тем более.

Практикум: Прямо сейчас возьмите в руки или откройте в электронном виде перечень протоколов ваших совещаний и посмотрите то, о чем говорилось на последнем.

Если вы этого сделать не можете по каким-либо причинам, значит, вам явно есть что улучшить в области управления персоналом.

Читайте в ближайших номерах журнала «Новая аптека»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Повышаем квалификацию

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...







      Наши продукты






















      © 2006–2018 ООО «МЦФЭР», медиагруппа «Актион-МЦФЭР»

      Журнал «Здравоохранение» –
      практический журнал для главного врача.

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Здравоохранение».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы скачать документ на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 12 000 статей
      — 8 000 ответов на вопросы
      — 200 видеосеминаров
      — готовые формы и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные сервисы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для медицинских работников!


      Чтобы подтвердить ваш статус, зарегистрируйтесь, и:

      Читайте экспертные
      материалы

      Скачивайте готовые
      формы и СОПы

      Смотрите
      бесплатные вебинары

      13 000 статей

      1 500 инструкций

      200 записей

      Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для медицинских работников!


      Чтобы подтвердить ваш статус, зарегистрируйтесь, и:

      Читайте экспертные
      материалы

      Скачивайте готовые
      формы и СОПы

      Смотрите
      бесплатные вебинары

      13 000 статей

      1 500 инструкций

      200 записей

      Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для медицинских работников!


      Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, зарегистрируйтесь, и:

      Читайте экспертные
      материалы

      Скачивайте готовые
      формы и СОПы

      Смотрите
      бесплатные вебинары

      13 000 статей

      1 500 инструкций

      200 записей

      Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Скачать файл может только медицинский работник!


      Чтобы подтвердить ваш статус, зарегистрируйтесь, и:

      Читайте экспертные
      материалы

      Скачивайте готовые
      формы и СОПы

      Смотрите
      бесплатные вебинары

      13 000 статей

      1 500 инструкций

      200 записей

      Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Скачать файл может только медицинский работник!


      Чтобы подтвердить ваш статус, зарегистрируйтесь, и:

      Читайте экспертные
      материалы

      Скачивайте готовые
      формы и СОПы

      Смотрите
      бесплатные вебинары

      13 000 статей

      1 500 инструкций

      200 записей

      Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Скачать файл может только медицинский работник!


      Чтобы подтвердить ваш статус, зарегистрируйтесь, и:

      Читайте экспертные
      материалы

      Скачивайте готовые
      формы и СОПы

      Смотрите
      бесплатные вебинары

      13 000 статей

      1 500 инструкций

      200 записей

      Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Скачать файл может только медицинский работник!


      Чтобы подтвердить ваш статус, зарегистрируйтесь, и:

      Читайте экспертные
      материалы

      Скачивайте готовые
      формы и СОПы

      Смотрите
      бесплатные вебинары

      13 000 статей

      1 500 инструкций

      200 записей

      Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Скачать файл может только медицинский работник!


      Чтобы подтвердить ваш статус, зарегистрируйтесь, и:

      Читайте экспертные
      материалы

      Скачивайте готовые
      формы и СОПы

      Смотрите
      бесплатные вебинары

      13 000 статей

      1 500 инструкций

      200 записей

      Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Изображение предназначено для медицинских работников!


      Чтобы подтвердить ваш статус, зарегистрируйтесь, и:

      Читайте экспертные
      материалы

      Скачивайте готовые
      формы и СОПы

      Смотрите
      бесплатные вебинары

      13 000 статей

      1 500 инструкций

      200 записей

      Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Изображение предназначено для медицинских работников!


      Чтобы подтвердить ваш статус, зарегистрируйтесь, и:

      Читайте экспертные
      материалы

      Скачивайте готовые
      формы и СОПы

      Смотрите
      бесплатные вебинары

      13 000 статей

      1 500 инструкций

      200 записей

      Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Изображение предназначено для медицинских работников!


      Чтобы подтвердить ваш статус, зарегистрируйтесь, и:

      Читайте экспертные
      материалы

      Скачивайте готовые
      формы и СОПы

      Смотрите
      бесплатные вебинары

      13 000 статей

      1 500 инструкций

      200 записей

      Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×