text

🎁 УЛЁТНЫЕ СКИДКИ 30%! Поймать »

Здравоохранение

Контроль порядка получения, учета и хранения бланков листков нетрудоспособности в ЛПУ

  • 15 декабря 2012
  • 195

Основным нормативным до­кументом, регулирующим порядок обеспечения ме­дицинских организаций бланками листков нетрудоспособности, их учета, хранения и распределения, является Инструкция о порядке обеспечения бланками листков не­трудоспособности, их учета и хра­нения (с изм. и доп.; далее — Ин­струкция), утвержденная приказом ФСС РФ и Минздрава России от 29.01.2004 № 18/29 (далее — приказ № 18/29). Инструкция содержит требования по организации полу­чения, учета и хране­ния бланков листков нетрудоспособности, а также соответствую­щие учетные формы, которую в обязательном порядке должны вести медицинские ор­ганизации. Рассмотрим основную положения данного документа.

Порядок получения бланков листков нетрудоспособности

Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: Приказ о внедрении ВКК, Алгоритм создания СОПа, Приказ о Внедрении профстандартов

Для получения бланков листков не­трудоспособности медицинские орга­низации должны соответствовать ря­ду требований и иметь:

— лицензию на осуществление работ и услуг по экспертизе временной не­трудоспособности;

— условия для хранения бланков листков нетрудоспособности;

— приказ руководителя о назна­чении лиц, ответственных за полу­чение, распределение, хранение листков нетрудоспособности в ме­дицинской организации (это может быть бухгалтер-кассир или любой другой сотрудник медицинской ор­ганизации). Ответственные лица должны вести соответствующую до­кументацию, получать бланки лист­ков нетрудоспособности в Фонде, готовить отчеты-заявки, заявки на получение бланков и проч. Также в приказе необходимо отразить, что за организацию данной работы отвеча­ет главный бухгалтер;

— приказ, которым назначается ко­миссия по уничтожению корешков и испорченных бланков, срок хранения которых истек.

Для получения бланков листков не­трудоспособности медицинская орга­низация, соответствующая вышепе­речисленным требованиям, должна предоставить в филиал или региональное отделение ФСС РФ следующие документы:

— отчет-заявку на получение блан­ков листков нетрудоспособности медицинской организацией (форма утверждена приказом № 18/29);

— заверенную копию лицензии;

— доверенность на ответственное лицо, которое должно получить бланки;

— заявку на бланки листков нетрудо­способности на следующий календар­ный год (форма утверждена приказом № 18/29).

В дальнейшем отчет-заявка дол­жен предоставляться в Фонд еже­квартально, независимо от потреб­ности медицинской организации в бланках листков нетрудоспособности на следующий квартал. Бланки выда­ются на основании накладной, подпи­сываемой руководителем и главным бухгалтером Фонда.

Хранение бланков листков нетрудоспособности

В соответствии с Инструкцией по­лученные бланки листков нетрудоспо­собности должны храниться в медицинской организации как документы строгой отчетности: в специальных по­мещениях, сейфах или специально из­готовленных шкафах, обитых оцинко­ванным железом, с надежными внутренними или навесными замками. Помещение, сейфы, шкафы, где хра­нятся бланки, должны быть опечатаны.

Учет и распределение бланков листков нетрудоспособности

В соответствии с Инструкцией учет прихода и распределения блан­ков должен вестись на бумажном и магнитном носителе по программе, разработанной и переданной Фондом медицинским организациям. Однако в настоящее время программа по уче­ту бланков в электронном виде есть только в Фонде (региональных отде­лениях и филиалах), в медицинских организациях учет прихода и распре­деления бланков ведется на бумаж­ных носителях с использованием учетных форм, утвержденных прика­зом № 18/29.

К основным документам, которые обязательны для правильного учета, относятся:

— Книга получения бланков листков нетрудоспособности медицинской ор­ганизации (далее — Книга получения бланков);

— Книга распределения бланков лист­ков нетрудоспособности медицинской организации (далее — Книга распре­деления бланков).

Книга получения бланков состоит из шестнадцати граф, записи в ней ну­меруются и ведутся в хронологической последовательности по мере получения бланков из Фонда. Реквизиты бланков листков нетрудоспособности (графы 5 — 7) должны соответствовать реквизи­там, указанным в накладной, офор­мленной при получении бланков в Фонде. Однако в настоящее время бланки листков нетрудоспособности не содержат серии, вместо этого на ко­решке указаны два двенадцатиразряд­ных номера: рабочий и идентификаци­онный, а на самом бланке — только идентификационный номер. Учитывая, что в первичной медицинской доку­ментации указывается только иденти­фикационный номер листка нетрудо­способности, рабочий номер не может быть использован для учета. Ведь после отрезания корешка невозможно про­следить дальнейшую судьбу данного бланка, а в случае кражи или пропажи таких бланков, если имеются данные только о рабочем номере корешка, не­возможно определить листок нетрудо­способности при предъявлении его к оплате, поскольку сам бланк содержит только идентификационный номер, не совпадающий с рабочим. Следователь­но, для учета в медицинской организа­ции целесообразно использовать иден­тификационный номер, точнее, его первые девять разрядов, которые нуме­руются в арифметическом порядке (по­следние три цифры набраны вне всякой последовательности для защиты от под­делок).

Данные в графу 9 "Остаток блан­ков от предыдущей партии" вносятся на основании данных графы 3 "Коли­чество бланков в наличии" Книги распределения бланков в конце квартала (при сверке книг) при под­готовке отчета-заявки.

В графе 10 "Общее количество бланков" указывается сумма цифр в графе 8 "Количество получен­ных бланков" и графе 9 "Остаток бланков от предыдущей партии".

Поэтому в графах 8 и 9 не допускаются про­черки или незапол­ненные клетки, т. к. это может привести к нарушению учета.

Записи в Книге рас­пределения бланков также нумеруются и вносятся в хро­нологическом порядке. Таблица Кни­ги имеет девятнадцать граф и кроме реквизитов бланков, данных об ответ­ственном лице и лице, получившем бланки, содержит информацию о сданных корешках.

В графу 3 "Количество бланков в наличии" вносятся данные либо обо всех бланках, имеющихся в наличии в медицинской организации (если организация небольшая), либо только о том количестве, которое распреде­ляется ответственным лицом среди медицинских работников, непосред­ственно оформляющих листки нетру­доспособности пациентам (если орга­низация крупная и основная часть бланков листков нетрудоспособности хранится в сейфе у ответственного лица). В дальнейшем, по мере распре­деления, количество указываемых в этой графе бланков последовательно уменьшается на количество выдан­ных бланков листков нетрудоспособ­ности (графа 4).

В графе 4 "Количество выданных бланков" указывается количество бланков, выданных ответственным лицом медицинским работникам, которые оформляют листки не­трудоспособности для пациентов, в графах 8 и 9 указываются их данные. Графы 10 и 11 заполняются, только если в медицинской организации в соот­ветствии с приказом руководителя предус­мотрена заявочная система распределения бланков. Графы с 12-й по 15-ю посвя­щены корешкам бланков, которые сдаются ответственному лицу. Так, согласно Инструкции ответственное лицо может выдать бланки листков нетрудоспособности только тогда, когда медицинский работник, получа­ющий бланки, сдал корешки от пре­дыдущей партии. В этом случае вно­сятся идентификационные номера сданных корешков и ставится подпись в графу 16 "Подпись лица, получаю­щего бланки, возвращающего кореш­ки", а ответственным лицом заполня­ются графы 17—19, после чего корешки поступают на хранение к от­ветственному лицу, хранятся в сейфе и уничтожаются путем сожжения че­рез три года с составлением соответ­ствующего акта.

В медицинской организации должна вестись также Книга испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности, форма которой утверждена приказом № 18/29. Таблица Книги содержит 10 граф, в ко­торых отражаются данные медицин­ских работников, у которых похитили бланки, или они их потеряли, или ис­портили, а также данные об идентифи­кационных номерах этих бланков.

Испорченные бланки хранятся в сейфе отдельно от неиспользованных бланков. В случае если бланки потеря­ны или похищены, необходимо неза­медлительно в письменном виде сооб­щить об этом в Фонд, приложив к письму объяснительные записки меди­цинских работников с изложением об­стоятельств случившегося. Эти данные необходимы для принятия срочных мер с целью недопущения оплаты по таким листкам нетрудоспособности.

Корешки и испорченные бланки листков нетрудоспособности должны храниться в течение трех лет и в даль­нейшем уничтожаться путем сожже­ния комиссией, назначенной руково­дителем медицинской организации. Документами, подтверждающими уничтожение, являются Акт об унич­тожении корешков бланков листков.

В случае если бланки потеряны или похищены, необходимо незамедли­тельно в письменном виде сообщить об этом в Фонд, приложив к письму объяснительные записки медицин­ских работников с изложением об­стоятельств случившегося нетрудоспособности, срок хранения которых истек, и Акт об уничтоже­нии испорченных бланков листков нетрудоспособности. Акты содержат персональные данные членов комис­сии по уничтожению (фамилия, имя, отчество, должность), реквизиты ко­решков и бланков и сведения об их общем количестве. Акты заверяются подписью членов комиссии и пе­чатью медицинской организации.

Движение бланков в медицинской организации

Одним из важнейших документов отчетности, который необходим для получения бланков листков нетрудо­способности, является отчет-заявка на получение бланков листков нетру­доспособности медицинской органи­зацией. Отчет-заявка подается раз в квартал до 5-го числа месяца, следую­щего за отчетным периодом, вне зави­симости от того, есть потребность в бланках у медицинской организации или нет.

Документ содержит данные о меди­цинской организации (наименование, ОГРН, ИНН, номер и срок действия лицензии), данные об использованных бланках в отчетном периоде и заказан­ных на следующий квартал и состоит из восьми граф, которые должны быть заполнены. В случае если организация впервые получает бланки листков не­трудоспособности, то их необходимое количество на текущий квартал указы­вается в графе 8. В остальных графах ставится "0". При последующем запол­нении используется часть данных из граф предыдущего отчета-заявки. Так, в графу 1 "Остаток на начало отчетного периода" вносятся данные графы 7 "Остаток на конец отчетного периода" предыдущего отчета-заявки, а в графу 2 "Заказано на квартал (отчетный период)" — данные графы 8 предыду­щего отчета-заявки. В графу 3 "Полу­чено в квартале (отчетном перио­де)" вносятся данные в соответствии с накладной об обеспечении бланками в предыдущем квартале. Данные для графы 4 "Выдано" берутся из Книги распределения бланков. Данные для граф 5 "Испорчено" и 6 "Утеряно" пе­реносятся из Книги учета испорчен­ных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности. Данные графы 7 "Остаток на конец отчетного периода" должны соответствовать данным графы 9 "Остаток бланков от предыдущей партии" Книги получе­ния бланков и количеству бланков, указанных в графе 3 "Количество бланков в наличии" Книги распреде­ления бланков на конец отчетного пе­риода (квартала). В графу 8 вносятся данные о количестве бланков, необхо­димых медицинской организации на следующий квартал. Отчет-заявка подписывается руководителем и глав­ным бухгалтером медицинской орга­низации и заверяется печатью.

Кроме отчета-заявки, медицинская организация предоставляет в терри­ториальный орган Фонда заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий год, которая подается до 1 февраля текущего года. Заявка состоит из семи граф. Графа 1 "Зака­зано на предыдущий год" должна со­ответствовать графе 3 предыдущей заявки. Данные графы 2 "Остаток на 1 января текущего года" берутся из графы 3 Книги распределения блан­ков. В графу 3 вно­сится информация о приблизительной потребности в блан­ках на следующий год. Сумма цифр в графах 4 — 7 должна равняться данным, приведенным в гра­фе 3.

Сведения, ука­занные в заявке, не­обходимы для фор­мирования Фондом заказа для предпри­ятия — изготовителя бланков.

Бланки подлежат систематическо­му бухгалтерскому учету за балансо­вым счетом (счет 003), независимо от того, ведется баланс в медицинской организации или нет. При этом стои­мость бланка листка нетрудоспособ­ности условно равна 1 руб.

Правильный учет бланков позволяет следить за запасами листков нетрудо­способности, т. к. в соответствии с Ин­струкцией не допускается иметь запас бланков, превышающий квартальную потребность медицинской организации.

Проверки

Порядок проведения проверок

Контроль над организацией учета и хранения бланков листков нетрудо­способности в медицинских органи­зациях осуществляется в ходе выезд­ных проверок Фонда в соответствии с рекомендациями ФСС РФ от 2009 г. Процедуре контроля подлежат все медицинские организации независи­мо от их организационно-правовой формы собственности и ведомствен­ной подчиненности. Проверки долж­ны проводиться не реже одного раза в три года и охватывать период не более трех календарных лет, предшествую­щих году проведения проверки.

Проверки проводятся специалис­тами Фонда, занимающимися вопро­сами экспертизы временной нетру­доспособности, в соответствии с утвержденным руководителем Фон­да планом ежегодных проверок. Срок проверки не должен превы­шать семи календарных дней, а при наличии территориальных подразде­лений в медицинской организации длительность проверки может быть увеличена на срок не более трех дней на проверку каждого подразде­ления.

О проведении проверки медицин­ская организация должна быть уве­домлена за семь дней письмом, в кото­ром должны быть указаны тема проверки, дата начала и срок проведе­ния проверки.

Содержание проверок

Целью проверок является контроль соблюдения требований нормативных документов, регулирующих организа­цию учета и хранения бланков лист­ков нетрудоспособности.

При проведении проверок ставятся следующие задачи:

— определение соответствия органи­зации учета и хранения бланков лист­ков нетрудоспособности действую­щим правовым актам;

— выявление нарушений в организа­ции хранения и учета бланков.

В ходе проверки выясняются:

— соответствие сроков действия ли­цензии срокам получения бланков на

основании данных Книги получения бланков;

— наличие приказа руководителя о назначении лица, ответственного за получение, выдачу и хранение блан­ков в медицинской организации;

— условия хранения бланков;

— состояние и ведение учета бланков, отраженных в Книге получения блан­ков, Книге распределения бланков и Книге учета испорченных, утерянных и похищенных бланков;

— условия и срок хранения корешков использованных и испорченных блан­ков, наличие актов об их уничтожении;

— сверка полученных от территори­ального органа Фонда бланков (на осно­вании накладной) с данными об их ре­гистрации в Книге получения бланков;

— соблюдение сроков сверки книг по­лучения и распределения бланков;

— соответствие количества неисполь­зованных бланков данным, указан­ным в Книге получения бланков, Кни­ге распределения бланков и Книге учета испорченных, утерянных и по­хищенных бланков; при этом общее количество неиспользованных блан­ков не должно превышать кварталь­ной потребности;

— данные о бланках, полученных ме­дицинскими работниками от ответ­ственного лица, с их регистрацией в Книге распределения бланков.

Также в ходе проверки выясняются соблюдение сроков предоставления ежеквартальных отчетов-заявок, их достоверность и сроки предоставле­ния ежегодных заявок. Обращается внимание на наличие приказов о на­значении лиц, ответственных за полу­чение, распределение, учет и хранение бланков листков нетрудоспособности, и о создании комиссии по уничтоже­нию корешков и испорченных блан­ков, срок хранения которых истек.

По результатам проверки составля­ется справка, которая подписывается лицами, проводившими проверку, и руководителем медицинской органи­зации или его представителем. Справ­ка должна иметь сквозную нумерацию, в ней не допускаются исправления, не оговоренные и не заверенные лицами, подписывающими справку. Справка составляется в трех экземплярах, один из которых остается в территориаль­ном отделении Фонда, другой переда­ется руководителю организации, а тре­тий направляется в органы управления здравоохранением субъекта РФ.

Типичные ошибки, выявляемые в ходе проверок

Нарушения порядка получения, хранения и учета бланков листков не­трудоспособности можно условно разделить на три группы:

— нарушения условий осуществле­ния деятельности;

— нарушения ведения документации;

— нарушения отчетности.

К нарушениям условий осущест­вления деятельности можно отнести следующие:

— условия хранения бланков не соот­ветствуют установленным требовани­ям: бланки или корешки не хранятся в сейфе, железном шкафу или отдель­ном помещении;

— сейф или железный шкаф не опеча­тываются;

— отсутствует приказ о лицах, ответ­ственных за хранение, получение и учет бланков;

— отсутствуют учетные формы: Книга получения бланков, Книга распределе­ния бланков, Книга похищенных, по­терянных или испорченных бланков;

— бухгалтерией не ведется забалансо­вый учет бланков.

Нарушения ведения документа­ции могут быть следующие:

— в Книге получения бланков в гра­фе 9 "Остаток бланков от предыдущей партии" стоит прочерк, не заполнена графа 2 "Дата получения бланков", данные в графах 5 — 7 "Реквизиты бланков" не соответствуют наклад­ным, данные графы 10 "Общее количе­ство бланков" не соответствуют сум­марным данным графы 8 "Количество полученных бланков" и графы 9 "Оста­ток бланков от предыдущей партии"; не внесены все необходимые сведения о получателе в графы 11 — 16;

— в Книге распределения бланков — неверное заполнение графы 3 "Коли­чество бланков в наличии" и графы 4 "Количество выданных бланков". На­пример, в графе 3 не указано количе­ство бланков, в то время как в графе 4 есть сведения, что выдано 20 бланков;

— выдача новых бланков, если не сда­ны корешки от предыдущей партии.

При этом в графе 15 "Количество воз- вращеннв1х корешков бланков" и в графе 16 "Подписи лица, получающего бланки, возвращающего корешки блан­ков" Книги распределения бланков нет записей, а медицинскому работнику, который не отчитался за ранее полу­ченные бланки листков нетрудоспособ­ности, в новь выдаются новые бланки. Последнее приводит к нарушению уче­та и отчетности, в результате количест­во бланков в медицинской организации может превысить квартальный запас. Нарушения учета не позволяют своев­ременно отреагировать на потерю или похищение бланков листков нетрудо­способности, а количество сданных корешков в наличии у ответственного лица не соответствует записям Книги распределения бланков.

В случае неверного учета данные об остатке неиспользованных бланков листков нетрудоспособности не соот­ветствуют данным о количестве блан­ков в наличии в Книге распределения бланков листков нетрудоспособности, а остаток в конце квартала не соответ­ствует данным в Книге получения бланков.

Все это в результате приводит к то­му, что в отчет-заявку вносятся невер­ные данные.

Нередко книги не прошиты, не за­верены и не пронумерованы.

К нарушениям отчетности относят следующие:

— данные в отчете-заявке не соответ­ствуют данным книг;

— отчеты подаются несвоевременно, нередко после 5-го числа месяца, сле­дующего за отчетным периодом;

— отсутствуют акты об уничтожении корешков или испорченных бланков, срок хранения которых истек.

В случае выявления нарушений ме­дицинским организациям рекоменду­ется восстановить учет в соответствии с требованиями нормативных доку­ментов.

Заключение

Таким образом, получение, учет и хранение бланков листков нетрудо­способности должны осуществляться ответственными лицами, назна­ченными в соответствии с приказом руководителя медицинской органи­зации, согласно требованиям прика­за № 18/29.

В медицинской организации долж­ны быть обеспечены соответствующие условия хранения, учета и уничтоже­ния бланков листков нетрудоспособ­ности, в Фонд ежеквартально должны предоставляться отчеты-заявки с дан­ными о движении бланков листков не­трудоспособности.

Учет бланков должен вестись на бумажных носителях в соответствии с формами, установленными прика­зом № 18/29.

В случае утраты бланков листков нетрудоспособности ответственные лица несут персональную ответствен­ности вплоть до уголовной.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Повышаем квалификацию

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт предназначен для медицинских работников!


Материалы для zdrav.ru готовят лучшие эксперты в сфере здравоохранения. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты

Подтвердите ваш статус медработника - регистрация займет одну минуту.

Пакет готовых инструкций, чтобы пройти проверку Росздравнадзора в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт предназначен для медицинских работников!


Материалы для zdrav.ru готовят лучшие эксперты в сфере здравоохранения. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты

Подтвердите ваш статус медработника - регистрация займет одну минуту.

Пакет готовых инструкций, чтобы пройти проверку Росздравнадзора в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Журнал
Гость, Ваш бесплатный доступ к журналу «Здравоохранение» сгорает через

Гость, вам предоставлен VIP-доступ к журналу «Здравоохранение»:
возможность скачивать шаблоны • доступ к видеотренингамкниги  для начмедов
Активировать доступ  
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.