Контроль порядка получения, учета и хранения бланков листков нетрудоспособности в ЛПУ

152

Основным нормативным до­кументом, регулирующим порядок обеспечения ме­дицинских организаций бланками листков нетрудоспособности, их учета, хранения и распределения, является Инструкция о порядке обеспечения бланками листков не­трудоспособности, их учета и хра­нения (с изм. и доп.; далее — Ин­струкция), утвержденная приказом ФСС РФ и Минздрава России от 29.01.2004 № 18/29 (далее — приказ № 18/29). Инструкция содержит требования по организации полу­чения, учета и хране­ния бланков листков нетрудоспособности, а также соответствую­щие учетные формы, которую в обязательном порядке должны вести медицинские ор­ганизации. Рассмотрим основную положения данного документа.

Порядок получения бланков листков нетрудоспособности

Для получения бланков листков не­трудоспособности медицинские орга­низации должны соответствовать ря­ду требований и иметь:

— лицензию на осуществление работ и услуг по экспертизе временной не­трудоспособности;

— условия для хранения бланков листков нетрудоспособности;

— приказ руководителя о назна­чении лиц, ответственных за полу­чение, распределение, хранение листков нетрудоспособности в ме­дицинской организации (это может быть бухгалтер-кассир или любой другой сотрудник медицинской ор­ганизации). Ответственные лица должны вести соответствующую до­кументацию, получать бланки лист­ков нетрудоспособности в Фонде, готовить отчеты-заявки, заявки на получение бланков и проч. Также в приказе необходимо отразить, что за организацию данной работы отвеча­ет главный бухгалтер;

— приказ, которым назначается ко­миссия по уничтожению корешков и испорченных бланков, срок хранения которых истек.

Для получения бланков листков не­трудоспособности медицинская орга­низация, соответствующая вышепе­речисленным требованиям, должна предоставить в филиал или региональное отделение ФСС РФ следующие документы:

— отчет-заявку на получение блан­ков листков нетрудоспособности медицинской организацией (форма утверждена приказом № 18/29);

— заверенную копию лицензии;

— доверенность на ответственное лицо, которое должно получить бланки;

— заявку на бланки листков нетрудо­способности на следующий календар­ный год (форма утверждена приказом № 18/29).

В дальнейшем отчет-заявка дол­жен предоставляться в Фонд еже­квартально, независимо от потреб­ности медицинской организации в бланках листков нетрудоспособности на следующий квартал. Бланки выда­ются на основании накладной, подпи­сываемой руководителем и главным бухгалтером Фонда.

Хранение бланков листков нетрудоспособности

В соответствии с Инструкцией по­лученные бланки листков нетрудоспо­собности должны храниться в медицинской организации как документы строгой отчетности: в специальных по­мещениях, сейфах или специально из­готовленных шкафах, обитых оцинко­ванным железом, с надежными внутренними или навесными замками. Помещение, сейфы, шкафы, где хра­нятся бланки, должны быть опечатаны.

Учет и распределение бланков листков нетрудоспособности

В соответствии с Инструкцией учет прихода и распределения блан­ков должен вестись на бумажном и магнитном носителе по программе, разработанной и переданной Фондом медицинским организациям. Однако в настоящее время программа по уче­ту бланков в электронном виде есть только в Фонде (региональных отде­лениях и филиалах), в медицинских организациях учет прихода и распре­деления бланков ведется на бумаж­ных носителях с использованием учетных форм, утвержденных прика­зом № 18/29.

К основным документам, которые обязательны для правильного учета, относятся:

— Книга получения бланков листков нетрудоспособности медицинской ор­ганизации (далее — Книга получения бланков);

— Книга распределения бланков лист­ков нетрудоспособности медицинской организации (далее — Книга распре­деления бланков).

Книга получения бланков состоит из шестнадцати граф, записи в ней ну­меруются и ведутся в хронологической последовательности по мере получения бланков из Фонда. Реквизиты бланков листков нетрудоспособности (графы 5 — 7) должны соответствовать реквизи­там, указанным в накладной, офор­мленной при получении бланков в Фонде. Однако в настоящее время бланки листков нетрудоспособности не содержат серии, вместо этого на ко­решке указаны два двенадцатиразряд­ных номера: рабочий и идентификаци­онный, а на самом бланке — только идентификационный номер. Учитывая, что в первичной медицинской доку­ментации указывается только иденти­фикационный номер листка нетрудо­способности, рабочий номер не может быть использован для учета. Ведь после отрезания корешка невозможно про­следить дальнейшую судьбу данного бланка, а в случае кражи или пропажи таких бланков, если имеются данные только о рабочем номере корешка, не­возможно определить листок нетрудо­способности при предъявлении его к оплате, поскольку сам бланк содержит только идентификационный номер, не совпадающий с рабочим. Следователь­но, для учета в медицинской организа­ции целесообразно использовать иден­тификационный номер, точнее, его первые девять разрядов, которые нуме­руются в арифметическом порядке (по­следние три цифры набраны вне всякой последовательности для защиты от под­делок).

Данные в графу 9 "Остаток блан­ков от предыдущей партии" вносятся на основании данных графы 3 "Коли­чество бланков в наличии" Книги распределения бланков в конце квартала (при сверке книг) при под­готовке отчета-заявки.

В графе 10 "Общее количество бланков" указывается сумма цифр в графе 8 "Количество получен­ных бланков" и графе 9 "Остаток бланков от предыдущей партии".

Поэтому в графах 8 и 9 не допускаются про­черки или незапол­ненные клетки, т. к. это может привести к нарушению учета.

Записи в Книге рас­пределения бланков также нумеруются и вносятся в хро­нологическом порядке. Таблица Кни­ги имеет девятнадцать граф и кроме реквизитов бланков, данных об ответ­ственном лице и лице, получившем бланки, содержит информацию о сданных корешках.

В графу 3 "Количество бланков в наличии" вносятся данные либо обо всех бланках, имеющихся в наличии в медицинской организации (если организация небольшая), либо только о том количестве, которое распреде­ляется ответственным лицом среди медицинских работников, непосред­ственно оформляющих листки нетру­доспособности пациентам (если орга­низация крупная и основная часть бланков листков нетрудоспособности хранится в сейфе у ответственного лица). В дальнейшем, по мере распре­деления, количество указываемых в этой графе бланков последовательно уменьшается на количество выдан­ных бланков листков нетрудоспособ­ности (графа 4).

В графе 4 "Количество выданных бланков" указывается количество бланков, выданных ответственным лицом медицинским работникам, которые оформляют листки не­трудоспособности для пациентов, в графах 8 и 9 указываются их данные. Графы 10 и 11 заполняются, только если в медицинской организации в соот­ветствии с приказом руководителя предус­мотрена заявочная система распределения бланков. Графы с 12-й по 15-ю посвя­щены корешкам бланков, которые сдаются ответственному лицу. Так, согласно Инструкции ответственное лицо может выдать бланки листков нетрудоспособности только тогда, когда медицинский работник, получа­ющий бланки, сдал корешки от пре­дыдущей партии. В этом случае вно­сятся идентификационные номера сданных корешков и ставится подпись в графу 16 "Подпись лица, получаю­щего бланки, возвращающего кореш­ки", а ответственным лицом заполня­ются графы 17—19, после чего корешки поступают на хранение к от­ветственному лицу, хранятся в сейфе и уничтожаются путем сожжения че­рез три года с составлением соответ­ствующего акта.

В медицинской организации должна вестись также Книга испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности, форма которой утверждена приказом № 18/29. Таблица Книги содержит 10 граф, в ко­торых отражаются данные медицин­ских работников, у которых похитили бланки, или они их потеряли, или ис­портили, а также данные об идентифи­кационных номерах этих бланков.

Испорченные бланки хранятся в сейфе отдельно от неиспользованных бланков. В случае если бланки потеря­ны или похищены, необходимо неза­медлительно в письменном виде сооб­щить об этом в Фонд, приложив к письму объяснительные записки меди­цинских работников с изложением об­стоятельств случившегося. Эти данные необходимы для принятия срочных мер с целью недопущения оплаты по таким листкам нетрудоспособности.

Корешки и испорченные бланки листков нетрудоспособности должны храниться в течение трех лет и в даль­нейшем уничтожаться путем сожже­ния комиссией, назначенной руково­дителем медицинской организации. Документами, подтверждающими уничтожение, являются Акт об унич­тожении корешков бланков листков.

В случае если бланки потеряны или похищены, необходимо незамедли­тельно в письменном виде сообщить об этом в Фонд, приложив к письму объяснительные записки медицин­ских работников с изложением об­стоятельств случившегося нетрудоспособности, срок хранения которых истек, и Акт об уничтоже­нии испорченных бланков листков нетрудоспособности. Акты содержат персональные данные членов комис­сии по уничтожению (фамилия, имя, отчество, должность), реквизиты ко­решков и бланков и сведения об их общем количестве. Акты заверяются подписью членов комиссии и пе­чатью медицинской организации.

Движение бланков в медицинской организации

Одним из важнейших документов отчетности, который необходим для получения бланков листков нетрудо­способности, является отчет-заявка на получение бланков листков нетру­доспособности медицинской органи­зацией. Отчет-заявка подается раз в квартал до 5-го числа месяца, следую­щего за отчетным периодом, вне зави­симости от того, есть потребность в бланках у медицинской организации или нет.

Документ содержит данные о меди­цинской организации (наименование, ОГРН, ИНН, номер и срок действия лицензии), данные об использованных бланках в отчетном периоде и заказан­ных на следующий квартал и состоит из восьми граф, которые должны быть заполнены. В случае если организация впервые получает бланки листков не­трудоспособности, то их необходимое количество на текущий квартал указы­вается в графе 8. В остальных графах ставится "0". При последующем запол­нении используется часть данных из граф предыдущего отчета-заявки. Так, в графу 1 "Остаток на начало отчетного периода" вносятся данные графы 7 "Остаток на конец отчетного периода" предыдущего отчета-заявки, а в графу 2 "Заказано на квартал (отчетный период)" — данные графы 8 предыду­щего отчета-заявки. В графу 3 "Полу­чено в квартале (отчетном перио­де)" вносятся данные в соответствии с накладной об обеспечении бланками в предыдущем квартале. Данные для графы 4 "Выдано" берутся из Книги распределения бланков. Данные для граф 5 "Испорчено" и 6 "Утеряно" пе­реносятся из Книги учета испорчен­ных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности. Данные графы 7 "Остаток на конец отчетного периода" должны соответствовать данным графы 9 "Остаток бланков от предыдущей партии" Книги получе­ния бланков и количеству бланков, указанных в графе 3 "Количество бланков в наличии" Книги распреде­ления бланков на конец отчетного пе­риода (квартала). В графу 8 вносятся данные о количестве бланков, необхо­димых медицинской организации на следующий квартал. Отчет-заявка подписывается руководителем и глав­ным бухгалтером медицинской орга­низации и заверяется печатью.

Кроме отчета-заявки, медицинская организация предоставляет в терри­ториальный орган Фонда заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий год, которая подается до 1 февраля текущего года. Заявка состоит из семи граф. Графа 1 "Зака­зано на предыдущий год" должна со­ответствовать графе 3 предыдущей заявки. Данные графы 2 "Остаток на 1 января текущего года" берутся из графы 3 Книги распределения блан­ков. В графу 3 вно­сится информация о приблизительной потребности в блан­ках на следующий год. Сумма цифр в графах 4 — 7 должна равняться данным, приведенным в гра­фе 3.

Сведения, ука­занные в заявке, не­обходимы для фор­мирования Фондом заказа для предпри­ятия — изготовителя бланков.

Бланки подлежат систематическо­му бухгалтерскому учету за балансо­вым счетом (счет 003), независимо от того, ведется баланс в медицинской организации или нет. При этом стои­мость бланка листка нетрудоспособ­ности условно равна 1 руб.

Правильный учет бланков позволяет следить за запасами листков нетрудо­способности, т. к. в соответствии с Ин­струкцией не допускается иметь запас бланков, превышающий квартальную потребность медицинской организации.

Проверки

Порядок проведения проверок

Контроль над организацией учета и хранения бланков листков нетрудо­способности в медицинских органи­зациях осуществляется в ходе выезд­ных проверок Фонда в соответствии с рекомендациями ФСС РФ от 2009 г. Процедуре контроля подлежат все медицинские организации независи­мо от их организационно-правовой формы собственности и ведомствен­ной подчиненности. Проверки долж­ны проводиться не реже одного раза в три года и охватывать период не более трех календарных лет, предшествую­щих году проведения проверки.

Проверки проводятся специалис­тами Фонда, занимающимися вопро­сами экспертизы временной нетру­доспособности, в соответствии с утвержденным руководителем Фон­да планом ежегодных проверок. Срок проверки не должен превы­шать семи календарных дней, а при наличии территориальных подразде­лений в медицинской организации длительность проверки может быть увеличена на срок не более трех дней на проверку каждого подразде­ления.

О проведении проверки медицин­ская организация должна быть уве­домлена за семь дней письмом, в кото­ром должны быть указаны тема проверки, дата начала и срок проведе­ния проверки.

Содержание проверок

Целью проверок является контроль соблюдения требований нормативных документов, регулирующих организа­цию учета и хранения бланков лист­ков нетрудоспособности.

При проведении проверок ставятся следующие задачи:

— определение соответствия органи­зации учета и хранения бланков лист­ков нетрудоспособности действую­щим правовым актам;

— выявление нарушений в организа­ции хранения и учета бланков.

В ходе проверки выясняются:

— соответствие сроков действия ли­цензии срокам получения бланков на

основании данных Книги получения бланков;

— наличие приказа руководителя о назначении лица, ответственного за получение, выдачу и хранение блан­ков в медицинской организации;

— условия хранения бланков;

— состояние и ведение учета бланков, отраженных в Книге получения блан­ков, Книге распределения бланков и Книге учета испорченных, утерянных и похищенных бланков;

— условия и срок хранения корешков использованных и испорченных блан­ков, наличие актов об их уничтожении;

— сверка полученных от территори­ального органа Фонда бланков (на осно­вании накладной) с данными об их ре­гистрации в Книге получения бланков;

— соблюдение сроков сверки книг по­лучения и распределения бланков;

— соответствие количества неисполь­зованных бланков данным, указан­ным в Книге получения бланков, Кни­ге распределения бланков и Книге учета испорченных, утерянных и по­хищенных бланков; при этом общее количество неиспользованных блан­ков не должно превышать кварталь­ной потребности;

— данные о бланках, полученных ме­дицинскими работниками от ответ­ственного лица, с их регистрацией в Книге распределения бланков.

Также в ходе проверки выясняются соблюдение сроков предоставления ежеквартальных отчетов-заявок, их достоверность и сроки предоставле­ния ежегодных заявок. Обращается внимание на наличие приказов о на­значении лиц, ответственных за полу­чение, распределение, учет и хранение бланков листков нетрудоспособности, и о создании комиссии по уничтоже­нию корешков и испорченных блан­ков, срок хранения которых истек.

По результатам проверки составля­ется справка, которая подписывается лицами, проводившими проверку, и руководителем медицинской органи­зации или его представителем. Справ­ка должна иметь сквозную нумерацию, в ней не допускаются исправления, не оговоренные и не заверенные лицами, подписывающими справку. Справка составляется в трех экземплярах, один из которых остается в территориаль­ном отделении Фонда, другой переда­ется руководителю организации, а тре­тий направляется в органы управления здравоохранением субъекта РФ.

Типичные ошибки, выявляемые в ходе проверок

Нарушения порядка получения, хранения и учета бланков листков не­трудоспособности можно условно разделить на три группы:

— нарушения условий осуществле­ния деятельности;

— нарушения ведения документации;

— нарушения отчетности.

К нарушениям условий осущест­вления деятельности можно отнести следующие:

— условия хранения бланков не соот­ветствуют установленным требовани­ям: бланки или корешки не хранятся в сейфе, железном шкафу или отдель­ном помещении;

— сейф или железный шкаф не опеча­тываются;

— отсутствует приказ о лицах, ответ­ственных за хранение, получение и учет бланков;

— отсутствуют учетные формы: Книга получения бланков, Книга распределе­ния бланков, Книга похищенных, по­терянных или испорченных бланков;

— бухгалтерией не ведется забалансо­вый учет бланков.

Нарушения ведения документа­ции могут быть следующие:

— в Книге получения бланков в гра­фе 9 "Остаток бланков от предыдущей партии" стоит прочерк, не заполнена графа 2 "Дата получения бланков", данные в графах 5 — 7 "Реквизиты бланков" не соответствуют наклад­ным, данные графы 10 "Общее количе­ство бланков" не соответствуют сум­марным данным графы 8 "Количество полученных бланков" и графы 9 "Оста­ток бланков от предыдущей партии"; не внесены все необходимые сведения о получателе в графы 11 — 16;

— в Книге распределения бланков — неверное заполнение графы 3 "Коли­чество бланков в наличии" и графы 4 "Количество выданных бланков". На­пример, в графе 3 не указано количе­ство бланков, в то время как в графе 4 есть сведения, что выдано 20 бланков;

— выдача новых бланков, если не сда­ны корешки от предыдущей партии.

При этом в графе 15 "Количество воз- вращеннв1х корешков бланков" и в графе 16 "Подписи лица, получающего бланки, возвращающего корешки блан­ков" Книги распределения бланков нет записей, а медицинскому работнику, который не отчитался за ранее полу­ченные бланки листков нетрудоспособ­ности, в новь выдаются новые бланки. Последнее приводит к нарушению уче­та и отчетности, в результате количест­во бланков в медицинской организации может превысить квартальный запас. Нарушения учета не позволяют своев­ременно отреагировать на потерю или похищение бланков листков нетрудо­способности, а количество сданных корешков в наличии у ответственного лица не соответствует записям Книги распределения бланков.

В случае неверного учета данные об остатке неиспользованных бланков листков нетрудоспособности не соот­ветствуют данным о количестве блан­ков в наличии в Книге распределения бланков листков нетрудоспособности, а остаток в конце квартала не соответ­ствует данным в Книге получения бланков.

Все это в результате приводит к то­му, что в отчет-заявку вносятся невер­ные данные.

Нередко книги не прошиты, не за­верены и не пронумерованы.

К нарушениям отчетности относят следующие:

— данные в отчете-заявке не соответ­ствуют данным книг;

— отчеты подаются несвоевременно, нередко после 5-го числа месяца, сле­дующего за отчетным периодом;

— отсутствуют акты об уничтожении корешков или испорченных бланков, срок хранения которых истек.

В случае выявления нарушений ме­дицинским организациям рекоменду­ется восстановить учет в соответствии с требованиями нормативных доку­ментов.

Заключение

Таким образом, получение, учет и хранение бланков листков нетрудо­способности должны осуществляться ответственными лицами, назна­ченными в соответствии с приказом руководителя медицинской органи­зации, согласно требованиям прика­за № 18/29.

В медицинской организации долж­ны быть обеспечены соответствующие условия хранения, учета и уничтоже­ния бланков листков нетрудоспособ­ности, в Фонд ежеквартально должны предоставляться отчеты-заявки с дан­ными о движении бланков листков не­трудоспособности.

Учет бланков должен вестись на бумажных носителях в соответствии с формами, установленными прика­зом № 18/29.

В случае утраты бланков листков нетрудоспособности ответственные лица несут персональную ответствен­ности вплоть до уголовной.

Читайте в ближайших номерах журнала «Правовые вопросы в здравоохранении»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Повышаем квалификацию

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...








      Наши продукты






















      © МЦФЭР, 2006 – 2017. Все права защищены.

      Портал zdrav.ru - медицинский портал для медицинских работников. Новости и статьи для главных врачей, медицинских сестер, заместителей главного врача, специалистов по качеству медицинской помощи, заведующих КДЛ, медицинских юристов, экономистов ЛПУ, провизоров и руководителей аптек.

      Информация на данном сайте предназначена только для медицинских работников. Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — журнал в формате pdf

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×