Должностные инструкции: аргументы “за” и “против”

42

Должностная инструкция — это внутренний документ, закрепляющий трудовую функцию и перечень обязанностей, права и пределы ответственности по конкретной должности с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также квалификационные требования, предъявляемые к занятию этой должности. При этом должностная инструкция утверждается как самостоятельный документ, а в определенных случаях может быть приложением к трудовому договору (письма Роструда от 24.05.2011 № 1412-6-1, от 30.11.2009 № 3520-6-1, от 31.10.2007 №4412-6).

Назначение должностной инструкции — объяснить работнику, что от него требуется, определить круг его прав и обязанностей, установить пределы его ответственности. При этом необходимо учитывать, что мотивировать работника к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может. Поэтому не стоит надеяться, что изучив свою должностную инструкцию, вдохновленный работник бросится ее выполнять. Руководителю придется его стимулировать, используя систему мотивации, разработанную в компании.

Особенностью такого документа, как должностная инструкция, является то, что ее содержание не "привязывается" к характеристикам конкретного сотрудника. В ней определяются требования к должности, независимо от того, какой человек будет эту должность занимать. В практике управления считается, что инструкция должна составляться по каждой штатной должности организации (письмо Рос- труда от 09.08.2007 № 3042-6-0) и носить обезличенный характер.

Права, обязанности и ответственность работника фиксируются и в таком важном документе, как трудовой договор.

Нельзя путать должностную инструкцию с предложением о найме (job offer) — письменным предложением работы, направляемым соискателю до официального устройства на работу. Предложение о найме не является правовым документом, в связи с этим описание должностных обязанностей работника в нем может не совпадать с должностной инструкцией. Предложение о найме фактически не влечет юридических последствий ни для направившего его работодателя, ни для получившего такое предложение потенциального работника. В дальнейшем при оценке степени соответствия работника занимаемой им должности, например в период прохождения испытания, следует руководствоваться трудовым договором и должностной инструкцией (см. определение Московского городского суда от 20.05.2011 по делу № 33-14936).

В настоящее время многие компании, чтобы облегчить подбор кандидатов на должности и четко организовать работу сотрудников, стали создавать документы, описывающие основные характеристики, которыми должен обладать сотрудник для успешной работы, — профессиограммы, профессиональные стандарты, профессиональные портреты, квалификационные карты и карты компетенции, разнообразные профили должности (профильные анализы должности). Необходимо понимать,

что указанные документы также не являются должностными инструкциями.

Есть ли случаи, в которых наличие должностных инструкций обязательно? Есть ли нормативные требования к содержанию должностных инструкций? По общему правилу обязательность наличия должностных инструкций законодательством не предусмотрена. Однако ряд законодательных и иных нормативных правовых актов в отдельных случаях содержит требования к наличию и содержанию должностных инструкций работников.

На федеральном уровне нет единого нормативного правового акта, устанавливающего порядок составления должностных инструкций. Имеются лишь отдельные ведомственные документы, регламентирующие процесс подготовки должностной инструкции работника соответствующего ведомства. В то же время Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) не содержит ни норм, предусматривающих обязанность работодателя по разработке и применению должностных инструкций, ни даже простого упоминания о них. Для коммерческих компаний должностная инструкция — это не обязательный, а рекомендуемый документ, его разработка — право, а не обязанность работодателя. Поэтому оштрафовать коммерческую организацию за отсутствие должностных инструкций нельзя (письмо Роструда от 09.08.2007 №3042-6-0).

Должностные инструкции: нужны или нет?

Попробуем ответить на вопрос: нужны ли вообще должностные инструкции? Государственная инспекция труда при проверке соблюдения работодателем трудового законодательства вправе затребовать должностные инструкции в двух случаях:

— если их наличие прямо предусмотрено законом;

— если их наличие предусмотрено локальными нормативными актами работодателя.

На практике и работодатели, и работники чаще всего либо недооценивают, либо, наоборот, сильно преувеличивают возможности должностных инструкций или же вообще считают их бюрократическими бумагами, не приносящими никакой пользы. Связано это как с непониманием роли этого документа в управлении организацией, так и со стереотипами из прошлого.

Далее мы будем говорить не о формальных документах, пылящихся на полках отдела кадров, а о работающих (в актуальном состоянии), составленных не по шаблону. Такие должностные инструкции чрезвычайно полезны и нужны с точки зрения трудового и налогового права. Рассмотрим аргументы “за" и "против" составления должностных инструкций.

Аргументы "против"

1. Большой объем связанной с этим "бумажной" работы.

2. Необходимость знать специфику работы соответствующих специалистов компании и учитывать требования налогового законодательства.

3. Трудности в регламентации действий отдельных структурных подразделений организации.

4. Частые изменения структуры и профиля деятельности отдельных организаций.

5. Отсутствие в организации специального подразделения, занимающегося в том числе составлением должностных инструкций.

Разработка такого документа — очень непростая и ответственная задача. Описания должностных обязанностей работника, ограничивающегося только названием его должности, здесь явно недостаточно.

Например, если в должностной инструкции вы напишете, что хирург делает операции, анестезиолог выполняет анестезию и т. д., это значит, что вы не напишете ничего. И наоборот, призывы типа "специалист обязан прилагать максимальные усилия для приумножения доходов компании и ее процветания" сводят на нет эффективность должностных инструкций. Именно поэтому для многих работодателей составление должностных инструкций — это "больная" тема, добавляющая много трудностей к работе.

Аргументы “за"

1. Должностная инструкция выступает важнейшим регулятором взаимоотношений между работником и работодателем. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно перечислять обязанности подчиненного. Ведь этот документ должен описывать прямые обязанности соответствующего специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, взаимодействие по должности и управленческую структуру, имеющую отношение к данному специалисту.

Если все это в должностной инструкции отражено и, более того, соответствует действительности, у работодателя в руках отличный инструмент управления персоналом, позволяющий решать многие производственные и кадровые проблемы, а также избежать внутренних конфликтов и трудовых споров.

2. Наличие и содержание должностных инструкций может использоваться работодателем в следующих целях:

— для регламентации обязанностей, выполняемых работниками, и оценки качества их работы в процессе аттестации, поощрения или наложения дисциплинарных взысканий;

— для правильного подбора, расстановки и использования кадров;

— при сокращении штата или численности работников (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) либо увольнении за несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);

— для оценки и развития персонала, а также адаптации новых сотрудников;

— при введении новой должности, расширении полномочий существующей должности;

— при изменении организационной структуры компании или функций соответствующего структурного подразделения;

— при смене руководства компании или структурного подразделения, ведущей к изменению трудовых процессов и перераспределению ответственности;

— при возникновении проблемных ситуаций, причиной которых является нечеткое распределение ответственности между соответствующими должностями и структурными подразделениями;

— для доказывания аргументов сторон по самым различным категориям индивидуальных трудовых споров, в том числе: при отказе в заключении трудового договора; при увольнении работника как не выдержавшего испытание; при увольнении работника по инициативе работодателя за совершение дисциплинарного проступка; по поводу условий труда; об изменении определенных сторонами условий трудового договора; связанных с удержанием из заработной платы; об оплате труда в условиях отклонения от нормальных; касающихся трудовой дисциплины; о снятии дисциплинарных взысканий; о возмещении работником вреда, причиненного работодателю;

— для составления предложения о найме (job offer) при подборе персонала, формулирования требований к вакансии, проверки соответствия соискателя на вакантную должность требованиям организации;

— для составления профиля должности (профильного анализа должности) в целях подбора кандидатов при приеме на работу; аттестации сотрудников, прошедших испытание, и последующей аттестации работающего

персонала по истечении определенного времени; определения целей и планирования обучения сотрудников; формирования кадрового резерва; планирования карьеры сотрудников;

— для ранжирования работ и должностей, оценки сложности работ и формирования компенсационных пакетов для работников различных категорий в компании в целях построения системы мотивации персонала;

— для получения сертификата ISO 9001 (сертификация систем менеджмента качества, применяемая в целях подтверждения выполнения в организациях требований стандарта ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001: 2008));

— для привлечения компанией иностранного инвестора;

— для обоснования размера оплаты труда, доплат и различных выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей, в том числе при проверке контролирующих органов — ГИТ, ИФНС, отделений ПФР и ФСС РФ.

Налоговый инспектор при проверке компании потребует представить должностные инструкции по тем работникам, которым работодатель компенсирует затраты на сотовый телефон, горюче-смазочные материалы, проезд в общественном транспорте и т. д. В должностных инструкциях таких работников должно быть указано, что поездки на общественном и личном транспорте и сотовый телефон используются исключительно в служебных целях.

3. Должностная инструкция поможет в признании экономически оправданными для целей налогообложения прибыли расходов на работы (услуги), которые выполнены сторон

ними специалистами или организациями, даже если у компании в штате есть подразделения или работники с аналогичными функциями.

Должностная инструкция как локальный нормативный акт

Итак, должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях препятствует работодателю:

— осуществить обоснованный отказ в приеме на работу (поскольку именно в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);

— объективно оценить деятельность работника в период прохождения испытания;

— распределить трудовые функции между работниками;

— временно перевести работника на другую работу;

— оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

И хотя само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за со

бой ответственность, однако оно может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием. Такие выводы сделаны Ростру- дом в письме от 09.08.2007 № 3042-6-0.

Если у работодателя разработаны и утверждены должностные инструкции, то в этих документах обычно максимально детализированы трудовые обязанности, объем работы, участки, за которые отвечают работники. Должностные инструкции, разработанные по должностям (обезличенно), являются локальными нормативными актами работодателя (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ, определение Санкт-Петербургского городского суда от 23.08.2011 №33-12886).

К признакам нормативности актов относится совокупность следующих критериев:

— неоднократность применения акта (это означает в нашей ситуации, что после введения в организации должностных инструкций в процессе их применения они не утрачивают силу и продолжают свое действие);

— неперсонифицированность акта (должностная инструкция создана не

под конкретного работника, например трансфузиолога Иванова, а введена обезличенно по каждой штатной должности).

Так, должностная инструкция врача-трансфузиолога (до внесения в нее изменений) будет действовать и после увольнения Иванова, и при приеме в организацию новых врачей.

С таким локальным нормативным актом работодатель обязательно должен ознакомить работника под роспись как при приеме на работу (до подписания трудового договора), так и в случае внесения в него соответствующих изменений (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

По общему правилу работодатель вправе самостоятельно принять решение об изменении локального нормативного акта, в том числе и должностной инструкции.

Для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, следует разрабатывать и утверждать не должностные инструкции, а "производственные инструкции" или "рабочие инструкции". Такой позиции придерживается и Роструд (письмо от 24.11.2008 №6234-Т3).

Работодатель может принять решение об изменении квалификационных требований к определенной должности и внести изменения в должностную инструкцию, являющуюся самостоятельным документом. Но следует понимать, что новые положения должностной инструкции в полной мере будут распространяться лишь на вновь принимаемых работников, занимающих указанную должность. Чтобы изменения распространялись на уже работающих врачей, необходимо, во-первых, ознакомить работников с внесенными изменениями, во-вторых, получить от них письменное согласие на изменение условий заключенного с ними трудового договора.

В тех случаях, когда внесение изменений в должностную инструкцию не влечет за собой необходимости изменения определенных сторонами условий трудового договора, удобнее будет утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работников, занимающих соответствующие должности.

Советы работодателю

Совет 1.

Должностные инструкции лучше утвердить. Вам будет проще контролировать работников, поощрять их и применять меры дисциплинарного воздействия, отстаивать свои интересы в трудовых и налоговых спорах.

Совет 2.

Введение должностных инструкций, а также порядок их разработки и утверждения лучше закрепить в локальном нормативном акте компании, например в Положении о порядке разработки и утверждения должностных инструкций.

Совет 3.

Недостаточно просто ознакомить работника с его должностной инструкцией под роспись, лучше передавать ему копию этого документа для работы.

Совет 4.

Должностная инструкция по каждой штатной должности должна быть тщательно проработана и безупречна с юридической точки зрения. Формальный подход к составлению этого документа недопустим.

Совет 5.

Должностная инструкция должна четко описывать бизнес-процесс, которым занимается соответствующий специалист, определять его взаимосвязи и взаимоотношения с другими отделами, его начальником и подчиненными, а также содержать круг обязанностей такого специалиста, права, которыми он обладает, его сферу влияния. Необходимо полностью исключить возможность двойного толкования записанных в должностную инструкцию положений и не допустить противоречий между отдельными ее пунктами.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Повышаем квалификацию

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Критерии качества 2017: готовимся к оценке по-новому

Интервью

Обновить руководящий состав медорганизаций

Есть задача – обновить руководящий состав медорганизаций

Федот ТУМУСОВ: журналу «Здравоохранение». «Есть задача – обновить руководящий состав медорганизаций»





Наши продукты




















© МЦФЭР, 2006 – 2017. Все права защищены.

Портал zdrav.ru - медицинский портал для медицинских работников. Новости и статьи для главных врачей, медицинских сестер, заместителей главного врача, специалистов по качеству медицинской помощи, заведующих КДЛ, медицинских юристов, экономистов ЛПУ, провизоров и руководителей аптек.

Информация на данном сайте предназначена только для медицинских работников. Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-38302 от 30.11.2009


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — журнал в формате pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль