Особенности разработки в медорганизациях положения о служебных командировках

51

Правила оформления служебных командировок за рубеж соответствует правилам, установленным для командировок по территории Российской Федерации, а основные отличия касаются оплаты командировочных расходов в иностранной валюте.

Во избежание претензий со стороны проверяющих органов или споров с работниками о правильности оформления документов или об оплате командировочных расходов следует отразить особенности направления в командировки на территорию иностранных государств в Положении о служебных командировках.

При направлении работника в страны с визовым режимом или в страны с безвизовым режимом, не входящие в СНГ, оформляют служебное задание (форма Т-10а) и приказ о командировании (форма Т-9 или Т-9а). При направлении работника в страны с безвизовым режимом, входящие в СНГ, помимо служебного задания и приказа о командировании оформляют так-же командировочное удостоверение (форма Т-10).

Время, с которого суточные должны выплачиваться в иностранной валюте, зависит от фактического пребывания сотрудника в той или иной стране.

При поездках в безвизовые страны СНГ даты пересечения границы будут определяться по отметкам в командировочном удостоверении. Для определения срока пребывания в стране с визовым режимом используются отметки о пересечении границы в загранпаспорте командированного работника.

В нормативных документах нет указаний, каким образом должны определяться даты въезда и выезда при командировке в страны с безвизовым режимом, не входящие в СНГ. Можно обратиться к письму Минфина России от 14.12.2004 № 03-05-01-04/105, в котором сказано, что днем пересечения государственной границы РФ следует считать день отъезда работника из пункта отправления, а днем въезда в РФ - день отъезда из пункта командировки. Таким образом, даты пересечения границы можно определить на основании проездных документов (авиационных, железнодорожных или других билетов). Кроме того, срок командировки можно подтвердить приказом руководителя.

Если за одну командировку работник планирует посетить две (или более) страны, являющиеся участниками Шенгенского соглашения, то определить день пересечения границы между этими государствами по отметкам в паспорте невозможно - пограничный контроль на границах между такими странами отсутствует. Работник может подтвердить время своего пребывания на территории того или иного государства билетами, счетами за проживание в гостинице и иными документами.

За оформление визы для въезда в страну с визовым режимом уплачивается консульский сбор. Посольства и консульства иностранных государств не выдают каких-либо документов об уплате консульского сбора, поэтому в качестве подтверждения можно использовать квитанцию о приеме документов на оформление визы, ксерокопию загранпаспорта работника, где проставлена виза, а также документы, содержащие расценки посольства (консульства) соответствующего государства на оформление виз.

В некоторых государствах визы оформляются непосредственно в аэропорту прибытия.

Если в учреждении нет специальной службы, занимающейся оформлением командировок за границу, то для выполнения этих функций назначают работника, ответственного за оформление всех необходимых документов, приобретение билетов и т. д.

Если в учреждении имеется специальная служба, занимающаяся оформлением загранкомандировок, то в Положении необходимо указать обязанность командируемого работника предоставить в эту службу документы, необходимые для получения загранпаспорта и въездной визы (анкеты, заявления, фотографии и иные документы по требованию иностранного консульского учреждения).

Работник должен приобрести полис медицинского страхования на весь срок пребывания за границей (следует заранее выяснить в посольстве (консульстве), полисы каких российских страховых компаний принимаются для выдачи визы).

В Положении также должно быть определено, кто приобретает проездные документы (сам командируемый работник или специалист службы по оформлению загранкомандировок). Билеты на все виды транспорта должны быть выписаны на фамилию в той же транскрипции, которая указана в загранпаспорте.

Реквизиты для электронных билетов на разные виды транспорта установлены:

• для электронного авиабилета - подп. 2 п. 1 формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации (утв. приказом Минтранса России от 08.11.2006 № 134 в ред. приказа Минтранса России от 18.05.2010 № 117);

• для электронного билета на железнодорожном транспорте - формой электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте (утв. приказом Минтранса России от 31.08.2011 № 228; вступил в силу с 01.01.2012).

Если электронный билет не был оформлен на бланке строгой отчетности, работник должен дополнительно представить чек контрольно-кассового аппарата или иной бланк строгой отчетности, подтверждающий факт оплаты билета.

Работник может забронировать номер в гостинице самостоятельно, через систему онлайн-бронирования. Документом, подтверждающим бронирование, является ваучер (он может быть выслан на электронную почту или факс отелем либо выдан туристической компанией предоставляющей услуги по бронированию). Следует учитывать, что на популярных туристических направлениях (например, в Турции) самостоятельное бронирование может увеличить стоимость проживания.

О наличии такого условия и обязательном перечне прививок необходимо заблаговременно узнать в соответствующем посольстве (консульстве). Приказ о командировках в такие страны должен издаваться заранее (с учетом необходимого для вакцинации времени, а также вероятности поствакцинальных осложнений).

Если в учреждении нет специальной службы, занимающейся оформлением командировок за пределы Российской Федерации, то в Положении о служебных командировках целесообразно предусмотреть возможность обратиться к подрядчику (юридическому или физическому лицу), который может взять на себя обязанности не только по приобретению билетов, но и по всем вопросам, связанным с организацией командировки.

Для государственных и муниципальных учреждений здравоохранения необходимо учитывать следующее. Согласно п. 26 ч. 2 ст. 55 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ"0 размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" размещение заказа на оказание услуг, связанных с направлением работника в служебную командировку (обеспечение проезда к месту служебной командировки и обратно, наем жилого помещения, транспортное обслуживание, обеспечение питания), возможно у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика).

Заказчик может заключить контракт с любым лицом, которое способно оказать такие услуги, если их стоимость не превышает установленный лимит бюджетных средств на командировочные расходы. Если такое лицо оказывает услуги, которые требуют дополнительных расходов (кроме командировочных), то заказчик обязан размещать заказы на оказание таких услуг в соответствии с положениями Закона № 94-ФЗ1. Так, например, под действие п. 26 ч. 2 ст. 55 Закона № 94-ФЗ не подпадают услуги по бронированию и доставке авиа- и железнодорожных билетов, бронированию гостиниц2.

Договор об оказании услуг по организации командировки должен соответствовать нормам Закона № 94-ФЗ. Договор должен называться "Об оказании услуг, связанных с направлением работника (работников) в служебную командировку". Эта же фраза должна быть повторена в предмете договора.

В обязанностях исполнителя должно быть указано следующее:

"Заказчик обязан:

• организовать проезд работника (работников) к месту служебной командировки и обратно,

• обеспечить наем жилого помещения для работника (работников) во время пребывания в служебной командировке,

• организовать транспортное обслуживание работника (работников) (при необходимости, если этот пункт не берет на себя принимающая сторона, а без этого организация командировки невозможна),

• организовать обеспечение работника (работников)питанием в стране (или странах) пребывания".

Нельзя уточнять в договоре способ обеспечения питания ("Все включено" "НВ" или "ВВ").

Локальный нормативный акт ЛПУ не может ухудшать положение работников по сравнению с действующим законодательством, поэтому при служебных командировках за пределы РФ размер суточных, надбавок к суточным и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте не может быть меньше, чем установленный соответствующими нормативными правовыми актами РФ.

Размер суточных в иностранной валюте определяется организацией в соответствующем разделе Положения о служебных командировках. Поскольку нормативный размер суточных3 в иностранной валюте указан в долларах США, то и в разделе "Порядок и размеры возмещения командировочных расходов при командировках на территории иностранных государств" Положения о служебных командировках целесообразно указать его в той же валюте.

За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы Российской Федерации, суточные выплачиваются:

• при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определенных Положением о служебных командировках для командировок в пределах территории РФ;

• при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определенных Положением для командировок на территории иностранных государств.

Работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% суточных, установленных в организации Положением о служебных командировках (напомним, что при однодневных командировках в пределах страны суточные не выплачиваются).

Аванс на загранкомандировку может быть выдан как в валюте, так и в рублях

(с тем, чтобы работник купил наличную валюту в обменном пункте).

Для выдачи наличных валютных средств учреждение может:

• снять их со своего текущего валютного счета (при его наличии);

• купить валюту в банке.

Поскольку ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях и за соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций1, определим, что и как оплачивается работнику при выдаче ему валюты на командировочные расходы.

В Указании Центробанка России от 14.08.2008 № 2054-У"О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации" определен порядок снятия наличной валюты со своего счета. Учреждение должно подать в банк соответствующее письмо, составленное в произвольной форме или по форме, разработанной банком.

В письме должны быть указаны реквизиты, перечисленные в п. 2.1 Указания:

• наименование учреждения;

♦ дата составления письма и получения наличной иностранной валюты;

♦ номер банковского счета;

♦ Ф.И.О. лица, получающего наличную валюту;

♦ реквизиты документа, удостоверяющего личность;

• наименование наличной иностранной валюты и сумма, подлежащая выдаче. Письмо должны быть подписано работниками, наделенными правом первой и второй подписи, и подтверждено печатью учреждения.

Учреждение дает банку поручение на покупку наличной валюты и перечисляет определенную сумму в рублях (при этом также нельзя забывать о требованиях Закона № 94-ФЗ - возможно, придется проводить котировки для определения банка, в котором следует приобрести валюту).

Валюту для командировки можно приобрести и в обменном пункте, но сделать это может только сам работник - учреждение должно проводить все операции с валютой только через банк2.

В этом случае аванс выдается работнику в рублях.

Покупка наличной валюты в обменном пункте для загранкомандировки должна быть документально подтверждена. Единая форма подтверждающего документа не установлена (устанавливается банком самостоятельно), но документ в обязательном порядке должен быть подписан кассиром обменного пункта3. Если такой документ отсутствует, то расходы по обмену валюты не учитываются и работнику не возмещаются.

Если работник за рубежом обменивает свободно конвертируемую валюту (доллары, евро и т. д.) на национальную (неконвертируемую) валюту, то при возмещении ему расходов по обмену применяется обменный курс банка, осуществлявшего обмен валюты в стране командирования.

При выдаче сотруднику на командировочные расходы национальной валюты, которая не котируется Банком России, пересчет сумм производится по справочному курсу иностранных валют, не котируемых Банком России (кросс-курсу).

Организации не могут выдавать под отчет денежные средства своим работникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации1. Банковская карта, на которую можно перечислять денежные средства под отчет, должна быть корпоративной. Она должна быть оформлена на юридическое лицо.

В Положении о служебных командировках предусматривают возможность предоставить командируемому работнику корпоративную пластиковую карточку с перечислением на нее командировочных расходов (это касается и командировок в пределах РФ).

В Положении следует определить, что при выдаче аванса на командировку работник обязан ознакомиться с документами на выданный ему аванс (это может быть справка-расчет на выдаваемый аванс или иной документ, предусмотренный бухгалтерским делопроизводством в учреждении) и что до него должна быть доведена информация о необходимости документально подтвердить расходы, связанные с командировкой.

Перечень документов, представляемых для подтверждения расходов, связанных с командировкой

Согласно нормам ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, должны быть указаны в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации.

Для компенсации расходов на оформление загранпаспорта оправдательным документом является квитанция об оплате государственной пошлины; для оплаты расходов на медицинскую страховку - информация с сайта посольства соответствующей страны о том, что страховка является обязательным условием получения визы; полис медицинского страхования; квитанция приходного кассового ордера или иной документ, подтверждающий факт оплаты страховки.

Для компенсации консульского сбора за оформление визы требуется представить квитанцию о приеме документов на оформление визы, ксерокопию паспорта работника, где проставлена виза, а также документы с расценками посольства или консульства иностранного государства на оформление виз. В случае, если документы оформлялись через визовый центр посольства или консульства, нужна также квитанция об оплате услуг визового центра.

Для компенсации расходов на проезд представляют авиа- и (или) железнодорожные билеты, билеты на автобус, маршрутное такси, речное или морское судно; если был оформлен электронный билет, - распечатку электронного документа на бумаге; посадочный талон с указанием фамилии пассажира, маршрута, даты полета; чек контрольно-кассовой техники или иной документ строгой отчетности, подтверждающий факт оплаты (если билет оформлен не на бланке строгой отчетности) (письмо Минфина России от 11.10.2007 № 03-03-06/1/ 717). Если оригинал проездного документа (посадочного талона) у работника не сохранился, он может представить иные документы, подтверждающие проезд, - накладную, счет или счет-фактуру, выданные транспортным агентством, со сведениями о номере проездного документа, Ф.И.О. пассажира, маршруте и стоимости билета, или дубликат билета.

Для получения компенсации расходов на проживание нужны ваучер, подтверждающий онлайн-бронирование; документы, подтверждающие факт оплаты; инвойс (счет-фактура), выданный зарубежным отелем. Поскольку делопроизводство в РФ ведется на русском языке, документы на иностранных языках должны содержать построчный перевод на русский язык.

Для компенсации расходов на такси на территории Российской Федерации необходимо представить чек контрольно-кассовой техники и квитанцию, заказ- наряд или любой документ, подтверждающий факт оказания услуги такси. Это может быть также квитанция на оплату пользования легковым такси, содержащая следующие реквизиты: наименование, серию и номер квитанции на оплату пользования легковым такси, наименование транспортной компании, дату выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси, стоимость пользования легковым такси, фамилию, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

Расходы на такси за рубежом подтверждают квитанции (чеки такси, такси- счета), действующие в соответствующих государствах, с указанием маршрута поездки, даты поездки и ее стоимости, а также времени оказания услуг.

Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства (или работником не получены авансовые средства на командировку), то выплата работнику осуществляется в рублях по официальному обменному курсу Банка России к иностранным валютам стран пребывания, установленному на день утверждения авансового отчета.

В случае отсутствия у работника документов, подтверждающих обмен валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту страны пребывания, перерасчет документально подтвержденных командировочных расходов осуществляется исходя из официального обменного валютного курса, установленного Банком России на день утверждения авансового отчета.

При выезде сотрудника в командировку за счет средств принимающей стороны в ЛПУ оформляются только служебное задание, приказ о командировании (где в строке источник финансирования указывается "за счет средств принимающей стороны") и командировочное удостоверение (при необходимости).

Если работник, направленный в служебную командировку на территорию иностранного государства, в период служебной командировки обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны (что должно быть указано в приглашении), то учреждение не производит выплату суточных в иностранной валюте.

Если принимающая сторона не выплачивает указанному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, то ЛПУ выплачивает ему суточные в иностранной валюте в размере 30% суточных, определенных для страны командирования1.

Если в приглашении ничего не сказано о питании и (или) об обеспечении иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, то суточные выплачиваются в тех размерах, которые установлены Положением о служебных командировках учреждения. Целесообразно осветить этот вопрос в приказе о командировании работника.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Повышаем квалификацию

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Критерии качества 2017: готовимся к оценке по-новому

Интервью

ФФОМС Наталья Стадченко

Председатель ФФОМС Наталья Стадченко в интервью журналу «Здравоохранение»:

Для медработника страховой представитель – это и контролер, и юридический консультант, и помощник одновременно


Рассылка




Наши продукты




















© МЦФЭР, 2006 – 2017. Все права защищены.

Портал zdrav.ru - медицинский портал для медицинских работников. Новости и статьи для главных врачей, медицинских сестер, заместителей главного врача, специалистов по качеству медицинской помощи, заведующих КДЛ, медицинских юристов, экономистов ЛПУ, провизоров и руководителей аптек.

Информация на данном сайте предназначена только для медицинских работников. Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-38302 от 30.11.2009


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — журнал в формате pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль