text
Портал для медицинских работников

Актуальные проблемы ресурсного обеспечения деятельности лечебно-профилактических учреждений. Проблемы и пути решения

  • 15 июня 2011
  • 177

Федеральный закон от 21.07.2005 г. № 94-ФЗ “О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд” (далее – Закон № 94-ФЗ) и внесенные в него изменения создают условия для конкуренции поставщиков, предоставляют лечебно-профилактическим учреждениям возможности не только выбора поставщика товара или услуги, но и контроля за выполнением заказа. При этом обретенная учреждениями самостоятельность возлагает на них ответственность за качественное ресурсное обеспечение медицинской деятельности.

В то же время, если процедуры оформления и размещения заказов регламентированы нормативно-правовыми актами, то процесс планирования закупок, в том числе, определение количества необходимых лекарственных препаратов и расходных материалов, часто не имеет четких методических подходов. В итоге, это может привести к ситуации, когда одни лекарства или расходные материалы окажутся невостребованными, а другие будут в дефиците.

Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: Приказ о внедрении ВКК, Алгоритм создания СОПа, Приказ о Внедрении профстандартов

Организация медицинской деятельности лечебно-профилактических учреждений, напрямую зависит от их ресурсного обеспечения. На макроэкономическом уровне эффективный менеджмент ресурсов снижает финансовые риски государства и повышает удовлетворенность населения, как потребителя медицинских услуг. На  уровне ЛПУ рациональное использование материально-технических и финансовых ресурсов оказывает значительное влияние на качество оказываемой медицинской помощи и обеспечивает стабильное функционирование учреждения, как хозяйствующего субъекта.

Полномочия по нормативно-правовому регулированию реализации Закона № 94-ФЗ находятся в ведении Минэкономразвития России. Вместе с тем, определение потребности медицинских организаций в материальных ресурсах (в лекарственных средствах, изделиях медицинского назначения, специальном оборудовании и т.д.) существенно отличается от подобной деятельности в других отраслях – строительстве, промышленности и т.д.

Отсутствие у Минздравсоцразвития России полномочий по нормативному и методическому регулированию ресурсного обеспечения ЛПУ привело к полиморфизму подходов при принятии главными врачами решений о методологии этой работы и о распределении обязанностей и ответственности сотрудников, задействованных в ресурсном обеспечении. Это, в свою очередь, становится причиной множества процедурных и иных нарушений.

Объем задач по ресурсному обеспечению, решаемых непосредственно медицинским учреждением, определяется полномочиями по размещению заказов, делегируемыми органами власти регионов и вышестоящим органом управления здравоохранением. При этом, проведение процедур размещения заказов может быть как централизованным (на уровне органа исполнительной власти региона, уполномоченного на размещение заказов), так и закрепленным непосредственно за учреждением. Приведем сравнительный анализ централизованной и децентрализованной модели управления размещением заказов.

преимущества

недостатки

Централизованная модель

Лучшая управляемость системы.

Возможность консолидации объемов закупаемой продукции с целью достижения экономии денежных средств.

Возможность содержания квалифицированных специалистов

Низкий уровень оперативности.

Высокий уровень регламентированности (ригидность системы).

Необходимость содержания специалистов, ориентирующихся в технических аспектах всех направлений деятельности ЛПУ

Децентрализованная модель

Оперативность и гибкость.

Возможность максимального учета потребности конечного потребителя.

Знание узкоспецифичного рынка и технических характеристик продукции

Дублирование функций по закупкам идентичной или сходной продукции.

Отсутствие координации.

Трудность управленческого контроля.

Отсутствие квалифицированных специалистов по госзаказу и возрастание риска возникновения нарушений

При построении организационной системы размещения заказов в конкретном ЛПУ целесообразно использовать преимущества и нивелировать недостатки каждой из моделей.

В условиях наличия у ЛПУ полного объема закупочных компетенций, ресурсное обеспечение может быть представлено в виде комплекса взаимосвязанных процессов, реализация каждого из которых представляет собой сходную последовательность действий, приводящих к заключению и исполнению государственного контракта. Каждый процесс имеет определенные этапы реализации.

Отсутствие унифицированных подходов к работе приводит к проявлению проблем и ошибок, которые могут возникать на любом из этапов. Так, например, завышение потребности на этапе планирования приводит к образованию сверхнормативных производственных запасов. Следствием этого становится необоснованное отвлечение оборотных средств, что, в условиях ограничения финансовых ресурсов, неизбежно сопровождается появлением дефицита на других направлениях.

С целью изучения подходов к планированию закупок, применяемых в различных ЛПУ, в 2009-2010 гг. нами было проведено анонимное анкетирование сотрудников, отвечающих за обеспечение своих подразделений медикаментами и расходными материалами медицинского назначения. В опросе участвовали 364 сотрудника 38 лечебных учреждений четырех регионов Российской Федерации.  

Оказалось, что 8 из 10 опрошенных  не знакомы с требованиями законодательства о размещении заказов или знакомы с ним в общих чертах (39,6% и 40,7% соответственно). Что не удивительно, ведь только каждый десятый (11,5%) респондент сообщил о проведении специального обучения ответственного за составление заявок персонала.

Также нет единого подхода в назначении ответственного за составление заявки лица: в одних учреждениях это заведующие отделениями (30,2%), в других – старшие медицинские сестры (42,0%), а четверть опрошенных (26,6%) указали одновременно и заведующего отделением, и старшую медицинскую сестру. Отсутствует и единая система согласования заявок: в половине учреждений (53%) они согласовываются с заместителем главного врача по профилю, в трети учреждений (31,3%) – с «представителем администрации», в каждом десятом случае (12,4%)- с главными медицинскими сестрами.

Отсутствует единая политика в периодичности подачи заявок на закупку в различных ЛПУ. Так в 25,8% ЛПУ заявка формируется и утверждается на текущий год, в 25,3% - ежеквартально, в 26,6% - ежемесячно, 19,5% подают заявки на закупку бессистемно, когда в отделении заканчивается расходный материал, а 2,7% выбрали другой вариант ответа.

Отсутствует и единая методология составления заявок: более половины респондентов (56,6%) формируют заявки, исходя из фактически потребленного количества расходных материалов за предыдущий период, 14,3% заявили вообще об отсутствии какой-либо системы. Только 29,1% опрошенных сообщили, что заявка рассчитывается на основании статистических отчетов за предыдущий период (по количеству пролеченных больных, выполненных процедур, вмешательств, манипуляций).

В качестве источника информации о новинках рынка расходных материалов безусловно лидируют торговые представители медицинских компаний, на которых указали 61,5% опрошенных. Далее с почти одинаковым числом голосов следуют информация, получаемая из специализированных журналов и Интернета и информация, получаемая от коллег (44% и 42,9%). Информирующая роль руководства больницы, проводящего регулярные занятия с персоналом, довольно низка, на нее указали только 15,4% респондентов.

Результаты проведенного анкетирования свидетельствуют об отсутствии унифицированных подходов к ресурсному обеспечению, неосведомленности исполнителей о нормативных требованиях к закупочной деятельности, недостаточной роли руководства ЛПУ по обучению ответственного персонала составлению заявок и информированию их о современных подходах, оптимизирующих деятельность.

Рассмотрим проведенный анализ наиболее типичных ошибок заказчиков, а также возможные последствия этих ошибок.

Проанализировав предпосылки, приводящие к возникновению проблем при размещении заказов, можно выделить находящиеся в основе проблем причины как внешнего, так и внутреннего характера. К внешним причинам можно отнести несовершенство и изменчивость действующего законодательства о государственных закупках и большой объем подзаконных нормативных актов, отсутствие практического опыта и невозможность его заимствования, большой объем документации.

К внутренним – отсутствие системного подхода у администрации ЛПУ к организации процессов ресурсного обеспечения и планированию потребностей, отсутствие внутриучрежденческих регламентов, недостаток квалифицированных кадров.

Анализ характера и основных причин затруднений, с которыми сталкиваются медицинские учреждения при размещении заказов, а также анализ ошибок, совершаемых на каждом этапе, свидетельствует о необходимости принятия мер по исключению ролевой неопределенности и закреплению зон персональной ответственности исполнителей.

Планирование процессов размещения заказов для нужд государственных и муниципальных медицинских учреждений должно быть научно обосновано, а методики определения оптимальной потребности подразделений в материально-технических ресурсах должны базироваться на утвержденных стандартах медицинской помощи.

Кроме того, было бы целесообразно включение этих методик в программу последипломного образования заведующих отделениями и старших медицинских сестер (или иного персонала, занимающегося формированием заказов для нужд подразделений ЛПУ).

Создание отдельного подразделения по размещению заказов позволяет оптимизировать ресурсное обеспечение лечебно-профилактических учреждений

По нашему мнению, оптимальным является построение в медицинском учреждении соответствующей организационной системы, формируемой с учетом экономического и кадрового потенциала учреждения. Такая система, разработана и внедрена на базе Городской клинической больницы № 1 им. Н.И. Пирогова г. Москвы в виде организационно-функциональной модели ресурсного обеспечения.

В основу модели положен принцип централизации деятельности по размещению заказов и исполнению контрактов с делегированием непосредственным получателям товаров, работ, услуг части функций по планированию и подготовке к размещению заказов, а также по согласованию заключения и контролю исполнения государственных контрактов.

Базовым модулем такой системы стало отдельное подразделение по размещению заказов, сотрудники которого имеют специальную подготовку по направлению “Управление государственными и муниципальными заказами”. Задействованность в ресурсном обеспечении различных структурных подразделений, предполагает регламентацию, создание правил взаимодействия и установление зон ответственности элементов системы.

Были определены функции и ответственность всех подразделений и должностных лиц, принимающих участие в решении проблем ресурсного обеспечения учреждения.

Главный врач

Несет ответственность за результаты деятельности ЛПУ по всем направлениям. Является членом комиссии по размещению заказов.

  1. Подписывает решения государственного заказчика о размещении заказов.
  2. Утверждает документацию об открытом аукционе в электронной форме.
  3. Подписывает государственные контракты и гражданско-правовые договоры от имени учреждения.
  4. Подписывает приказы по больнице об утверждении условий контрактов, об изменении или прекращении их действия.

Директор больницы

Несет ответственность за организацию производственно-хозяйственной деятельности больницы и материально-техническое обеспечение лечебно-диагностического процесса. Является председателем комиссии по размещению заказов для нужд ГКБ № 1 им. Н.И. Пирогова.

  1. Организует и контролирует в соответствии с требованиями действующего законодательства деятельность:
    • по размещению государственных заказов;
    • по заключению государственных контрактов по результатам размещения государственного заказа;
    • по внесению изменений в контракты;
    • по вводу сведений о заключении, изменении и исполнении  контрактов.
  2. Определяет порядок взаимодействия всех участников процессов размещения заказов.
  3. Анализирует результаты деятельности по ресурсному обеспечению больницы.
  4. Представляет учреждение во внешних структурах по направлениям своей деятельности.
  5. Координирует взаимодействие ГКБ № 1 им. Н.И. Пирогова и Департамента здравоохранения г. Москвы в процессах размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг по направлениям, относящимся к приоритетным для обеспечения непрерывного функционирования ЛПУ.
  6. Согласовывает решения о размещении государственных заказов и государственные контракты в части соответствия требования законодательства о размещении заказов до подписания главным врачом больницы.
  7. Контролирует деятельность персонала, принимаемые решения, своевременность и качество ресурсного обеспечения.

Главный бухгалтер

Является заместителем председателя комиссии по размещению заказов для нужд ГКБ № 1 им. Н.И. Пирогова. Осуществляет контроль за рациональным использованием всех видов ресурсов.

  1. На этапе подготовки к размещению заказа: согласовывает решение о размещении заказа в части сроков и условий расчетов.
  2. На этапе заключения контрактов: согласовывает контракт перед подписанием.
  3. Осуществляет контроль за деятельностью материальной группы бухгалтерии в части:
  • своевременной оплаты обязательств больницы по государственному контракту;
  • своевременному возврату средств, перечисленных в качестве обеспечения заявки на участие в торгах, обеспечения исполнения контрактов.

Отдел закупок и торгов

Сотрудники отдела входят в состав комиссии по размещению заказов. Принимает участие в реализации всех этапов размещения заказов:

На этапе планирования:

  • ормирует планы-графики торгов;
  • определяет и корректирует стоимость размещаемого заказа.

На этапе подготовки к размещению заказа:

  • самостоятельно или с привлечением получателей ресурсов производит определение начальной (максимальной) стоимости контракта и описание основных характеристик и потребительских свойств продукции с учетом требований, предъявляемых законом о размещении заказов;
  • осуществляет под контролем директора определение выбора способа размещения заказа, формирование аукционной документации;
  • формирует проект контракта (с привлечением юридического отдела);
  • формирует решение заказчика о размещении заказа.

На этапе размещения заказов:

  • выполняет все закупочные процедуры;
  • формирует все документы, необходимые на этом этапе (извещения, разъяснения, протоколы).

На этапе заключения контрактов:

  • принимает участие в проверке приложений (спецификаций);
  • в случае непоступления в установленный срок контракта от победителя, составляет протокол об уклонении от заключения контракта и информирует контролирующие органы.

На этапе исполнения контрактов:

  • контролирует качество поставляемых товаров в сфере ведения отдела;
  • •ведет претензионную работу.

Сформированная таким образом организационно-функциональная модель позволила более четко, последовательно и оперативно решать задачи по ресурсному обеспечению больницы, более гибко и успешно справляться с задачами оперативного обеспечения деятельности ЛПУ.

Значительно улучшилось оперативное планирование и снизилась доля экстренных “авральных” закупок, улучшилась согласованность действий структурных подразделений на всех этапах размещения заказов, заключения и исполнения контрактов, внедрен ежедневный мониторинг контрактов с истекающими сроками исполнения, что способствует своевременному началу претензионной работы.

По данным мониторинга с использованием Единой автоматизированной информационной системы торгов г. Москвы (ЕАИСТ) за период работы внедренной модели в ГКБ № 1 им. Н.И. Пирогова случаев несвоевременной публикации протоколов и ввода данных о заключении контрактов не было.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Повышаем квалификацию

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт предназначен для медицинских работников!


Чтобы подтвердить ваш статус, зарегистрируйтесь, и:

Читайте экспертные
материалы

Скачивайте готовые
формы и СОПы

Смотрите
бесплатные вебинары

13 000 статей

1 500 инструкций

200 записей

Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для медицинских работников!


Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, зарегистрируйтесь, и:

Читайте экспертные
материалы

Скачивайте готовые
формы и СОПы

Смотрите
бесплатные вебинары

13 000 статей

1 500 инструкций

200 записей

Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для медицинских работников!


Чтобы подтвердить ваш статус, зарегистрируйтесь, и:

Читайте экспертные
материалы

Скачивайте готовые
формы и СОПы

Смотрите
бесплатные вебинары

13 000 статей

1 500 инструкций

200 записей

Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.