Командировочные расходы: как и на чем лучше экономить

164

Сокращение затратВ условиях кризиса каждая копейка на счету. Особое внимание руководители уделяют оптимизации расходов.

В нашей статье речь пойдет о командировке, довольно затратной строке бюджета.

Сейчас не имеет особого значения, заграничная поездка или нет, издержки в любом случае немалые.

  • Можно ли сэкономить на оплате командировочных расходов?
  • Есть ли способы  завязать пояс потуже ?
  • Как максимально сократить необходимые затраты, избежать излишних трат и при этом не нарушить закон?

Работодатель обязан возместить сотруднику отдельные расходы, понесенные во время командировки (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ).

Общие правила компенсации расходов установлены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение).

При направлении в командировку возмещаются расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • дополнительные, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Командировка за границу предполагает другие дополнительные траты, которые также ложатся на плечи работодателя (п. 23 Положения).

Дополнительные расходы могут содержать:

  1. Затраты на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов.
  2. Обязательные консульские и аэродромные сборы.
  3. Сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта.
  4. Расходы на оформление обязательной медицинской страховки и др.

Проблема: Неэффективное расходование средств медицинской организации сотрудниками в командировках

Чем грозит: Материальные потери медицинской организации

Как избежать: Исключить нерациональные расходы, контролировать расходование средств

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов зависят от того, финансируется компания из бюджета или нет (см. табл.).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов

Категория работодателей

Организации, финансируемые из федерального бюджета

Организации, финансируемые из региональных бюджетов

Организации, финансируемые из местных бюджетов

Коммерческие организации

Документы, устанавливающие порядок и размеры расходов

Нормативные правовые акты органов государственной власти РФ

Нормативные правовые акты органов государственной власти субъектов РФ

Нормативные правовые акты органов местного самоуправления

Коллективный договор, локальные нормативные акты работодателя

Ограничение размеров возмещения расходов

Предельные размеры указаны в постановлении Правительства РФ от 02.10.2002 № 729

Предельные размеры устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ

Предельные размеры устанавливаются нормативными правовыми актами органов местного самоуправления

Работодатель может самостоятельно установить предельные размеры расходов, которые он будет компенсировать. Минимальные пределы не оговариваются

В коммерческих организациях порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются коллективным договором и (или) локальным нормативным актом, например Положением о служебных командировках.

Отметим, что последний вариант наиболее распространен.

Расходы, связанные с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, компенсируются при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения).

В документах работодатель обязан указать размер суточных. Эти выплаты не подтверждаются документально, и для целей налогообложения будут приниматься только предусмотренные суммы.

Работодатель может также предусмотреть:

  • виды транспорта, уровень комфорта, способы покупки билетов;
  • категорию гостиницы или иного жилого помещения;
  • перечень дополнительных расходов и способы их согласования и возмещения и др.

Читайте бесплатно в системе «Экономика ЛПУ»:

Как контролировать расходы

Можно предусмотреть составление детализированных отчетов:

  1. «Структура командировочных расходов»,
  2. «Отчет по гостиницам»,
  3. «Отчет по проездным»,
  4. «Отчет по сотрудникам, совершившим наибольшее количество поездок» и др.

Регулярный анализ таких документов позволит сделать командировочные расходы прозрачными и управляемыми, к чему стремится любой работодатель.

Если сотрудники самостоятельно бронируют гостиницы, заказывают удобные билеты, неизбежно возникают трудности с оценкой эффективности использования средств компании.

Штрафы главврачей и руководителей подразделений: таблица

Штрафы главврачей и руководителей подразделений: таблица
посмотреть/скачать>>

В последствии невозможно понять, действительно ли сотруднику пришлось купить билет в бизнес-классе или заселиться в дорогой отель, потому что других номеров или билетов дешевле не нашлось?

Контроль организации служебных поездок позволит исключить подобные ситуации и предотвратить необоснованные траты.

Кто контролирует расходы

Трудовое законодательство содержит открытый перечень командировочных расходов, подлежащих возмещению. Это обстоятельство, к сожалению, служит отличным поводом для претензий со стороны проверяющих налоговых инспекций, Пенсионного фонда РФ, ФСС России и Государственной инспекции труда (ГИТ).

Внутри самих организаций также есть подразделения, которые внимательно следят за соответствием командировочных расходов целевому назначению, — финансовая служба, аудиторы и контролеры (ч. 1 ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Эти сотрудники контролируют суммы, заложенные в бюджете конкретной организации, не допускают перерасхода, а в условиях кризиса еще и анализируют возможности экономии.

Чтобы избежать конфликтов с внешними и внутренними проверяющими, добиться существенной экономии на командировках, затраты по каждому работнику нужно планировать индивидуально — с учетом города, причин и количества поездок и т. п. Это позволит исключить неэффективные и нерациональные расходы.

Способы экономии

Установление лимита

Самый действенный способ оптимизации командировочных расходов — введение лимитов на стоимость проживания в гостиницах, классы обслуживания, трансфер (аренду автомобиля для доставки от самолета до дверей гостиницы) и т. д. Лимиты могут изменяться в зависимости от должности сотрудника, направления и длительности служебной поездки.

Все виды лимитированных расходов нужно зафиксировать на локальном уровне, например в Положении о служебных командировках или в приложениях к нему.

Экономия на жилье

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику при представлении необходимых документов в порядке, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом:

  • за весь период пребывания в командировке (п. 14 Положения);
  • время вынужденной остановки в пути (п. 13);
  • период временной нетрудоспособности при определенных условиях (п. 25).

Комментарий автора

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов могут быть определены как в коллективном договоре, так и в локальном нормативном акте работодателя. Если эти нормы установлены коллективным договором, то возникает меньше проблем при учете таких расходов в целях налогообложения прибыли (ст. 255 Налогового кодекса РФ, далее — НК РФ).

Если же размеры, порядок и условия возмещения командировочных расходов закреплены в локальном акте, работодателю будет проще изменить эти нормы.

Изменения в документы вносятся в том же порядке, в каком они принимались. Соответственно, если нормы Положения о командировках могут быть изменены работодателем с учетом мнения профкома, то при необходимости внести изменения в коллективный договор это решение должно быть согласовано с представительным органом работников.

Обращаем внимание на тот факт, что при изменении локальных актов на работников всегда будет распространяться только та редакция, с которой его знакомили в момент заключения трудового договора.

Изменения возможны исключительно по соглашению сторон. На работников, трудоустроенных после введения изменений, будет распространяться новая редакция документа.

Есть несколько способов сэкономить на жилье:

  1. Установить лимит на стоимость проживания.
  2. Ограничить возможность выбора категории гостиницы и типа номера.
  3. Заключить договор с гостиницей напрямую.
  4. Арендовать квартиру на длительный срок.

Стоимость проживания в гостинице зависит от категории («звездности») гостиницы и типа номера. Выбор категории и типа номера существенно влияет на бюджет командировки. У работодателя есть право в локальных документах оговорить допустимое количество «звезд», типы номеров и максимальную цену проживания (например, в зависимости от города).

Сэкономить можно, заключив напрямую договоры с гостиницами, где чаще всего останавливаются работники организации. В этом случае в локальном нормативном акте нужно указать, что командированные сотрудники останавливаются в отелях, с которыми заключил договор работодатель.

Компания может организовать поиск и выбор дешевого жилья (в зависимости от финансовых возможностей и желания работодателя).

Некоторые организации, часто и на длительное время направляющие сотрудников в конкретные города, арендуют там для них жилые помещения. Нередко это оказывается значительно дешевле, чем размещение в гостиницах или аренда иных жилых помещений на короткие сроки. Вот только оплачивать квартиру придется постоянно.

Читайте также в журнале «Экономика ЛПУ в вопросах и ответах»

Снижение расходов на проезд

Работнику, направленному в командировку, возмещаются расходы на проезд:

  • к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (п. 12 Положения);
  • из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах (п. 22).

Самый очевидный способ экономии — локальными документами ограничить виды транспорта и уровень комфортности проезда. Так можно возмещать расходы на приобретенные билеты только в части установленных ограничений. Наиболее дорогой вид транспорта — самолет. Расскажем, как можно сэкономить на авиабилетах.

5 способов снизить расходы на проезд

 Способ 1 

Заключить прямой договор с авиаперевозчиком. Это позволит организации получить льготные тарифы, накопительную систему скидок и т. п. Правда, для медицинских организаций этот способ вряд ли подойдет.

 Способ 2

Установить ограничения по тарифам авиабилетов (можно по категориям работников).

 Способ 3

Покупать авиабилеты по спецпредложениям. Однако следует помнить, что недорогие билеты, приобретаемые по ограниченным эконом- или промотарифам, как правило, являются невозвратными. Нелишним будет предусмотреть в локальном положении обязанность работника компенсировать неоправданный возврат таких билетов.

 Способ 4

Покупать авиабилеты у низкобюджетных авиакомпаний (дискаунтеров или лоукостеров). Бюджетный авиаперевозчик отличается от традиционной авиакомпании тем, что предлагает билеты по сниженной цене. В среднем цены на такие рейсы ниже на 40–60%.

 Способ 5

Покупать авиабилеты заранее. Чем раньше забронирован билет, тем он дешевле.

Во избежание споров, как с работником, так и с проверяющими органами рекомендуем предусмотреть в локальном нормативном акте условие о том, что командированный работник не вправе оплачивать авиа- и железнодорожные билеты личными милями (баллами, бонусами), накопленными в различных программах лояльности перевозчиков и банков.

Что касается признания стоимости таких билетов в составе расходов при налогообложении прибыли, на этот счет существуют два мнения.

Мнение!

Стоимость билетов, приобретенных за мили (баллы, бонусы), нельзя учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль.

Аргумент: накопление миль (баллов, бонусов) — это форма предоставления накопительной скидки за участие в программе лояльности. А значит, премиальный билет достался командированному работнику бесплатно, ведь он не понес никаких затрат.

Фактические затраты командированного работника в данном случае — это топливный и иные сборы, которыми в соответствии с законодательством облагается бонусный авиабилет. Соответственно, только на эти фактически понесенные затраты организация и может уменьшить налог на прибыль (подп. 4, 12, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), а также возместить их работнику.

Это безопасный вариант учета расходов, который мы рекомендуем осторожным налогоплательщикам.

Мнение!

Расходы можно учесть при исчислении налога на прибыль при наличии справки или заверенной копии правил бонусной программы от перевозчика с точным расчетом стоимости поездки и переводом миль в рубли.

Аргумент: по условиям программ лояльности билет получен сотрудником не даром, а за предыдущие перелеты. Своя логика в этом есть, но нужно быть готовым отстаивать ее в суде. Если возникнет желание компенсировать работнику потраченные мили, обмененные им на билет, эту сумму ни при каких условиях нельзя будет учесть при исчислении налога на прибыль, даже если такой порядок возмещения предусмотрен локальным актом.

Нужно понимать, что таким образом фактически происходит обналичивание работнику накопленных им миль (баллов).

Экономия на покупке валюты

Полезные советы

Обычно организация выдает деньги на загранкомандировку в рублях, а валюту работник покупает сам. В связи с этим нередко возникает ситуация, когда расходы произведены, а вот подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту возможности нет. Сотрудник не сохранил справку о покупке.

В условиях кризиса и колебания курса валют по отношению к рублю отсутствие такой справки может обернуться дополнительными финансовыми потерями для работодателя. Мы рекомендуем разъяснить работникам важность сохранения справки о покупке и ввести такую обязанность локальным нормативным актом.

Это интересно! Иностранных авиакомпаний-дискаунтеров много, поэтому на зарубежных командировках можно хорошо сэкономить.

В России низкобюджетным перевозчиком является авиакомпания «Победа», входящая в группу «Аэрофлот». Она совершает рейсы из Москвы в крупные российские города.

Даты выдачи аванса и утверждения авансового отчета, как правило, различаются. Официальный курс валют Центробанка меняется ежедневно. При этом датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При наличии справки о покупке валюты работодатель смог бы учесть больше расходов для целей налогообложения прибыли и заплатить меньше налогов. Кроме того, отсутствие справки существенно усложняет налоговый учет командировочных расходов в валюте.

Читайте в ближайших номерах журнала «Экономика ЛПУ в вопросах и ответах»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Повышаем квалификацию

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Наши продукты




















      © МЦФЭР, 2006 – 2017. Все права защищены.

      Портал zdrav.ru - медицинский портал для медицинских работников. Новости и статьи для главных врачей, медицинских сестер, заместителей главного врача, специалистов по качеству медицинской помощи, заведующих КДЛ, медицинских юристов, экономистов ЛПУ, провизоров и руководителей аптек.

      Информация на данном сайте предназначена только для медицинских работников. Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-38302 от 30.11.2009

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — журнал в формате pdf

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль