Журналы учета лекарственных средств: образцы и требования

298

В стационарном отделении учетом медикаментов занимается старшая медсестра, которая регистрирует их поступления, расход составляет сопутствующую отчетность. Расскажем, как вести журнал учета лекарственных средств, образец которого приведен в приложении к статье.

В медучреждении или аптеке за ведение предметно-количественного учета лекарств отвечает ответственный фармацевт, провизор или медсестра.

Для облегчения ведения учета расходно-приходные манипуляции с препаратами, которые положено учитывать, фиксируются в специальных учетных формах. Отдельная форма журнала предусмотрена лишь для сильнодействующих наркотических веществ, назначаемых пациентам.

Все организации здравоохранения и фармацевтические организации, сталкивающиеся в своей деятельности с приходом и расходом лекарственных препаратов, осуществляют их строгий учет, для чего заводят свои журналы ПКУ.  В частности, это бюджетные и частные медучреждения, различные аптеки, косметологические и врачебные кабинеты.

Рассмотрим некоторые особенности, касающиеся правил ведения учетных форм, о которых мы говорили выше.

Список мест хранения ЛС и медизделий в подразделениях

Список мест хранения ЛС и медизделий в подразделениях
посмотреть/скачать>>

Какие журналы ПКУ должно вести лечебное учреждение

Журнал, отражающий приходно-расходные операции с наркотическими и сильнодействующими препаратами, а также с прекурсорами таких лекарств;

В каждом отделении медучреждения учитывается приход, расход и остаток лекарственных препаратов;

В больничной аптеке также ведется отдельный журнал, в котором регистрируются манипуляции по приему и отпуску лекарственных препаратов

Основной журнал учета лекарственных средств (образец в Приложении) позволяет медработнику фиксировать поступление медикаментов, их расходование при выполнении врачебных назначений, ежемесячно сверять остатки препаратов.

Читайте также в журнале «Главная медицинская сестра»

Ведение учета лекарств в отделениях стационара

Все медикаменты, поступающие в медучреждение, имеют сопроводительную документацию, как правило, это накладные.

При поступлении всей партии лекарств в медучреждение, главная медсестра должна изучить потребность отдельных кабинетов и отделений в различных препаратах, и распределяет их между ними.

Кроме того, по информации, поступившей от старших медсестер отделений, главная медсестра составляет сводную отчетность по медучреждению о препаратах, подлежащих ПКУ, и направляет отчет формы 2-МЗ в централизованную бухгалтерию, после чего он подписывается главным врачом.

Учет сильнодействующих и наркотических препаратов в медучреждении

Одним из условий получения медицинской лицензии является наличие в организации учета лекарственных препаратов. И все документы, по которым такой учет организуется подлежат строгому учету.

Это значит, что их ведение подчиняется определенным требованиям, а инспектирующие органы имеют право запросить нужные им документы для того, чтобы проверить правильность их заполнения и соответствие учета требованиям нормативных актов.

Главный врач назначает ответственное должностное лицо, которое отвечает за ведение учетных форм.

На данный момент одинаковую силу имеют как журналы, заполняемые вручную, так и заполняемые в компьютере и впоследствии распечатанные.

Страницы в бумажном журнале предварительно нумеруются, а сам он прошнуровывается и скрепляется печатью медучреждения за подписью главного врача.  Каждый журнал имеет срок действия в течение одного года.

Журналы позволяют медработникам с точностью устанавливать остатки медикаментов за счет постоянной фиксации операций по их приходу и расходу по отделению.

В графах унифицированного журнала регистрируются следующие сведения:

  • порядковый номер записи;
  • название медикамента;
  • единицы, в которых измеряется его наличие (ампулы, стандарты, флаконы);
  • данные о поступлении препарата, которые отражаются в приходной документации и позволяют идентифицировать день поступления лекарств и их количество;
  • данные о выдаче препаратов медработникам в отделения;
  • количество отпущенного препарата;
  • остаток препарата (сверяется в последний день месяца);
  • примечания медработника.

Листы электронных ЖУ каждый месяц распечатываются, пронумеровываются, подписываются сотрудником, ответственным за ведение и хранение журналов ПКУ, и брошюруются следующим по следующим критериям:

  • название препарата;
  • дозировка;
  • лекарственная форма.

Любой журнал учета лекарственных средств, образец которого можно найти в Приложении не должен храниться вместе с другими документами старшей медсестры. Поскольку это документ строгой отчетности, он должен храниться в запираемом шкафу или сейфе, доступ к которому имеет медработник, отвечающий за учет медикаментов.

Перед началом нового года старые журналы нужно закончить и отправить их на хранение в архив медучреждения, где они будут храниться не менее 3-х лет.

Журнал, который ведется медработником в электронной форме, нужно хранить и вести точно также, как и бумажный вариант с некоторыми особенностями:

  • листы журнала заполняются в компьютере;
  • ежемесячно заполненные страницы распечатываются, пронумеровываются;
  • листы сшиваются с соответствующими листами к каждому препарату или его разновидности;
  • в конце года журнал формируется окончательно, подписывается ответственным лицом главным врачом, после чего направляется в архив.

Как правило, за учет лекарств в отделении отвечает старшая медсестра, и только она может фиксировать изменения их количественного состава в специальном журнале. Для этого нужно выделить отдельное время, например, в конце дня. К этому времени в отделения поступят все препараты и сопровождающие их документы.

Полученные данные или записываются в журнал ручкой, или печатаются на компьютере.

Нельзя вносить данные по всем препаратам без разграничения – отдельные разделы выделяются не только для разных лекарств, но и по каждой их лекарственной форме и дозировке.

Точно также вносится и расход. У аптек свои особенности – отдельно они учитывают рецептурные и безрецептурные препараты, чтобы вести строгий учет полученных из медучреждений рецептов.

Читайте бесплатно в системе «Главная медицинская сестра»:

Санитарно-гигиеническое содержание

Как исправить запись в журнале ПКУ

Записи в журнале нужно вести правильно и аккуратно. Однако, если старшая медсестра будет торопиться, можно сделать ошибку. Как ее исправить:

  1. Одинарной чертой зачеркнуть запись с ошибкой.
  2. Рядом внести правильную запись.

Не допускается в журнале пользоваться корректором или делать прочие подчистки.

Сверка наличия лекарственных препаратов

В конце месяца ежемесячно старшая медсестра, которая занимается учетом медикаментов, должна сверить произведенные за период записи с реальным количеством препаратов, хранящихся в отделении.

Запись о сверке вносится в журнал по каждому препарату, его дозировкам и иным формам.

Сопровождающие препараты документы нельзя уничтожать – они аккуратно сшиваются вместе и хранятся в сейфе рядом с учетным журналом. То же самое касается и расходных документов.

Указывается ли остаток лекарственного препарата в Журнале учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, если до этого он не использовался длительное время? Каковы правила его списания?

Порядок ведения предметно-количественного учета в учреждениях здравоохранения предписывает фиксировать в соответствующем журнале остаток препарата, подлежащего ПКУ, ежемесячно вне зависимости от того, использовался он в ближайшее время или нет.

Если препарат по какой-либо причине пришел в негодность до того, как истек срок его годности, он должен быть списан.

Это происходит комиссионно и сопровождается составлением Акта о списании товарно-материальных ценностей. В состав комиссии обязательно должен входить сотрудник бухгалтерии ЛПУ. 

Предусмотрена ли специальная форма журнала учета наркотических обезболивающих препаратов, сданных родными скончавшихся тяжелобольных пациентов, в амбулаторно-поликлиническом учреждении?

Положение о списании и уничтожении наркотических анальгетиков, не использованных пациентами, страдающими тяжелыми соматическими патологиями, утверждено приказом Минздрава России № 330 от 12.11.97.

Для того, чтобы предотвратить применение наркотических обезболивающих, оставшихся после смерти тяжелобольных пациентов, находившихся дома на паллиативном лечении, не по назначению главные врачи и заведующие учреждениями здравоохранения должны проводить организацию и контроль учета неиспользованных рецептов и остатков наркотических и психотропных средств, сданных близкими родственниками умершего.

Форма журнала утверждена в качестве приложения к Положению приказом Минздрава России №330от 12.11.97. Данный ЖУ должен быть пронумерован, прошнурован, подписан главным врачом и скреплен круглой печатью, указываются следующие сведения:

  • общее количество возвращенных рецептов и препаратов;
  • названия и лекарственные формы препаратов (таблетки, ампулы, порошки для приготовления раствора и проч.);

В указанном ЖУ обязательно прописывается общее число  ликвидированных наркотических анальгетиков.

Приложение 1. Журнал учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения

(наименование лекарственного средства для медицинского применения)

(дозировка, лекарственная форма, единица измерения)

Месяц

Остаток

Приход

Всего за

Расход

Всего

Остаток

Фактичес-

Подпись

на 1-е число месяца

От кого получено

№ и дата документа

Коли-

чество

месяц по приходу с остатком

Кому отпущено

№ и дата документа

Коли-

чество

расход за месяц

по журналу учета на конец месяца

кий остаток на конец месяца

уполномочен-

ного лица

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Январь

Февраль

Март

Апрель

Май

Июнь и т.д.

Приложение 2. Журнал учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения1

(наименование лекарственного средства для медицинского применения)

(дозировка, лекарственная форма, единица измерения)

Месяц

Остаток

Приход

Всего за

Виды

Расход

Расход за

Всего за

Остаток

Факти-

Подпись

на 1-е число месяца

Постав-

щик, № и дата документа

Количество

месяц по приходу с остатком

расхода

1

2

3

4

5 и т.д.

месяц по каждому виду отдельно

месяц по всем видам расходов

по журналу учета на конец месяца

ческий остаток на конец месяца

уполно-

мочен-

ного лица

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Январь

по рецептам

по требова-

ниям

Февраль и т.д.

по рецептам

по требова-

ниям

Приложение 3. Журнал учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения1

(наименование лекарственного средства для медицинского применения)

(дозировка, лекарственная форма, единица измерения)

Месяц

Остаток

Приход

Всего за

Расход

Всего

Остаток

Фактичес-

Подпись

на 1-е число месяца

От кого получено

№ и дата документа

Коли-

чество

месяц по приходу с остатком

Дата выдачи

№ медицинс-

кого документа (Ф.И.О. больного)

Коли-

чество

расход за месяц

по журналу учета на конец месяца

кий остаток на конец месяца

уполномо-

ченного лица

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Январь

Февраль

Март

Апрель

Май

Июнь и т.д.

Читайте в ближайших номерах журнала «Главная медицинская сестра»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Повышаем квалификацию

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Наши продукты




















      © МЦФЭР, 2006 – 2017. Все права защищены.

      Портал zdrav.ru - медицинский портал для медицинских работников. Новости и статьи для главных врачей, медицинских сестер, заместителей главного врача, специалистов по качеству медицинской помощи, заведующих КДЛ, медицинских юристов, экономистов ЛПУ, провизоров и руководителей аптек.

      Информация на данном сайте предназначена только для медицинских работников. Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-38302 от 30.11.2009

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — журнал в формате pdf

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль