Система 5С: как не тратить деньги на бережливые технологии

187

Принципы системыБольшая часть медиков сегодня скептически относится к использованию так называемых бережливых технологий, одним из инструментов которых является система 5С, разработанная в Японии еще в послевоенные годы.

Между тем, ее принципы направлены на то, чтобы сделать пространство вокруг более эргономичным, а сам процесс работы - более качественным, эффективным и безопасным.

Учреждения, внедрившие ее, добились больших успехов – это признали и руководители, и сами работники.

Минздрав России сегодня рекомендует главным врачам внедрять в учреждениях здравоохранения так называемые бережливые технологии. И цель – повышение доступности и качества оказания медицинской помощи за счет снижения потерь и оптимизации рабочих процессов.

Система 5С как один из основных инструментов бережливого менеджмента

Система 5С – это не компьютерная программа, как может показаться изначально, а своеобразный способ организации рабочего пространства. Ее суть в том, что любой предмет и любой документ можно найти в помещении не больше, чем за полминуты. Как внедрить эту систему в ЛПУ?

Пример карты внутреннего контроля и безопасности медицинской деятельности

Пример карты внутреннего контроля и безопасности медицинской деятельности
посмотреть/скачать>>

Система 5С называется так потому, что ее основополагающие принципы выражены пятью словами на букву С:

Правила системы

Рисунок 1. Система 5С

Шаг №1. Сортировка

Говоря простыми словами, на этом этапе необходимо избавиться от всего лишнего и оставить нужное. Для этого необходимо вынуть наружу содержимое ящиков, шкафов, тумб, сейфов и подвергнуть его тщательному анализу. Все, что не нужно в работе, откладывается в сторону.

От него можно избавиться без особых угрызений совести. То, что осталось, нужно поделить на две группы – то, что нужно постоянно и то, что используется редко. В этом деле важна последовательность – нужно подвергнуть такому разбору содержимое всех полок и ящиков без исключения.

Типичная для поликлиник ситуация – огромные стратегические резервы бланков в кабинетах врачей, которыми они по привычке запасаются на несколько лет. Однако сейчас многие документы можно хранить в электронном формате и распечатывать по мере необходимости. Поэтому от большей части таких запасов можно спокойно избавиться.

То же самое касается и ненужной мебели, которая обязательно найдется в каждом кабинете. Безусловно, без столов врача и медсестры, стульев и кушетки в кабинете врача не обойтись, а решение по остальной мебели принимается после устранения ненужных предметов и бумаг. Как правило, после этого лишние шкафы и тумбочки появятся сразу.

Однако не стоит рассчитывать на то, что сотрудники с легкостью расстанутся с содержимым своих кабинетов. Как правило, все возражения сводятся к одному аргументу: «Как только мы эту мебель не двигали, ничего не помогает». Но от перестановки мебели действительно не будет пользы – сначала нужно избавиться от всего лишнего в помещении. Эту простую мысль и нужно донести до подчиненных.

Рабочие помещения

Соблюдение порядков

Рисунок 2. Организация рабочего пространства

Без качественного выполнения этого этапа следующий шаг – «Соблюдение порядка» - не имеет смысла. В противном случае вся система сведется к простому перекладыванию вещей и бумаг с места на место.

Система 5С предполагает, что хозяин кабинета, сотрудники из других помещений и руководитель учреждения будут работать в одной команде. Это необходимо для того, чтобы избежать типичных ловушек – «понятно» и «привычно». Хозяину кабинета понятно, что лежит в конкретном месте и почему.

Однако другие сотрудники не понимают, почему вещь лежит именно «здесь». Это повод разобраться, на своем ли она месте и нужна ли она вообще, потому что взгляд со стороны, как правило, самый объективный.

Шаг №2. Соблюдение порядка

На этом этапе нужно расположит мебель и вещи таким образом, чтобы работа стала максимально удобной, эффективной и безопасной. Рекомендуется соблюдать такую последовательность действий:

  1. Расстановка мебели и стеллажей.
  2. Установка оргтехники.
  3. Размещение документов.

Цель – сделать так, чтобы не только хозяин кабинета, но и любой другой сотрудник мог найти нужную вещь или документ за полминуты. Поэтому нужно тщательно подобрать и зафиксировать место для каждого предмета.

Стоит помнить о том, что правильные места для предметов нельзя определять искусственно. Пусть работники воспроизведут рабочих процесс в деталях. Это позволит понять, какие предметы на самом деле нужны, где их разместить и на каком расстоянии друг от друга и от сотрудника. Для этого нужно ответить на вопросы, сколько нужно инструмента, как часто он используется, и т.п.

Затем можно расставить предметы с учетом корректировок и снова проиграть рабочий процесс – как перемещается медсестра, как подходит пациент и др. Если вариант кажется неудобным, ищите другой, и так до тех пор, пока не найдется подходящий.

К слову, бесконечно передвигать реальную мебель вовсе необязательно. Для этого существует метод теней, заключающийся в перемещении вырезанных в натуральную величину контуров предметов. 

То же касается и расположения предметов и документов на рабочем столе врача – воспроизводите рабочий процесс до тех пор, пока не найдется оптимальный вариант. В первую очередь необходимо обращать внимание на скорость и удобство работы.

Шаг №3. Содержание в чистоте

Цель данного этапа – создание идеальной чистоты в рабочих зонах, заключающееся в очищении рабочего места, мытье оборудования, выявлении и устранении источников загрязнений. Основной проблемой здесь является неудобно расположенная мебель, техника и провода на полу. Все это создает сложности при уборке кабинета.

Провода необходимо закрепить при помощи хомутов, мебель и инвентарь отремонтировать и привести в порядок. Нельзя допускать, чтобы, например, у стола шаталась ножка, а у шкафа были сломаны навесы на дверцах. Все поломки исправляются строго на данном этапе.

Согласно системе 5С, в кабинете не должно быть труднодоступных для уборки мест. Следует приобрести соответствующий уборочный инвентарь и освободить проходы.

Шаг №4. Стандартизация

На данном этапе необходимо зафиксировать выработанный порядок визуально. Что где лежит и чего нет на месте в данный момент – все это должно быть понятно с первого взгляда.

Все коробки и контейнеры должны быть подписаны, а на мебели и полках, где они должны располагаться, нужно сделать наклейки. Если дверцы шкафа непрозрачные, наклейки можно расположить снаружи. Так любой работник сможет сразу сориентироваться, где лежит нужный предмет и дверцу какого шкафа нужно открыть.

Хранение амбулаторных карт

К примеру, можно разделить амбулаторные карты на текущий и следующий прием. В шкафу выделите отдельное место, на котором будет находиться наклейка «Амбулаторные карты (текущая смена)».

На полку, на которой будут располагаться контейнеры «Стерильные перчатки», «Стерильные салфетки» и «Стерильные шпатели», сделайте наклейку «Стерильно». На ящик стола наклейте надпись «Личные вещи врача Сидоровой Н.А.».

Шаг №5. Совершенствование

Цель данного этапа – соблюдение и совершенствование правил. Персонал учреждения должен четко знать правила работы и неукоснительно следовать им, а руководителю необходимо осуществлять контроль и поощрять попытки улучшения стандартов работы. Пусть работники наведут порядок с содержимом папок, расставят их в алфавитном порядке.

Для того, чтобы вовремя пополнять запасы бланков, их заказ нужно визуализировать, то есть на полку, где они хранятся, наклеить своеобразную шкалу – зеленый, желтый и красный уровни. Когда запас бланков достигнет красной отметки, это будет являться сигналом, что пора распечатать новые.

Полка для бланков

 Пример

В одной из поликлиник города Ярославля в рамках пилотного проекта «Бережливая поликлиника» произвели перепланировку в кабинете участкового терапевта, руководствуясь принципами системы 5С. Прием в кабинете шел в 2 смены, в каждой смене врач и медицинская сестра.

Одна из терапевтов работала в левой руки, поэтому врач и медсестра каждую смену менялись местами. Следовательно, каждый день перекладывались с места на место предметы и документы.

Было решено ввести стандартное расположение рабочих мест. Все процессы проигрывались несколько раз – это должно было помочь понять, насколько и доктору, и медсестре будет удобно, каким образом разместить шкафы, стеллажи, ящики стола, и др.

Сначала реакция терапевта была категоричной: «Я 25 лет работаю с левой руки, мне так удобно!» Но когда ее рабочую зону преобразовали, пользуясь системой 5С, а затем и реальный пациент пришел на прием, ей ничего не оставалось, кроме как признать, что работать действительно стало намного комфортнее и эффективнее.

Читайте в ближайших номерах журнала «Управление качеством в здравоохранении»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Повышаем квалификацию

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Наши продукты






















      © МЦФЭР, 2006 – 2017. Все права защищены.

      Портал zdrav.ru - медицинский портал для медицинских работников. Новости и статьи для главных врачей, медицинских сестер, заместителей главного врача, специалистов по качеству медицинской помощи, заведующих КДЛ, медицинских юристов, экономистов ЛПУ, провизоров и руководителей аптек.

      Информация на данном сайте предназначена только для медицинских работников. Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — журнал в формате pdf

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      ×