text
Портал для медицинских работников

Автоматические системы управления в стоматологических клиниках: возможные трудности и варианты их решения

  • 5 мая 2018
  • 10

Задача каждого руководителя, управляющего собственной организацией, – это эффективное развитие своего дела.

В настоящее время автоматизация рабочих процессов помогает решить эту задачу, тогда как бумажный документооборот постепенно уходит в прошлое. Но процессу автоматизации небольших стоматологических клиник и кабинетов может препятствовать отсутствие необходимых для этого средств.

Автоматизация малого бизнеса: что это такое

Сегодня рынок предлагает большой ассортимент специальных программ для управления стоматологической клиникой. И хотя они обладают рядом различий, в них заложена единая база – управление бизнес-процессом.

По этой причине программы обычно выбирают по таким характеристикам, как понятный дизайн и качественная техподдержка, удобная ценовая политика и система лояльности. На выбор программы также может влиять регулярность ее обновления и ряд дополнительных функций.

Программы для управления клиникой могут выполнять одну или несколько целей. Например, с их помощью можно вести клиентскую базу и историю посещений, считать и начислять заработную плату сотрудникам. Кроме того, программы могут рассылать оповещения клиентам в виде СМС-сообщений.

Ниже мы рассмотрим трудности, которые могут возникнуть в процессе внедрения автоматической системы управления, и возможные варианты их решения.

Автоматические системы управления (или АСУ) – совокупность программных средств и персонала, специализирующиеся на управлении разного рода процессами в рамках организации.

  1. Главная трудность небольшой стоматологической клиники носит денежный характер. Для того чтобы внедрить АСУ, небольшим организациям придется брать кредит, чего руководители делать обычно не хотят. К тому же, в данной ситуации становится непонятно, как просчитывать окупаемость.

К примеру, если приобретать установочный диск с необходимым программным обеспечением, то сама по себе его стоимость может быть небольшой. Однако ценник увеличится в несколько раз, если прибавить сюда стоимость приобретения и установки компьютеров, проведение сетей.

Более того, понадобится обучить сотрудников работе с данной программой. Зачастую за каждое обновление также приходится доплачивать.

Чтобы решить проблему с финансовым обеспечением, можно приобрести ограниченную версию сервиса, а не весь пакет услуг.

К примеру, небольшие стоматологические клиники могут пользоваться SAAS-решениями. SAAS (Software as a Service) – это разновидность облачных технологий. Пользователи получают уже готовое программное обеспечение, которое находится на сервере разработчика и обслуживается провайдером.

Как это выглядит на практике? Для работы с облачными технологиями нужно просто выбрать подходящий тариф и внести данные в программу. Абонент использует ПО как интернет, арендуя его за абонентскую плату. Кроме того, в стоимость такого сервиса могут включаться обновления и техподдержка, как это происходит, например, в «Денте».

Удобная программа для управления стоматологией «Дента». Подходит для малого бизнеса, позволяет работать с онлайн-регистратурой, вести клиентскую базу, рассчитывать зарплату, учитывать товары и материалы, вести отчеты.

Благодаря гибкости и небольшой стоимости, технологии SAAS окупаются в пределах полугода, в то время как установленному программному обеспечению для этого требуется несколько лет.

Данные технологии идеально подходят для малого бизнеса, но в настоящее время их характеристики привлекают и крупные организации.

  1. Другая трудность состоит в том, что у руководителя клиники может не быть времени на обучение сотрудников работе с АСУ и самому разбираться с программой. Чаще всего это и становится причиной отказа организации от необходимого этапа обучения, что делает бессмысленным процесс внедрения АСУ. Не обученный работе с программой сотрудник вряд ли сможет получить ожидаемый результат, а это, в свою очередь, может повлиять на продуктивность работы всей клиники.

Интернет сервисПо словам руководителя интернет-сервиса «Дента» Сергея Бобинина, «любая информационная система внедряется с целью решить определенные проблемы руководителя бизнеса.

Например, кому-то может быть необходимо для улучшения качества обслуживания иметь детальную информацию о клиенте или эффективней вести учет материалов и товаров для снижения себестоимости услуг… эти, и некоторые другие проблемы поможет решить АСУ.

Поэтому руководитель должен будет выделить некоторое  время на внедрение системы. Тем более для того, чтобы научиться работе с SAAS технологиями, его требуется немного».

  1. Еще одной проблемой может стать так называемый человеческий фактор. К примеру, записывая клиента на прием к врачу, администратор по какой-либо причине не внес эту информацию в программу, а после этого записал на то же время другого клиента. Таким образом, получился сбой в бизнес-процессе, но не по причине накладки в работе АСУ.

Может быть и такая ситуация, что врач обслуживает клиента, избегая оплаты через кассу. Если использовать инвентаризацию в «Денте», то этот момент можно легко проверить.

  1. Определенные трудности могут появиться и в том случае, если у руководителя и персонала клиники нет навыков по внедрению АСУ. К примеру, можно допустить ряд ошибок при выборе программы.

К примеру, руководитель не понимает для чего нужна автоматизация и к чему ее применять. Или же АСУ внедрили в той организации, где это не было необходимостью. В результате не происходит никаких улучшений в рабочем процессе, что вызывает разочарование в подобных программах в целом.

Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо выявить бизнес-проблему, которую нужно в дальнейшем решить с помощью АСУ. Кроме того, IT-специалисты должны дать оценку тому, сможет ли их программа решить эту проблему. В том случае, если ответ будет положительным, необходимо помочь руководителю организации в использовании системы, а после ее внедрения удостовериться, что вопрос был решен.

  1. Проблемы может вызвать и текучка кадров. Если руководитель клиники не вникает в этот процесс, перекладывая его на администратора, то после ухода администратора может возникнуть ряд трудностей.

Достаточно вспомнить, что если руководитель приобрел установочный диск с программным обеспечением для внедрения АСУ, то количество обученных сотрудников будет ограничено рамками экономии. Следовательно, каждый новый сотрудник должен будет проходить обучение отдельно. А если и сам руководитель не входит в число обученных работе с АСУ людей, то все это негативно отразится на работе организации.

Выходом из данной ситуации станет обязательное обучение руководителя и нескольких сотрудников клиники. Это позволит в дальнейшем как делиться опытом, так и экономить средства. В качестве еще одного совета отметим, что сотрудников стоит привлекать к процессу и мотивировать, а не просто ставить перед фактом внедрения АСУ.

Кстати, благодаря доступному интерфейсу, простоте и возможности взаимодействовать с персональным менеджером, «Дента» поможет новому сотруднику в самые короткие сроки пройти обучение и приступить к работе.

  1. Обучение сотрудников необходимо, в том числе и для того, чтобы не возникало сбоев в работе программы, скажем, в результате ввода неправильных данных. При использовании системы у пользователей не должны постоянно возникать вопросы по поводу работы с ней.

Кроме того, некоторые руководители думают, что система может некорректно работать в том случае, если отсутствует договор техподдержки. Это не так.

Многие разработчики АСУ предоставляют своим клиентам период бесплатного технического обслуживания, который может длиться от нескольких месяцев до года. Если сотрудники обучены работе с системой, то даже после того, как это период закончился, с системой ничего не произойдет.

У разных производителей программного обеспечения может быть своя точка зрения по поводу того, какой должна быть техническая поддержка пользователей.

Например, у «Денты» в абонентскую плату включена как техподдержка, так и консультации персонального менеджера и маркетолога.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Повышаем квалификацию

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт предназначен для медицинских работников!


Чтобы подтвердить ваш статус, зарегистрируйтесь, и:

Читайте экспертные
материалы

Скачивайте готовые
формы и СОПы

Смотрите
бесплатные вебинары

13 000 статей

1 500 инструкций

200 записей

Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт предназначен для медицинских работников!


Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, зарегистрируйтесь, и:

Читайте экспертные
материалы

Скачивайте готовые
формы и СОПы

Смотрите
бесплатные вебинары

13 000 статей

1 500 инструкций

200 записей

Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.