text
Портал для медицинских работников

Как автоматизировать работу аптеки

  • 3 июля 2018
  • 31

Автоматизация аптекАвтоматизация аптек позволяет избавить персонал от рутинной работы и делегировать часть операций компьютеру.

Работа машины отличается беспристрастностью, минимальным риском совершения ошибок и отсутствием человеческого фактора.

Компьютеру может одинаково доверять и рядовой сотрудник аптеки, и ее руководитель.

Однако разнообразие программ автоматизации приводит в замешательство.

Внимание! Для скачивания доступны новые образцы:  Регистрация операций по обороту НС и ПВ, Обеспечение ЛП минимального ассортимента, Регистрация неправильно выписанных рецептов

Рассмотрим, чем отличаются друг от друга различные предложения по автоматизации работы аптеки.

Какой тип программы автоматизации выбрать

Условно все программы автоматизации делятся на 3 группы:

  1. Специализированные аптечные программы (обладают полным набором специфических аптечных функций).
  2. Бухгалтерские программы учета товаров (предполагают работу с накладными, контроль стоимости ЖНВЛС и фальсифицированной продукции; специфические аптечные функции отсутствуют).
  3. Программы по типу свободного прайс-листа (с их помощью можно формировать заказы и отправлять их поставщикам, а также сравнивать цены на препараты).

Когда автоматизация не сработает в аптекеКогда автоматизация не сработает в аптеке
посмотреть/скачать>>


Почему специализированные программы в приоритете

Специализированная аптечная программа обладает рядом преимуществ по сравнению с другими программами. В их числе:

  • прием накладных в электронном формате;
  • настройка ценовых стратегий;
  • расценка товара во время прихода электронной накладной;
  • контроль цен на ЖНВЛС;
  • отслеживание забракованных серий товаров;
  • выбор поставщика;
  • расчет дефектуры для заказов поставщикам;
  • формирование управленческих данных для руководителей;
  • организация маркетинговых акций и предложений.

Помимо всего прочего, специализированные аптечные программы автоматизации помогают работникам аптеки реализовывать взаимодополняемые и взаимозаменяемые лекарственные средства.

Технологии в аптеке3 секретных вопроса перед внедрением оптимизации

Руководитель аптеки может не знать технологий интеграции новых систем с действующими бизнес-процессами.

Как правило, он обращается за консультацией к своим специалистам: маркетологам и ИТ-директору.

Однако продвинутые руководители знают, для того, чтобы принять решение, достаточно задать специалистам 3 вопроса и всё встанет на свои места. Вопросы и рекомендации по автоматизации есть в статье журнала «Новая аптека».

Прочитать статью могут подписчики и пользователи по демодоступу >>

Как оценить поставщика

Автоматизация учета движения товаров в аптеке способна изменить многие бизнес-процессы, а поставщик программы в данном случае выступает в роли консультанта, отношения с которым переходят на принципиально новый уровень.

Критериями оценки поставщика выступают опыт, качество технической поддержки и дополнительные сервисы. Рассмотрим подробнее их суть.


Опыт

Опыт – важнейший показатель при выборе поставщика ПО, на которые необходимо обращать внимание в первую очередь. Поинтересуйтесь у него, как давно он занимается автоматизацией аптек, сколько аптек и аптечных сетей пользовались его услугами, были ли среди них крупные сети регионального и федерального уровня.

Качество техподдержки

Не менее важно наличие технической поддержки и ее качество. Отличный вариант – поставщик, имеющий круглосуточную удаленную техподдержку и бесплатную горячую линию.

 Как автоматизировать работу аптеки Как повысить рентабельность аптеки, решение этого вопроса в нашей статье>>

Дополнительный сервис

Дополнительные сервисы предусматривают ведение поставщиком номенклатурного справочника, обновление данных о забракованных сериях товаров, реестровых стоимостях и обязательном аптечном ассортименте.

Из чего складывается цена

Полная стоимость затрат на автоматизацию аптеки зависит от трех факторов:

  1. Цены лицензии.
  2. Цены услуг по внедрению и сопровождению.
  3. Цены оборудования – компьютеров, сканеров штрих-кодов и др.

Узнайте стоимость лицензии на дополнительные рабочие места и цену лицензионной поддержки – в ряде случаев поставщики не предоставляют эту и информацию, если их об этом не спросить.

В результате может возникнуть ситуация, когда перед аптекой при попытке обновить программное обеспечение возникнут дополнительные расходы.

Зачем нужны дополнительные платные услуги

Многие поставщики сегодня предоставляют дополнительные услуги. Например, к ним относятся:

  • ведение номенклатурного справочника аптеки;
  • обновление информации о ЖНВЛС, наркотических, психотропных и кодеинсодержащих препаратах;
  • предоставление данных о реестровых ценах;
  • составление алгоритмов расчета розничных цен на лекарства;
  • отслеживание забракованных серий медикаментов;
  • сравнение прайсов поставщиков и номенклатурного справочника аптеки.

Дополнительные сервисы имеют различные форматы работы – от ручного скачивания до автоматического обновления.


Стоит ли устанавливать бесплатную программу дистрибьютора

Ряд поставщиков предлагает бесплатную установку ПО, но с условием, что аптека каждый месяц будет закупать у конкретного дистрибьютора определенный объем товаров.

Таким образом, такие программы автоматизации можно назвать бесплатными лишь условно. Но решение в любом случае принимает руководитель.

Если же план по закупкам выполнен не будет, аптеку ждет внушительный штраф. А ежемесячный платеж за «бесплатную» программу может достигать размеров нескольких тысяч рублей.

Еще один момент, над которым стоит задуматься – поставщик в этом случае может обязать аптеку приобретать ненужный товар по завышенной стоимости. Это так называемая скрытая плата за программу автоматизации.

 Как автоматизировать работу аптеки 10 консультаций о программах автоматизации>>

Как уменьшить затраты на автоматизацию аптеки?

Сэкономить на автоматизации не в ущерб качеству обслуживания покупателей позволяют следующие меры:

  1. Использование подержанного оборудования – компьютеров, сканеров и др..
  2. Отсутствие ежемесячной платы.
  3. Приобретение и установка программы автоматизации через сеть Интернет.
  4. Постепенный переход на автоматизированную работу аптеки.

Использование подержанного оборудования многими рассматривается как неразумное и недальновидное решение, однако при хорошем стечении обстоятельств такая техника может прослужить 3 года и более.

Если вы решили сэкономить именно таким способом, сначала посоветуйтесь со специалистом для того, чтобы в будущем избежать незапланированных трат на ремонт купленного б/у оборудования.

Существуют программы, пользование которыми предполагает ежемесячное внесение абонентской платы. И лаже в том случае, если вы приобрели программное обеспечение за единоразовую плату, не исключено, что вам придется каждый месяц нести расхода на техническое обслуживание.

Возможность установить программное обеспечение удаленно зависит от того, как далеко находится офис консалтинговой компании. Как правило, выезд специалиста на место обойдется в крупную сумму, не считая цены обучения. При этом удаленное обучение и установка программного обеспечения на деле оказывается гораздо выгоднее обучения на месте.

Аптечные сети лучше всего автоматизировать постепенно по мере материальных возможностей. Первая из автоматизированных аптек сети позволит освоить программу и изучить ее возможности. При необходимости можно будет внести предложения по доработке программного обеспечения.

Получится ли самостоятельно установить программу

Рядовой пользователь ПК не сможет установить и запустить программу автоматизации аптеки самостоятельно. Более разумное решение – приглашение специалиста, потому что экономия на установке программы приведет к очень неприятным последствиям.

 Как автоматизировать работу аптеки Чем программа автоматизации лучше живого сотрудника>>

Вот лишь некоторые из них:

  • некорректно настроенное ценообразование;
  • недополученная прибыль;
  • штрафы за превышение цен на препараты, входящие в Перечень ЖНВЛС;
  • штрафы за продажу медикаментов из забракованных серий;
  • простой в ходе внедрения программы, и др.

Как организовать обучение

Организация обучения сотрудников аптеки включает в себя несколько этапов:

  1. Установка ПО в одну аптеку, обучение сотрудников работе в нем.
  2. Проведение обучающего семинара для работников остальных аптек сети.
  3. Отбор и отправка учеников на стажировку в первую аптеку.
  4. Установка программы во всех остальных аптеках сети.

Что делать, если программа дала сбой

В случае, если обнаруживаются неполадки в работе программного оборудования, необходимо обращаться к дистрибьютору. Он поможет:

  • восстановить работоспособность программы (это делается бесплатно);
  • работать с программой при помощи горячей линии или обратной связи (учтите, что в данном случае оперативность помощи прямо пропорциональна ее стоимости – чем быстрее, тем дороже);
  • восстановить утерянные данные (если ошибки в работе программы вызваны перебоями в электроснабжении или отказом оборудования, то исправить это может только поставщик);
  • поддержать работоспособность оборудования (даже если поставщик перекладывает эту функцию на потребителя программного оборудования, можно обратиться в организацию, специализирующуюся на системном администрировании).

Что еще может поставщик

Дополнительно дистрибьютор может:

  1. Подобрать наиболее подходящее оборудование – это позволит избежать неприятностей и затрат при внедрении и использовании программного обеспечения.
  2. Осуществить перенос данных из старой программы в новую – это можно сделать автоматически или после инвентаризации.
  3. Провести обучение сотрудников – тренинги позволят сократить потери, вызванные неуверенной работой персонала.
  4. Настроить программу под конкретную аптеку – каждая аптечная организация отличается своей ценовой политикой, алгоритмами и схемами работы с аптечным ассортиментом, и поставщик сможет отразить эти тонкости в настройках.
  5. Отладить программу – сначала ПО настраивают, затем устраняют недоработки, выявленные при ее использовании; этот процесс занимает не менее 2-3 месяцев.

Выводы: зачем аптекам нужна автоматизация

Автоматизация аптек позволяет достичь нескольких целей. Рассмотрим их подробнее.

Увеличение товарооборота аптеки

Увеличение товарооборота – основная цель автоматизации работы аптеки. Рациональное использование фармзаказа, аналитики, дисконтной программы и оборудования позволит:

  • увеличить прибыль;
  • освободить оборотные средства, затрачиваемые на заказ;
  • выстроить грамотную ценовую политику, привлекающую посетителей;
  • увеличить поток людей за счет новой и постоянной клиентуры.

Упрощение фармзаказа

Автоматизация аптеки позволяет в разы упросить оформление фармзаказа. Это становится возможным путем нажатия нескольких клавиш совместно с анализом заказа или имеющегося минимального запаса. Отправка заказа поставщику на электронную почту также осуществляется путем нажатия одной клавиши.

Аналитика

В хорошем ПО для аптеки предусмотрено много отчетов, оптимизирующих использование оборотных средств и не допускающих залеживания товара на складе. Можно анализировать покупки и продажи в разрезе наименований партнёров, дат и сумм операций, провести АВС-анализ и др.

Особенно аналитика полезна в аптечных сетях, руководители которых должна контролировать несколько точек продаж и иметь четкое представление о картине закупок и остатков.

Ускорение обслуживания клиентов.

В ПО для аптеки можно быстро посмотреть название лекарственного средства, его аналоги, подробное описание. При большом потоке людей сканер очень помогает ускорить обслуживание покупателей.

Дисконтная программа

Наличие дисконтной программы в аптеке или аптечной сети сложно переоценить – постоянно действующая система скидок позволяет увеличить поток покупателей, а наличие программы, работающей с дисконтными картами, позволит увеличить лояльность и привлечь в аптеку новых покупателей.

Исключение воровства

Полный контроль оборота денежных средств полностью исключает влияние человеческого фактора на рабочем месте. В любой момент можно провести анализ наличия медикаментов и средств и выявить недостачу.

Вывод

Автоматизированная программа в аптеке необходима для успешной конкуренции на рынке, постоянной клиентуры и качественного предоставления услуг.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Повышаем квалификацию

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт предназначен для медицинских работников!


Чтобы подтвердить ваш статус, зарегистрируйтесь, и:

Читайте экспертные
материалы

Скачивайте готовые
формы и СОПы

Смотрите
бесплатные вебинары

13 000 статей

1 500 инструкций

200 записей

Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для медицинских работников!


Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, зарегистрируйтесь, и:

Читайте экспертные
материалы

Скачивайте готовые
формы и СОПы

Смотрите
бесплатные вебинары

13 000 статей

1 500 инструкций

200 записей

Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для медицинских работников!


Чтобы подтвердить ваш статус, зарегистрируйтесь, и:

Читайте экспертные
материалы

Скачивайте готовые
формы и СОПы

Смотрите
бесплатные вебинары

13 000 статей

1 500 инструкций

200 записей

Абонемент в электронную медицинскую библиотеку в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.