Как быть, если пациент запрашивает документы в электронной форме

Пациенты довольно часто обращаются в медучреждения в электронной форме, запрашивая нужные им документы и информацию.

Расскажем, как реагировать на подобные запросы, как правильно на них отвечать и какими нормами законодательства этот порядок регламентируется в настоящий момент.

Запросы пациентов в электронной форме

Закон «Об охране здоровья» позволяет пациентам получать информацию о состоянии своего здоровья и копии медицинских документов в том числе по письменному запросу.

В связи с этим возникает ряд вопросов:

1. Какую форму должен иметь запрос пациента – электронного письма или скан-копии собственноручно написанного им заявления?
2. Как правильно ответить на такой запрос, чтобы сохранить режим врачебной тайны и защитить персональные данные пациента – факсом, по электронной почте или в форме официального письма?

Легальна ли электронная форма запроса

Право на направление электронных запросов в медучреждение появилось у пациентов сравнительно недавно – с 1 января 2018 года. С этого момента формат электронного запроса для получения копий медицинских документов и выписок из них является законным.

Порядок получения такой информации в новой форме должен утверждать уполномоченный орган власти – Минздрав РФ.

Однако, особенности формы электронных запросов, а также порядок предоставления медицинских документов, ответов и копий по таким запросам, ведомством на данный момент не утверждены.

В связи с этим, медработникам следует ориентироваться на общие положения законодательства.

Так, в любом случае при ответе на запросы пациентов медработники должны поддерживать режим сохранения конфиденциальных данных о пациенте, то есть врачебной тайне. В связи с этим большое значение при получении запроса является возможность идентификации личности пациента.

Активируйте доступ к системе Главный врач и читайте проверенные экспертами статьи:

• Выверенные образцы документов по диспансеризации и чек-листы для экспресс-проверки
• Проверьте НМЦК за 3 минуты: применяют ли ваши экономисты новые правила
• Как выиграть суд с пациентом по новым правилам
• Как организовать работу амбулаторно-поликлинического отделения

Далее, необходимо рассмотреть понятие электронных документов и электронных форм информации с точки зрения ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (п.п. 11 и пп. 111 ч. 1 ст. 2):

• под электронным документом понимается любая электронная форма документированной информации;
• под электронной формой информации понимается информация, представленная в виде, доступном для человека с применением ЭВМ и передаваемая, и обрабатываемая в информационных и телекоммуникационных системах;
• документированная информация – фиксируется на материальных носителях с реквизитами, которые позволяют определить ее электронный носитель.

Об электронном обмене документами указывается также в ч. 4 ст. 11 ФЗ «Об информации».

Так, обменом документами признается правоотношение, обладающее следующими признаками:

• в нем участвуют стороны, которые обмениваются электронными сообщениями;
• каждое из таких сообщение должно быть подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения;
• порядок обмена электронными сообщениями устанавливается как законом, так и соглашением сторон.

Документом, регулирующим порядок взаимодействия в электронной форме граждан и организаций, в том с органами государственной власти и местного самоуправления является постановление Правительства РФ № 516 от 09.06.2016 года, которым утверждены соответствующие правила.

Данные правила не имеют прямого распространения на медучреждения, однако, поскольку Минздравом РФ не разработан документ, который регулирует порядок работы с электронными документами, они могут быть применены по аналогии.

Подача электронных заявлений

В п. 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ № 516 от 09.06.2016 года указано, что по желанию заявителя его запрос о предоставлении информации может быть подан в форме электронного документа, для чего используется Единый портал госуслуг, а также региональные версии порталов.

При этом для доступа заявителей к подобным информационным системам применяется инфраструктура для технологического взаимодействия участников при предоставлении государственных и муниципальных услуг.

Таким образом, посредством использования подобных систем применяется идентификация сторон с применением электронной подписи, которая обеспечивает надежное информационно-технологическое взаимодействие.

С этой точки зрения простая подача запроса по электронной почте в адрес медучреждения не может отвечать требованиям информационной безопасности, а также обеспечивать сохранение врачебной тайны и персональных данных пациента.

В ФЗ «Об охране здоровья» в ч. 6 ст. 36.2 говорится о том, что для участия сторон в дистанционном взаимодействии применяется единая система идентификации и аутентификации.

Из этого следует, что до принятия Минздравом РФ единого порядка предоставления медицинской документации в форме электронных документов по электронному запросу пациента, безопасным способом является применение единой системы идентификации и аутентификации.

Когда и как отвечать на письменное обращение пациента

Грамотный и своевременный ответ руководителя избавит медорганизацию от судебного разбирательства, внеплановой проверки, материальных потерь.

В журнале Правовые вопросы в здравоохранении, рекомендуем для изучения инструкции по составлению ответов на обращения граждан, а также типовые формы ответов.

Скачать образец ответа на жалобу

Порядок ответа на электронный запрос пациента

Если в медучреждение поступает запрос о предоставлении информации от пациента, его представителя или из правоохранительных органов посредством использования электронных средств связи, на наш взгляд, ответ адресату аналогичным способом является небезопасным.

Медучреждение должно принимать со своей стороны все разумные меры для того, чтобы защитить конфиденциальную информацию от доступа третьих лиц. Отправка ответов на электронную почту или факсом опасна тем, что документы могут быть получены неизвестным, неустановленным, неуполномоченным лицом.

В связи с этим, для подачи ответа по электронному запросу следует использовать один из следующих вариантов:

1. Передача документов уполномоченному лицу нарочно, в его служебный кабинет, при этом для получения документа может потребоваться предъявление документа, удостоверяющего личность или служебного удостоверения.
2. Передача документов нарочно в секретариат учреждения, направившего допрос. Документы при этом следует помещать в закрытый конверт, с указанием конкретного должностного лица – адресата, с пометкой о конфиденциальности. В канцелярии или секретариате при этом ставится отметка о получении конверта.
3. Отправка документов средствами почтовой связи с уведомлением о вручении их адресату.

Соблюдение данных правил обеспечивает как сохранение персональных данных пациента, так и поддержание режима врачебной тайны.

Активируйте доступ к журналу «Правовые вопросы в здравоохранении» и читайте проверенные экспертами статьи:

• Пациент отказался от лечения и подал иск. Как повысить шансы в суде
• За какие нарушения лицензионных требований грозят санкции
• Когда клиника вправе разгласить врачебную тайну страховщику
• Как действовать, если в клинике умер непрофильный пациент
• Когда клинику накажут за раздутый штат и чем это грозит главврачу