Здравоохранение

Правила архивирования медицинской и немедицинской документации

  • 27 декабря 2018
  • 290

Архивирование меддокументацииАрхив предназначен для сбора, учета и хранения медицинской и немедицинской документации, подбора и выдачи для работы затребованных документов.

Задача архивации – это помощь как руководителям, так и персоналу, ответственному за архивные работы.

Цель разработки Правил архивирования медицинской и немедицинской документации является -  осуществление эффективного архивирования документации.

Область применения: структурные подразделения (клинические, параклинические, административные), архив. 

Больше статей в журнале «Здравоохранение» Активировать доступ

Определение

Архив предназначен для сбора, учета и хранения медицинской и немедицинской документации, подбора и выдачи для работы затребованных документов. Архив размещается в помещении, предназначенном для длительного хранения документации. Подготовка дел к сдаче в архив осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства в отделениях и отделах.

Ресурсы, оснащение

Специально оборудованное помещение со стеллажами.

Документирование

  1. Приказ о назначении ответственного лица за ведение делопроизводства;
  2. Номенклатура дел;
  3. Журнал архива.

Как обеспечить учет и хранение медицинской документации

Что относят к медицинским документам? Медицинские документы – специальные формы, которые ведет медицинский персонал, фиксируя в них действия по оказанию медицинских услуг.

Сроки хранения медицинских документов. Организация обязана хранить документы в течение установленных сроков.

шаблоны

Развернуть таблицу полностью

Основная часть процедуры

  1. Отработанные за год документы, дела просматриваются экспертной комиссией с целью определения их ценности;
  2. Постоянно действующая экспертная комиссия назначается приказом медицинской организации из числа квалифицированных сотрудников, в ее состав включается представитель соответствующего архивного органа;
  3. Отобранные на хранение документальные материалы постоянного и долговременного хранения и по личному составу перед сдачей дел в архив учреждения приводятся в порядок: проверяется правильность формирования дел, уточняются заголовки, документы в делах подшиваются на четыре прокола прочной ниткой или переплетаются. Металлические скрепления (скрепки, булавки) из дел удаляются;
  4. Листы в делах нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа. В конце законченного дела на отдельном чистом листе, а в журнале – на оборотной стороне последнего чистого листа делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается сотрудником, ее составившим, разборчиво, с указанием должности и даты составления;
  5. Документальные материалы временного срока хранения (до 10 лет включительно) разрешается оставлять на скоросшивателях и не нумеровать;
  6. Структурные подразделения медицинской организации ежегодно сдают законченные делопроизводством дела в архив учреждения. Дела сдаются по номенклатуре дел;
  7. Медицинские карты стационарного больного: приказом руководителя назначается ответственное лицо. Он организует прием, регистрацию, систематизацию и хранение законченных медицинских карт стационарного больного. Инструктирует сотрудников отделений о порядке подготовки и сдачи медицинских карт стационарного больного в архив; контролирует правильность их оформления. Осуществляет контроль за своевременной сдачей медицинских карт стационарного больного всех выписанных больных. Подготавливает ответы на запросы различных государственных учреждений и общественных организаций; передает их в канцелярию для отправки. Контролирует работу сотрудников архива и соблюдение правил внутреннего трудового распорядка;
  8. Дела из архива, необходимые структурному подразделению для работы, оформляются как выданные во временное пользование с отметкой о выдаче в журнале архива с указанием даты, времени выдачи и Ф.И.О. лица, забравшего документы;
  9. На основании номенклатуры дел сотрудник архива составляет сводные описи дел постоянного хранения и по личному составу. Описи согласовываются с руководством и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного органа. Дела долговременного и временного хранения учитываются по номенклатуре дел до истечения срока их хранения;
  10. В сводных описях дела имеют сквозную нумерацию, продолжающуюся из года в год;
  11. Включенные в сводные описи дела шифруются – на обложках дел проставляются номер фонда, номер описи, номер дела по описи, номер связки;
  12. На отобранные экспертной комиссией к уничтожению дела, сроки хранения которых истекли, составляется акт;
  13. Уничтожение дел, включенных в акт, может быть произведено только после утверждения описей ЭПК соответствующего архивного органа, причем за период, соответствующий утвержденным описям;
  14. Порядок и методика отбора документальных материалов на хранение и уничтожение, и составление описей дел определяются инструкциями и правилами Главного архивного управления;
  15. В небольших организациях, которые обеспечивают хранение документов собственными силами в соответствии с изложенным порядком и сроками хранения на документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например «Переписка за 1987-1990 г. - 4 дела»;
  16. Акты составляются и подписываются членами ЭПК, рассматриваются и утверждаются руководителем медицинской организации.
  • В статье вы найдете только несколько готовых образцов и шаблонов. В Системе «Главный врач» их более 5000.

Успеете скачать всё, что нужно, по демодоступу за 3 дня?

Активировать
Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Повышаем квалификацию

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт предназначен для медицинских работников!


Материалы для zdrav.ru готовят лучшие эксперты в сфере здравоохранения. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты

Подтвердите ваш статус медработника - регистрация займет одну минуту:)

Пакет готовых инструкций, чтобы пройти проверку Росздравнадзора в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт предназначен для медицинских работников!


Материалы для zdrav.ru готовят лучшие эксперты в сфере здравоохранения. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты

Подтвердите ваш статус медработника - регистрация займет одну минуту.

Пакет готовых инструкций, чтобы пройти проверку Росздравнадзора в подарок!!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
×

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к системе «Главный врач»

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к журналу «Здравоохранение»

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.