Деловое совещание: мастерская руководителя

3120
Деловое совещание: мастерская руководителя

Деловые совещания – неотъемлемая часть управленческой работы руководителей сестринского персонала. Они могут иметь разный формат – от утренних пятиминуток до длительных заседаний совета медсестер больницы. Остановимся на совещаниях средней продолжительности (от получаса до двух часов), предназначенных для решения тактических и стратегических вопросов ЛПУ.

Основная цель

Совещание и собрание – понятия, близкие по значению. Последнее – более широкое. Собранием можно назвать любую встречу рабочего коллектива независимо от цели, в то время как совещание организуется только для принятия управленческого решения. Его инициатору требуется не просто изложить проблему и выслушать точки зрения участников, но и подвести дискуссию к определенному итогу, результату. По своей сути совещание является одним из инструментов партисипативного управления. Если руководитель собирает его, значит, он по каким-то причинам не может принять решение единолично. Соответственно в этом случае руководитель должен быть готов к тому, что решение группы собравшихся может отличаться от удобного ему варианта, и к тому, чтобы делегировать управленческие полномочия либо отказаться от проведения совещания в пользу альтернативного варианта:
принять решение самому;
использовать тайное голосование;
проинформировать коллектив (путем выступления на собрании, с помощью электронных средств связи и пр.);
собрать мнения (путем анкетирования, с помощью электронных средств связи).

Если этого не учесть, совещание потеряет изначальный смысл: начальник в ходе дискуссии будет ограничивать самостоятельность подчиненных, а те, в свою очередь, предпочтут “отмалчиваться”, принимая правила игры.

Состав участников

Принятие управленческого решения – сложная рабочая процедура, требующая от участников серьезных затрат времени и сил. К вопросу состава участников совещания нельзя подходить формально, приглашая принять в нем участие всех, кто на данный момент свободен либо должен присутствовать на совещании исходя из соображений политкорректности.

Приглашать на совещание нужно лишь тех, кто реально способен повлиять на его результат и чье мнение руководитель действительно хочет принять во внимание. Таковыми являются работники, наделенные необходимыми полномочиями; имеющие достаточный опыт в обсуждаемом вопросе; заинтересованные/вовлеченные лица, а также те, которые должны быть вовлечены в обсуждаемые процессы и решения.

Подготовка совещания

Цель любого совещания – совместное принятие решения. Отсутствие реакции участников в виде вопросов, предложений или замечаний может означать, что они не заинтересованы в решении обсуждаемого вопроса, некомпетентны в нем либо боятся высказать собственное мнение. Чтобы исключить подобное, нужно правильно подобрать участников совещания и обеспечить им свободу слова.

Для экономии времени можно использовать подготовленные выступления по заранее озвученным темам. Если же это невозможно (например, обсуждаемая проблема возникла внезапно), нужно хотя бы задать формат выступлений. Например, предлагая свой вариант решения, каждый из выступающих должен отметить его “плюсы” и “минусы”. Это не только структурирует речь, но и страхует от одностороннего освещения своей позиции.

Самый распространенный и одновременно самый непродуктивный способ проведения совещаний – спонтанная дискуссия, когда мнение высказывают не все участники, а только самые говорливые и самоуверенные, при этом крайне сложно контролировать время, и обсуждение в любой момент рискует перейти в спор. Результатом подобных прений зачастую становится директивный жест руководителя, который прекращает бессмысленную говорильню и выносит собственный вердикт. Результаты такого сценария очевидны: для принятия решения не используется весь ресурс собравшихся, сотрудники недовольны тем, что их не услышали, и не видят возможности реально влиять на рабочий процесс.

Во избежание подобной ситуации имеет смысл заранее максимально формализовать процедуру совещания: обозначить цель его проведения, причем в терминах результата (не “обсудить такой-то вопрос”, а “принять решение по такому-то вопросу”; “довести до персонала такую-то информацию”, “обучить персонал тому-то”); сформировать перечень тем и список выступающих; распределить между выступающими темы выступлений, установить временной регламент докладов; потребовать от участников заранее заготовить вопросы по теме каждого выступления; распределить среди участников функциональные обязанности (помимо докладчиков и тех, кто будет задавать вопросы, необходимы также ответственный за регламент и ведущий протокол совещания); определить место проведения мероприятия.

Разумеется, главная цель формализации – не введение армейской дисциплины, а эффективное использование времени. Без какой-либо системности почти в 100% случаев совещания не достигают намеченной цели в течение времени, отведенного на их проведение.

Оригинальный способ структурирования выступлений, зародившийся в Японии и используемый сейчас во многих странах, называется “Мячик выступающего”. Суть его заключается в следующем: на совещание приносят небольшой мячик, например теннисный. В течение совещания имеет право говорить только тот участник, в чьих руках он находится. Завершивший свою речь обязан передать мячик следующему оратору. Такой прием позволяет визуально контролировать переход слова и исключает спонтанную дискуссию.

Другой прием (тоже японского происхождения) называется “Согласие в несогласии”. К нему прибегают для завершения совещания либо переговоров, не увенчавшихся успехом. Даже если участники не достигли согласия в главном, перед тем как разойтись, они фиксируют устно и письменно те моменты, по которым были найдены точки соприкосновения. Как правило, таких “промежуточных” точек бывает достаточно. Их наличие акцентирует внимание на достигнутых результатах и позволяет создать фундамент для следующего совещания. Кроме того, даже минимальное согласие повышает готовность участников продолжить работу, создает понимание того, что силы и время потрачены не зря.Оптимальное время

Сколько времени может и должно занимать совещание? Многим памятны “оперативные пятиминутки” советского периода, которые порой оборачивались многочасовыми совещаниями. И сейчас наиболее важные совещания длятся до тех пор, пока не будет принято решение, причем никто из участников не волен освободиться раньше. Однако человеческая работоспособность имеет свои пределы. Оптимальная продолжительность непрерывного совещания составляет 40–50 мин, не более. Если для принятия решения требуется продлить совещание, то по прошествии таких отрезков времени нужно делать 10–15-минутные перерывы, для того чтобы переключить внимание и отдохнуть. В противном случае эмоциональное и умственное утомление сведет на нет эффективность дальнейшей работы.

Известен и такой деловой принцип, как: “Работа занимает все время, которое на нее отводится”. Экспериментально доказано, что группа людей может значительно повысить эффективность своей деятельности, если с самого начала будет осознавать жесткий дефицит времени. Оперативная пятиминутка в действительности должна быть примером подобного экстренного совещания. Дефицит времени стимулирует участников говорить короче, включаться в обсуждение активнее. При этом люди высказываются смелее, быстрее доходят до сути, решительнее озвучивают свою позицию. Часто бывает так, что внутреннее решение имеется уже у каждого, но необходим толчок для того, чтобы его озвучить, аргументировать и отстоять. Кроме того, мыслительный процесс в условиях дефицита времени у многих активизируется. Это можно сравнить с тем, как в студенческие времена огромное количество учебного материала осваивается в ночь накануне сдачи экзамена.

Еще один оригинальный способ экономить время – проведение совещания стоя. Такой “фуршетный” формат часто используется для конференций, но вполне оправдывает себя и для целей краткого (5–15 мин) совещания. Разумеется, этот вариант не подходит для анализа комплексной проблемы, зато обеспечивает высокий уровень включенности участников в процесс.Подведение итогов

Цель любого совещания будет достигнута не полностью, если его результаты не найдут применения, поэтому на заключительном этапе встречи необходимо распределить ответственность за исполнение результатов и контролирующие функции, а также спланировать последующие действия. Принятые решения и меры по их реализации должны быть закреплены документально, например в проекте постановления, включающем четко обозначенные проблемы, пути и сроки их решения, ответственных и контролирующих лиц. Это позволит не потерять ценный материал, созданный в результате проделанной групповой работы.

Помимо преследования своей основной цели совещание призвано быть инструментом тесного взаимодействия руководителя с коллективом и обеспечивать ряд дополнительных возможностей. Совместный поиск решения сближает сотрудников и стимулирует такие ценные навыки, как умение и готовность слышать друг друга, терпимость к чужому мнению, способность анализировать информацию, встать на позицию руководителя и думать о целях компании. Зачастую именно на совещании становятся очевидными внутренние сложности и конфликты, что требует от руководителя не только управленческих, но и воспитательных мер по отношению к подчиненным.

Читайте в ближайших номерах журнала «Главная медицинская сестра»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Повышаем квалификацию

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...








      Наши продукты






















      © МЦФЭР, 2006 – 2017. Все права защищены.

      Портал zdrav.ru - медицинский портал для медицинских работников. Новости и статьи для главных врачей, медицинских сестер, заместителей главного врача, специалистов по качеству медицинской помощи, заведующих КДЛ, медицинских юристов, экономистов ЛПУ, провизоров и руководителей аптек.

      Информация на данном сайте предназначена только для медицинских работников. Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — журнал в формате pdf

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×