Осуществление контроля над порядком получения, учета, распределения и хранения бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях

9603
Осуществление контроля над порядком получения, учета, распределения и хранения бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях

Основным нормативным документом, регулирующим порядок обеспечения медицинских организаций бланками листков нетрудоспособности, их учета, хранения и распределения, является Инструкция о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения (с изм. и доп.; далее – Инструкция), утвержденная приказом ФСС России и Минздрава России от 29.01.2004 № 18/29 (далее – Приказ № 18/29). Инструкция содержит требования по организации получения, учета и хранения бланков листков нетрудоспособности, а также соответствующие учетные формы, которые в обязательном порядке должны вести медицинские организации. Рассмотрим основные положения данного документа.

Порядок получения бланков листков нетрудоспособности

Для получения бланков листков нетрудоспособности медицинские организации должны соответствовать ряду требований:

  • наличие лицензии на осуществление работ и услуг по экспертизе временной нетрудоспособности;
  • наличие установленных условий для хранения бланков листков нетрудоспособности;
  • наличие приказа руководителя о назначении лиц, ответственных за получение, распределение, хранение листков нетрудоспособности в медицинской организации (это может быть бухгалтер-кассир, старшая или главная медицинская сестра или любой другой сотрудник медицинской организации).

Ответственные лица должны получать бланки листков нетрудоспособности в Фонде, вести соответствующую документацию, готовить отчет-заявки, заявки на получение бланков и т. д. Также в приказе необходимо отразить, что за организацию данной работы отвечает главный бухгалтер. Отдельным приказом назначается комиссия по уничтожению корешков и испорченных бланков, срок хранения которых истек.

Для получения бланков листков нетрудоспособности медицинская организация, соответствующая вышеперечисленным требованиям, должна предоставить в филиал или региональное отделение Фонда следующие документы:

  • отчет-заявку на получение бланков листков нетрудоспособности медицинской организацией (форма утверждена Приказом № 18/29);
  • заверенную копию лицензии;
  • доверенность на ответственное лицо, которое должно получить бланки;
  • заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий календарный год (форма утверждена Приказом № 18/29).

В дальнейшем отчет-заявка должна предоставляться в Фонд ежеквартально, независимо от наличия потребности медицинской организации в бланках листков нетрудоспособности на следующий квартал. Бланки выдаются на основании накладной, подписываемой руководителем и главным бухгалтером Фонда.

Хранение бланков листков нетрудоспособности

В соответствии с Инструкцией, полученные бланки листков нетрудоспособности должны храниться в медицинской организации как документы строгой отчетности, в специальных помещениях, сейфах или специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками. Помещение, сейфы, шкафы, где хранятся бланки, должны быть опечатаны.

Учет и распределение бланков листков нетрудоспособности

В соответствии с Инструкцией, учет прихода и распределения бланков должен осуществляться на бумажном и магнитном носителе по программе, разработанной и переданной Фондом медицинским организациям.

Однако в настоящее время программа по учету бланков в электронном виде есть только в Фонде (региональных отделениях и филиалах), в медицинских организациях учет прихода и распределения бланков ведется на бумажных носителях – учетных формах, утвержденных Приказом № 18/29. К основным документам, которые обязательны для правильного учета, относятся Книга получения бланков листков нетрудоспособности медицинской организации (далее – Книга получения бланков) и Книга распределениябланков листков нетрудоспособности медицинской организации (далее – Книга распределения бланков).

Ведение этих документов является обязательным для медицинских организаций вне зависимости от формы собственности и мощности (даже если медицинская организация получает не более 10 бланков в год). Книги ведутся в хронологической последовательности с обязательным заполнением всех имеющихся граф лицом, ответственным за учет и распределение бланков, назначенным руководителем медицинской организации, поэтому в них предусмотрены персональные данные ответственного лица (фамилия, имя, отчество и подпись).

Книга получения бланков состоит из шестнадцати граф, записи в ней нумеруются и ведутся в хронологической последовательности по мере получения бланков из Фонда. Реквизиты бланков листков нетрудоспособности (графы 5–7) должны соответствовать реквизитам, указанным в накладной, оформленной при получении бланков в Фонде. Однако в настоящее время бланки листков нетрудоспособности не содержат серии, вместо этого на корешке указаны два двенадцатиразрядных номера: рабочий и идентификационный, а на самом бланке – один идентификационный номер.

Учитывая, что в первичной медицинской документации указывается только идентификационный номер листка нетрудоспособности, рабочий номер не может быть использован для учета, т. к. после отрезания корешка невозможно в дальнейшем проследить судьбу данного бланка, а в случае кражи или пропажи таких бланков, если имеются данные только о рабочем номере корешка, невозможно определить такой листок нетрудоспособности при предъявлении его к оплате. В этой связи для учета в медицинской организации целесообразно использовать идентификационный номер, точнее, его первые девять разрядов, которые нумеруются в арифметическом порядке (последние три цифры набраны вне всякой последовательности для защиты от подделок).

Данные в графу 9 “Остаток бланков от предыдущей партии” вносятся на основании данных графы 3 “Количество бланков в наличии” Книги распределения бланков в конце квартала (при сверке книг) при подготовке отчетазаявки. В графе 10 “Общее количество бланков” указывается сумма цифр в графе 8 “Количество полученных бланков” и графе 9 “Остаток бланков от предыдущей партии”. Поэтому в графах 8 и 9 не допускаются прочерки или незаполненные клетки, т. к. это может привести к нарушению учета.

Записи в Книге распределения бланков также нумеруются и вносятся в хронологическом порядке. Таблица Книги имеет девятнадцать граф и кроме реквизитов бланков, данных об ответственном лице и лице, получившем бланки, содержит информацию о сданных корешках.

В графу 3 “Количество бланков в наличии” вносятся данные либо обо всех бланках, имеющихся в наличии в медицинской организации (если организация небольшая), либо только о том количестве, которое распределяется ответственным лицом среди медицинских работников, непосредственно оформляющих листки нетрудоспособности пациентам (если организация крупная и основная часть бланков листков нетрудоспособности хранится в сейфе у ответственного лица). В дальнейшем, по мере распределения, количество указываемых в этой графе бланков последовательно уменьшается на количество выданных бланков листков нетрудоспособности (графа 4).

В графе 4 “Количество выданных бланков” указывается количество бланков, выданных ответственным лицом медицинским работникам, которые оформляют листки нетрудоспособности для пациентов, и в графах 8 и 9 указываются их данные.

Графы 10 и 11 заполняются, если в медицинской организации в соответствии с приказом руководителя предусмотрена заявочная система распределения бланков, в противном случае эти графы не заполняются.

Графы с 12-й по 15-ю посвящены корешкам бланков, которые сдаются ответственному лицу. Так, согласно Инструкции, ответственное лицо может выдать бланки листков нетрудоспособности только после того, как медицинский работник, получающий бланки, сдал корешки от предыдущей партии. В этом случае вносятся идентификационные номера сданных корешков и ставится подпись в графу 16 “Подпись лица, получающего бланки, возвращающего корешки”, а ответственным лицом заполняются графы 17–19, после чего корешки поступают на хранение к ответственному лицу, хранятся в сейфе и уничтожаются путем сожжения через 3 года с составлением соответствующего акта.

Книги получения и распределения бланков листков нетрудоспособности должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью медицинской организации и подписью руководителя. Также в медицинской организация должна вестись Книга испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности, форма которой также утверждена Приказом № 18/29. Таблица Книги содержит 10 граф, в которых отражаются данные медицинских работников, у которых похитили бланки, или они их потеряли, или испортили, а также данные об идентификационных номерах этих бланков.

Испорченные бланки хранятся в сейфе отдельно от неиспользованных бланков. В случае если бланки потеряны или похищены, необходимо незамедлительно в письменном виде сообщить в Фонд, приложив к письму объяснительные записки медицинских работников, у которых бланки похитили или они их потеряли, с изложением обстоятельств случившегося.

Эти данные необходимы для принятия срочных мер с целью недопущения оплаты по таким листкам нетрудоспособности. Корешки и испорченные бланки листков нетрудоспособности должны храниться в течение 3 лет и в дальнейшем уничтожаться путем сожжения комиссией, назначенной руководителем медицинской организации.

Документами, подтверждающими уничтожение, являются Акт об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек, и Акт об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности. Акты содержат персональные данные членов комиссии по уничтожению (фамилия, имя, отчество, должность), реквизиты корешков и бланков и сведения об их общем количестве. Акты заверяются подписью членов комиссии и печатью медицинской организации. 

Продолжение статьи читайте 02.12.2012

Перейти к другим публикациям

Узнать о подписке на журнал

Читайте в ближайших номерах журнала «Правовые вопросы в здравоохранении»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Повышаем квалификацию

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...








      Наши продукты






















      © МЦФЭР, 2006 – 2017. Все права защищены.

      Портал zdrav.ru - медицинский портал для медицинских работников. Новости и статьи для главных врачей, медицинских сестер, заместителей главного врача, специалистов по качеству медицинской помощи, заведующих КДЛ, медицинских юристов, экономистов ЛПУ, провизоров и руководителей аптек.

      Информация на данном сайте предназначена только для медицинских работников. Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — журнал в формате pdf

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для медицинских работников!

      Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 9400 статей
      — 4000 ответов на вопросы
      — 80 видеосеминаров
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×