Осуществление контроля над порядком получения, учета, распределения и хранения бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях . Часть 2

5242
Осуществление контроля над порядком получения, учета, распределения и хранения бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях . Часть 2

Начало статьи читайте 22.11.2012

Отчетность по движению бланков листков нетрудоспособности в медицинской организации

Одним из важнейших документов отчетности, который необходим для получения бланков листков нетрудоспособности, является отчет-заявка на получение бланков листков нетрудоспособности медицинской организацией.

Отчет-заявка подается 1 раз в квартал до 5-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, вне зависимости от того, есть потребность в бланках у медицинской организации или нет. Документ содержит данные о медицинской организации (наименование, ОГРН, ИНН, номер и срок действия лицензии), данные об использованных бланках в отчетном периоде и заказанных на следующий квартал и состоит из восьми граф, которые должны быть заполнены.

В случае если организация впервые получает бланки листков нетрудоспособности, то их необходимое количество на текущий квартал указывается в графе 8. В остальных графах ставятся “0”.

При последующем заполнении используется часть данных из граф предыдущего отчета-заявки. Так, в графу 1 “Остаток на начало отчетного периода” вносятся данные графы 7 “Остаток на конец отчетного периода” предыдущего отчета-заявки, а в графу 2 “Заказано на квартал ___ (отчетный период)” – данные графы 10 предыдущего отчета-заявки.

В графу 3 “Получено в квартале __ (отчетный период) вносятся данные в соответствии с накладной об обеспечении бланками в предыдущем квартале.

Данные для графы 4 “Выдано” берутся из Книги распределения бланков. Данные для граф 5 “Испорчено” и 6 “Утеряно” переносятся из Книги учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности.

Данные графы 7 “Остаток на конец отчетного периода” должны соответствовать данным графы 9 “Остаток бланков от предыдущей партии” Книги получения бланков и количеству бланков, указанных графе 3 “Количество бланков в наличии” Книги распределения бланков на конец отчетного периода (квартала).

В графу 8 вносятся данные о количестве бланков, необходимых медицинской организации на следующий квартал.

Отчет-заявка подписывается руководителем и главным бухгалтером медицинской организации и заверяется печатью.

Кроме отчета-заявки, медицинская организация предоставляет в территориальный орган Фонда заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий год, которая подается до 1 февраля текущего года. Заявка состоит из семи граф.

Графа 1 “Заказано на предыдущий год” должна соответствовать графе 3 предыдущей заявки. Данные графы 2 “Остаток на 1 января текущего года” берутся из графы 3 Книги распределения бланков.

В графу 3 вносится информация о приблизительной потребности в бланках на следующий год. Сумма цифр в графах 4–7 должна равняться данным, приведенным в графе 3. Сведения, указанные в заявке, необходимы для формирования Фондом заказа для предприятия – изготовителя бланков. Бланки подлежат систематическому бухгалтерскому учету за балансовым счетом (счет 003), независимо от того, ведется баланс в медицинской организации или нет. При этом стоимость бланка листка нетрудоспособности условно является равной 1 руб.

Важным положением Инструкции является определение лиц, которые несут ответственность за получение, хранение, распределение, учет и отчетность в медицинской организации, – это руководитель учреждения и главный бухгалтер. Правильный учет бланков позволяет следить за запасами листков нетрудоспособности, т. к. в соответствии с Инструкцией не допускается иметь запас бланков, превышающий квартальную потребность медицинской организации.

Проверки получения, хранения, распределения и уничтожения бланков листков нетрудоспособности

Порядок проведения проверок

Контроль над организацией учета и хранения бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях осуществляется в ходе выездных проверок Фонда в соответствии с рекомендациями ФСС России 2009 г.

Процедуре контроля подлежат все медицинские организации независимо от их организационно-правовой формы собственности и ведомственной подчиненности. Проверки должны проводиться не реже одного раза в 3 года и охватывать период не более 3 календарных лет, предшествующих году проведения проверки. Проверки проводятся специалистами Фонда, занимающимися вопросами экспертизы временной нетрудоспособности, в соответствии с утвержденным руководителем Фонда планом ежегодных проверок.

Срок проверки не должен превышать 7 календарных дней, а при наличии территориальных подразделений в медицинской организации длительность проверки может быть увеличена на срок не более 3 дней на проверку каждого подразделения. О проведении проверки медицинская организация должна быть уведомлена за 7 дней письмом, в котором должны быть указаны тема проверки, дата начала и срок проведения проверки.

Содержание проверок

Целью проверок является контроль соблюдения требований нормативных документов, регулирующих организацию учета и хранения бланков листков нетрудоспособности.

При проведении проверок ставятся следующие задачи:

  • определение соответствия организации учета и хранения бланков листков нетрудоспособности действующим правовым актам;
  • выявление нарушений в организации хранения и учета бланков. В ходе проверки выясняются:
  • соответствие сроков действия лицензии срокам получения бланков на основании данных Книги получения бланков;
  • наличие приказа руководителя о назначении лица, ответственного за получение, выдачу и хранение бланков в медицинской организации;
  • условия хранения бланков;
  • состояние и ведение учета бланков, отраженных в Книге получения бланков, Книге распределения бланков и Книге учета испорченных, утерянных и похищенных бланков;
  • условия и срок хранения корешков использованных и испорченных бланков, наличие актов об их уничтожении;
  • сверка полученных от территориального органа Фонда бланков (на основании накладной) с данными об их регистрации в Книге получения бланков;
  • соблюдение сроков сверки книг получения и распределения бланков;
  • соответствие количества неиспользованных бланков данным, указанным в Книге получения бланков, Книге распределения бланков и Книге учета испорченных, утерянных и похищенных бланков; при этом общее количество неиспользованных бланков не должно превышать квартальной потребности;
  • данные о бланках, полученных медицинскими работниками от ответственного лица, с их регистрацией в Книге распределения бланков.

Также в ходе проверки выясняется соблюдение сроков предоставления ежеквартальных отчетов-заявок, их достоверность и сроки предоставления ежегодных заявок. Обращается внимание на наличие приказов о назначении лиц, ответственных за получение, распределение, учет и хранение бланков листков нетрудоспособности, и о создании комиссии по уничтожению корешков и испорченных бланков, срок хранения которых истек.

По результатам проверки составляется справка, которая подписывается лицами, проводившими проверку, и руководителем медицинской организации или его представителем. Справка должна иметь сквозную нумерацию и в ней не допускаются исправления, не оговоренные и не заверенные лицами, подписывающими справку.

Справка составляется в 3 экземплярах, один из которых остается в территориальном отделении Фонда, другой передает ся руководителю организации, а третий направляется в органы управления здравоохранением субъекта РФ. При наличии возражений или замечаний по фактам, изложенным в справке, должностные лица медицинской организации делают об этом оговорку и предоставляют письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам проверки и являются их неотъемлемой частью.

При несогласии должностных лиц медицинской организации с выводами проверяющих, указанными в справке, спор подлежит разрешению в порядке, установленном законодательством РФ.

Типичные ошибки, выявляемые в ходе проверок

Нарушения порядка получения, хранения и учета бланков листков нетрудоспособности, выявляемые в ходе проверок медицинских организаций, можно условно разделить на 3 группы:

  • нарушения условий осуществления деятельности;
  • нарушения ведения документации;
  • нарушения отчетности.

К нарушениям условий осуществления деятельности можно отнести следующие:

  • условия хранения бланков не соответствуют установленным требованиям: бланки или корешки не хранятся в сейфе, железном шкафе или отдельном помещении;
  • сейф или железный шкаф не опечатываются;
  • отсутствует приказ о лицах, ответственных за хранение, получение и учет бланков;
  • отсутствуют учетные формы: Книга получения бланков, Книга распределения бланков, Книга похищенных, потерянных или испорченных бланков;
  • бухгалтерией не ведется забалансовый учет бланков.

Нарушения ведения документации могут быть следующие:

  • в Книге получения бланков в графе 9 “Остаток бланков от предыдущей партии” поставлен прочерк, не заполнена графа 2 “Дата получения бланков”, данные в графах 5–7 “Реквизиты бланков” не соответствуют накладным, данные графы 10 “Общее количество бланков” не соответствуют суммарным данным графы 8 “Количество полученных бланков” и графы 9 “Остаток бланков от предыдущей партии”; не внесены все необходимые сведения о получателе в графы 11–16;
  • к наиболее частым нарушениям ведения Книги распределения бланков относят неверное заполнение графы 3 “Количество бланков в наличии” и графы 4 “Количество выданных бланков”. Так, например, в графе 3 не указывается количество бланков, в то время как в графе 4 указано, что выдано определенное количество бланков.
  • выдача новых бланков, если не сданы корешки от предыдущей партии.

При этом в графе 15 “Количество возвращенных корешков бланков” и в графе 16 “Подпись лица, получающего бланки, возвращающего корешки бланков” Книги распределения бланков нет записей, а медицинскому работнику, который не отчитался за ранее полученные бланки листков нетрудоспособности, вновь выдаются новые бланки.

Это приводит к нарушению учета и отчетности, в результате количество бланков в медицинской организации может превысить квартальный запас. Нарушения учета не позволяют своевременно отреагировать на потерю или похищение бланков листков нетрудоспособности, а количество сданных корешков в наличии у ответственного лица не соответствует записям Книги распределения. В случае неверного учета, данные об остатке неиспользованных бланков листков нетрудоспособности не соответствуют данным о количестве бланков в наличии в Книге распределения бланков листков нетрудоспособности, а остаток в конце квартала не соответствует данным в Книге получения бланков.

Все это в результате приводит к тому, что в отчет-заявку вносятся неверные данные. Если в Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков нет записей о бланках, которые испорчены или потеряны, это также ведет к нарушению отчетности при подаче отчета-заявки. Нередко книги не прошиты, не заверены и не пронумерованы.

К нарушениям отчетности относят следующие:

  • данные в отчете-заявке не соответствуют данным книг;
  • отчеты подаются несвоевременно, нередко после 5-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;
  • отсутствуют акты об уничтожении корешков или испорченных бланков, срок хранения которых истек.

В случае выявления нарушений, медицинским организациям рекомендуется восстановить учет в соответствии с требованиями нормативных документов.

Выводы

Таким образом, получение, учет и хранение бланков листков нетрудоспособности должны осуществляться ответственными лицами, назначенными в соответствии с приказом руководителя медицинской организации, согласно требованиям Приказа № 18/29. В медицинской организации должны быть обеспечены соответствующие условия хранения, учета и уничтожения бланков листков нетрудоспособности, а также ежеквартально в Фонд должны предоставляться отчеты-заявки с данными о движении бланков листков нетрудоспособности. Учет бланков должен вестись на бумажных носителях в соответствии с формами, установленными Приказом № 18/29. В заключение необходимо отметить, что в случае утраты бланков листков нетрудоспособности ответственные лица несут персональную ответственность вплоть до уголовной. 

Перейти к другим публикациям

Узнать о подписке на журнал



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Повышаем квалификацию

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Критерии качества 2017: готовимся к оценке по-новому

Интервью

ФФОМС Наталья Стадченко

Председатель ФФОМС Наталья Стадченко в интервью журналу «Здравоохранение»:

Для медработника страховой представитель – это и контролер, и юридический консультант, и помощник одновременно





Наши продукты




















© МЦФЭР, 2006 – 2017. Все права защищены.

Портал zdrav.ru - медицинский портал для медицинских работников. Новости и статьи для главных врачей, медицинских сестер, заместителей главного врача, специалистов по качеству медицинской помощи, заведующих КДЛ, медицинских юристов, экономистов ЛПУ, провизоров и руководителей аптек.

Информация на данном сайте предназначена только для медицинских работников. Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-38302 от 30.11.2009


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — журнал в формате pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы продолжить чтение статей на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для медицинских работников!

Чтобы скачать файл на портале ZDRAV.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 9400 статей
— 4000 ответов на вопросы
— 80 видеосеминаров
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Здравоохранение»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль