Осуществление контроля над порядком получения, учета, распределения и хранения бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях . Часть 2
Начало статьи читайте 22.11.2012
Отчетность по движению бланков листков нетрудоспособности в медицинской организации
Одним из важнейших документов отчетности, который необходим для получения бланков листков нетрудоспособности, является отчет-заявка на получение бланков листков нетрудоспособности медицинской организацией.
Отчет-заявка подается 1 раз в квартал до 5-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, вне зависимости от того, есть потребность в бланках у медицинской организации или нет. Документ содержит данные о медицинской организации (наименование, ОГРН, ИНН, номер и срок действия лицензии), данные об использованных бланках в отчетном периоде и заказанных на следующий квартал и состоит из восьми граф, которые должны быть заполнены.
В случае если организация впервые получает бланки листков нетрудоспособности, то их необходимое количество на текущий квартал указывается в графе 8. В остальных графах ставятся “0”.
При последующем заполнении используется часть данных из граф предыдущего отчета-заявки. Так, в графу 1 “Остаток на начало отчетного периода” вносятся данные графы 7 “Остаток на конец отчетного периода” предыдущего отчета-заявки, а в графу 2 “Заказано на квартал ___ (отчетный период)” – данные графы 10 предыдущего отчета-заявки.
В графу 3 “Получено в квартале __ (отчетный период) вносятся данные в соответствии с накладной об обеспечении бланками в предыдущем квартале.
Данные для графы 4 “Выдано” берутся из Книги распределения бланков. Данные для граф 5 “Испорчено” и 6 “Утеряно” переносятся из Книги учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности.
Данные графы 7 “Остаток на конец отчетного периода” должны соответствовать данным графы 9 “Остаток бланков от предыдущей партии” Книги получения бланков и количеству бланков, указанных графе 3 “Количество бланков в наличии” Книги распределения бланков на конец отчетного периода (квартала).
В графу 8 вносятся данные о количестве бланков, необходимых медицинской организации на следующий квартал.
Отчет-заявка подписывается руководителем и главным бухгалтером медицинской организации и заверяется печатью.
Кроме отчета-заявки, медицинская организация предоставляет в территориальный орган Фонда заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий год, которая подается до 1 февраля текущего года. Заявка состоит из семи граф.
Графа 1 “Заказано на предыдущий год” должна соответствовать графе 3 предыдущей заявки. Данные графы 2 “Остаток на 1 января текущего года” берутся из графы 3 Книги распределения бланков.
В графу 3 вносится информация о приблизительной потребности в бланках на следующий год. Сумма цифр в графах 4–7 должна равняться данным, приведенным в графе 3. Сведения, указанные в заявке, необходимы для формирования Фондом заказа для предприятия – изготовителя бланков. Бланки подлежат систематическому бухгалтерскому учету за балансовым счетом (счет 003), независимо от того, ведется баланс в медицинской организации или нет. При этом стоимость бланка листка нетрудоспособности условно является равной 1 руб.
Важным положением Инструкции является определение лиц, которые несут ответственность за получение, хранение, распределение, учет и отчетность в медицинской организации, – это руководитель учреждения и главный бухгалтер. Правильный учет бланков позволяет следить за запасами листков нетрудоспособности, т. к. в соответствии с Инструкцией не допускается иметь запас бланков, превышающий квартальную потребность медицинской организации.
Проверки получения, хранения, распределения и уничтожения бланков листков нетрудоспособности
Порядок проведения проверок
Контроль над организацией учета и хранения бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях осуществляется в ходе выездных проверок Фонда в соответствии с рекомендациями ФСС России 2009 г.
Процедуре контроля подлежат все медицинские организации независимо от их организационно-правовой формы собственности и ведомственной подчиненности. Проверки должны проводиться не реже одного раза в 3 года и охватывать период не более 3 календарных лет, предшествующих году проведения проверки. Проверки проводятся специалистами Фонда, занимающимися вопросами экспертизы временной нетрудоспособности, в соответствии с утвержденным руководителем Фонда планом ежегодных проверок.
Срок проверки не должен превышать 7 календарных дней, а при наличии территориальных подразделений в медицинской организации длительность проверки может быть увеличена на срок не более 3 дней на проверку каждого подразделения. О проведении проверки медицинская организация должна быть уведомлена за 7 дней письмом, в котором должны быть указаны тема проверки, дата начала и срок проведения проверки.
Содержание проверок
Целью проверок является контроль соблюдения требований нормативных документов, регулирующих организацию учета и хранения бланков листков нетрудоспособности.
При проведении проверок ставятся следующие задачи:
- определение соответствия организации учета и хранения бланков листков нетрудоспособности действующим правовым актам;
- выявление нарушений в организации хранения и учета бланков. В ходе проверки выясняются:
- соответствие сроков действия лицензии срокам получения бланков на основании данных Книги получения бланков;
- наличие приказа руководителя о назначении лица, ответственного за получение, выдачу и хранение бланков в медицинской организации;
- условия хранения бланков;
- состояние и ведение учета бланков, отраженных в Книге получения бланков, Книге распределения бланков и Книге учета испорченных, утерянных и похищенных бланков;
- условия и срок хранения корешков использованных и испорченных бланков, наличие актов об их уничтожении;
- сверка полученных от территориального органа Фонда бланков (на основании накладной) с данными об их регистрации в Книге получения бланков;
- соблюдение сроков сверки книг получения и распределения бланков;
- соответствие количества неиспользованных бланков данным, указанным в Книге получения бланков, Книге распределения бланков и Книге учета испорченных, утерянных и похищенных бланков; при этом общее количество неиспользованных бланков не должно превышать квартальной потребности;
- данные о бланках, полученных медицинскими работниками от ответственного лица, с их регистрацией в Книге распределения бланков.
Также в ходе проверки выясняется соблюдение сроков предоставления ежеквартальных отчетов-заявок, их достоверность и сроки предоставления ежегодных заявок. Обращается внимание на наличие приказов о назначении лиц, ответственных за получение, распределение, учет и хранение бланков листков нетрудоспособности, и о создании комиссии по уничтожению корешков и испорченных бланков, срок хранения которых истек.
По результатам проверки составляется справка, которая подписывается лицами, проводившими проверку, и руководителем медицинской организации или его представителем. Справка должна иметь сквозную нумерацию и в ней не допускаются исправления, не оговоренные и не заверенные лицами, подписывающими справку.
Справка составляется в 3 экземплярах, один из которых остается в территориальном отделении Фонда, другой передает ся руководителю организации, а третий направляется в органы управления здравоохранением субъекта РФ. При наличии возражений или замечаний по фактам, изложенным в справке, должностные лица медицинской организации делают об этом оговорку и предоставляют письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам проверки и являются их неотъемлемой частью.
При несогласии должностных лиц медицинской организации с выводами проверяющих, указанными в справке, спор подлежит разрешению в порядке, установленном законодательством РФ.
Типичные ошибки, выявляемые в ходе проверок
Нарушения порядка получения, хранения и учета бланков листков нетрудоспособности, выявляемые в ходе проверок медицинских организаций, можно условно разделить на 3 группы:
- нарушения условий осуществления деятельности;
- нарушения ведения документации;
- нарушения отчетности.
К нарушениям условий осуществления деятельности можно отнести следующие:
- условия хранения бланков не соответствуют установленным требованиям: бланки или корешки не хранятся в сейфе, железном шкафе или отдельном помещении;
- сейф или железный шкаф не опечатываются;
- отсутствует приказ о лицах, ответственных за хранение, получение и учет бланков;
- отсутствуют учетные формы: Книга получения бланков, Книга распределения бланков, Книга похищенных, потерянных или испорченных бланков;
- бухгалтерией не ведется забалансовый учет бланков.
Нарушения ведения документации могут быть следующие:
- в Книге получения бланков в графе 9 “Остаток бланков от предыдущей партии” поставлен прочерк, не заполнена графа 2 “Дата получения бланков”, данные в графах 5–7 “Реквизиты бланков” не соответствуют накладным, данные графы 10 “Общее количество бланков” не соответствуют суммарным данным графы 8 “Количество полученных бланков” и графы 9 “Остаток бланков от предыдущей партии”; не внесены все необходимые сведения о получателе в графы 11–16;
- к наиболее частым нарушениям ведения Книги распределения бланков относят неверное заполнение графы 3 “Количество бланков в наличии” и графы 4 “Количество выданных бланков”. Так, например, в графе 3 не указывается количество бланков, в то время как в графе 4 указано, что выдано определенное количество бланков.
- выдача новых бланков, если не сданы корешки от предыдущей партии.
При этом в графе 15 “Количество возвращенных корешков бланков” и в графе 16 “Подпись лица, получающего бланки, возвращающего корешки бланков” Книги распределения бланков нет записей, а медицинскому работнику, который не отчитался за ранее полученные бланки листков нетрудоспособности, вновь выдаются новые бланки.
Это приводит к нарушению учета и отчетности, в результате количество бланков в медицинской организации может превысить квартальный запас. Нарушения учета не позволяют своевременно отреагировать на потерю или похищение бланков листков нетрудоспособности, а количество сданных корешков в наличии у ответственного лица не соответствует записям Книги распределения. В случае неверного учета, данные об остатке неиспользованных бланков листков нетрудоспособности не соответствуют данным о количестве бланков в наличии в Книге распределения бланков листков нетрудоспособности, а остаток в конце квартала не соответствует данным в Книге получения бланков.
Все это в результате приводит к тому, что в отчет-заявку вносятся неверные данные. Если в Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков нет записей о бланках, которые испорчены или потеряны, это также ведет к нарушению отчетности при подаче отчета-заявки. Нередко книги не прошиты, не заверены и не пронумерованы.
К нарушениям отчетности относят следующие:
- данные в отчете-заявке не соответствуют данным книг;
- отчеты подаются несвоевременно, нередко после 5-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;
- отсутствуют акты об уничтожении корешков или испорченных бланков, срок хранения которых истек.
В случае выявления нарушений, медицинским организациям рекомендуется восстановить учет в соответствии с требованиями нормативных документов.
Выводы
Таким образом, получение, учет и хранение бланков листков нетрудоспособности должны осуществляться ответственными лицами, назначенными в соответствии с приказом руководителя медицинской организации, согласно требованиям Приказа № 18/29. В медицинской организации должны быть обеспечены соответствующие условия хранения, учета и уничтожения бланков листков нетрудоспособности, а также ежеквартально в Фонд должны предоставляться отчеты-заявки с данными о движении бланков листков нетрудоспособности. Учет бланков должен вестись на бумажных носителях в соответствии с формами, установленными Приказом № 18/29. В заключение необходимо отметить, что в случае утраты бланков листков нетрудоспособности ответственные лица несут персональную ответственность вплоть до уголовной.
